位于紐約Carle廣場的1-800- Flowers.com公司成立于1976年，最初是一個花卉零售商店。它為客戶提供適合于各種場合的鮮花，綠色植物、果籃和其他禮品。最近，經(jīng)過一系列的收購計劃，該公司已經(jīng)擁有14家新的品牌和業(yè)務(wù)，包括爆米花廠、Cheryl&Co.餅干、Fannie May巧克力等。

　　所有這些收購，給公司IT部門構(gòu)成了巨大的壓力。在1-800-Flowers.com公司，IT相關(guān)的服務(wù)由總部統(tǒng)一提供，成本則由各品牌和業(yè)務(wù)分攤。

　　

 

　　Steve Bozzo

　　“執(zhí)行收購計劃之后，我們擁有了新的品牌和業(yè)務(wù)?！?-800-Flowers.com公司CIO Steve Bozzo解釋說，“他們都有自己的一套信息系統(tǒng)架構(gòu)，并擁有自己的IT部門。雖然我們在收購之后的確進行了IT整合，但是并沒有統(tǒng)一的扣款機制，沒有一種方法能夠?qū)⑽覀兊某杀痉謹偨o這些品牌?；旧?，他們都100%削減了IT預(yù)算。我們需要一個機制，使公司能夠合理地給各個品牌分配IT成本?！?/P>

　　Bozzo認為，一切都是高度集中的，任何品牌的主管都不支付任何IT費用，也不了解IT技術(shù)的使用程度。成本分攤機制不僅可以分攤這些品牌和業(yè)務(wù)的IT建設(shè)成本，還可以讓他們清楚IT成本的發(fā)生過程。

　　Bozzo和他的團隊意識到，如果各品牌和業(yè)務(wù)的主管能夠知道哪些資源被用在了什么項目上，有多少IT費用是固定的，有多少成本被用于給雇員配備IT工具，例如筆記本電腦、掌上電腦和智能手機，這將有助于這些主管更有效的掌控運營和控制IT成本。

　　“唯一能夠確保IT費用總是保持在最低水平的方法是，密切關(guān)注IT費用的每一個使用細節(jié)?！盉ozzo說。為了實現(xiàn)這一目標，他認為運用成本分攤工具是非常必要的。所以，他和公司財務(wù)規(guī)劃和控制的主管Craig Tenenbaum開始在市場上評估這類系統(tǒng)。

　　“我們做了一個深層次的調(diào)查并密切關(guān)注哪些產(chǎn)品是可以用的。最終，我們確定了最佳解決方案?！?Bozzo說。他們選擇了ComSci的IT成本透明服務(wù)的BillBrowser模塊，這將為他們提供對整個公司IT資源的消費和利用的詳細研究。

　　“還有一些其他的解決方案，費用從50萬美元到超過1億美元不等，但是ComSci達到了我們的目標，并且價格合理?！?Tenenbaum補充說道。

　　收費卡風(fēng)波

　　Tenenbaum、IT人員和ComSci從建立“收費卡”開始，用以協(xié)助確定IT技術(shù)產(chǎn)品的類別和這些品牌，以及業(yè)務(wù)部門為這些產(chǎn)品和服務(wù)付費的最佳方式。

　　“例如，我們說要收回臺式機的費用。”Tenenbaum解釋說，“臺式機的費用包括采購機器的費用、7*24的運維費用等等。我們認為，一臺臺式機的費用就是所有這些費用除以整個公司臺式機的數(shù)量?！蓖瑯拥倪^程適用于所有的產(chǎn)品類別。

　　但是，在此之前，所有建立收費卡所需要的文件和資料必須上傳在ComSci上?！斑@是一項艱巨的任務(wù)。”Tenenbaum也承認，“由于品牌和業(yè)務(wù)眾多，服務(wù)器也很多，我們必須讓他們都保持一致。并且在某些情況下，一個服務(wù)器由多個品牌和業(yè)務(wù)共享。”

　　這個過程開始時，Tenenbaum認為這將是他所接手過的最艱難的任務(wù)之一。他解釋說，事實上，這是一個偉大的項目。“基本上，所有我們這邊必須做的就是找到跟IT成本分攤相關(guān)的數(shù)據(jù)，收集并將其上傳到ComSci基于Web的工具上。”他說。

　　據(jù)Bozzo介紹，初始設(shè)置耗時6個月。他用3個月的時間來收集這些文件，并用后3個月來核實這些文件的準確性。但是，他不會關(guān)閉其他成員的系統(tǒng)權(quán)限。相反，他決定在一段時間內(nèi)，將發(fā)出模擬賬單，讓各個品牌和業(yè)務(wù)主管能夠輕松地接收到IT費用的清單。

　　“我們給自己發(fā)送了9個月的模擬賬單，以確保一切都百分之百準確?！盉ozzo說。“剛開始，這種方法在某些品牌和業(yè)務(wù)中產(chǎn)生了巨大的震蕩，因為他們從未付過任何跟IT相關(guān)的費用。但是，隨著這些品牌和業(yè)務(wù)主管意識到我們在試圖幫助他們，事情就變得順利多了?！?/P>

　　Bozzo可以肯定的是，如果僅僅發(fā)出賬單并要求他們支付是行不通的?！拔覀兩钊氲谝痪€并幫助他們規(guī)劃即將發(fā)生什么，”他說，“這提供了一個非常有用的檢測和平衡。”

　　第一張真正的賬單將在今年7月發(fā)出，也就是該公司財年的開始，IT費用將會被張貼并顯示公司的盈虧?！拔覀儗⒄{(diào)整每個人的預(yù)算。” Bozzo說。

　　該扣款系統(tǒng)“迫使品牌和業(yè)務(wù)主管看得更細致”。Tenenbaum說：“以前，他們不用為IT買單，這些信息并不重要?，F(xiàn)在，他們能夠?qū)徸h一切：‘這個人是否真的需要黑莓手機?我真的需要所有這些服務(wù)器嗎?’他們現(xiàn)在會將IT支出控制得很緊?！?/P>

　　此外，這些品牌主管每個月都要出席業(yè)務(wù)關(guān)系與品牌管理會議。這些會議的主要議程之一就是IT成本分攤：“它有什么好處，有什么壞處，什么是準確的，什么不準確等等?！盉ozzo說：“我們剛剛和一個業(yè)務(wù)部門開會，IT成本分攤也被提及。他們經(jīng)歷了一連串的問題，但最終還是省錢了。”

　　一個驚喜

　　Bozzo和Tenenbaum驚訝地發(fā)現(xiàn)，BillBrowser 系統(tǒng)很容易使用。“在系統(tǒng)的幫助下，沒有什么能夠逃出我們的掌控。”Tenenbaum解釋說，“我們將文件上傳到ComSci，ComSci將它們移入以瀏覽器為基礎(chǔ)的系統(tǒng)，并在準備就緒時發(fā)送一封電子郵件。我確定一切順利之后，負責(zé)收集賬單的員工將會收到一封自動發(fā)送的電子郵件。進入常規(guī)之后，一切都相當簡單。”

　　Bozzo特別熱衷于一個事實：可以隨時隨地接入系統(tǒng)?！八衅放坪蜆I(yè)務(wù)主管，可以通過任何地方的網(wǎng)絡(luò)進入這個工具，”他說，“他們能夠深入到任何他們想要的詳細程度?！?/P>

　　現(xiàn)在談這個系統(tǒng)的投資回報率還太早，Bozzo說，但是，他相信效果會非常顯著。事實上，如果能夠恰當?shù)氖褂眠@個工具，并深入挖掘其賬單功能，他相信這些品牌和業(yè)務(wù)將能夠大幅降低IT成本。

　　花在IT上的每一美元現(xiàn)在都被分配著?！拔覀兛梢允栈氐馁M用涉及到服務(wù)器、安全、語音和網(wǎng)絡(luò)支持，這一切都非常詳細?！盉ozzo在報告中指出，“整個公司已經(jīng)被我們的成本分攤機制所影響?！?/P>

　　該成本分攤進程也影響到了一些新的項目，例如公司的網(wǎng)站計劃。“公司希望該項目的預(yù)算能夠盡可能多。”Bozzo指出，并補充說，恰當?shù)氖褂贸杀痉謹偣ぞ吣軌驇椭麄儗崿F(xiàn)這一目標。

　　最后，成本分攤工具提供的最大的好處是，它使網(wǎng)上零售真正進入充滿高科技語言和技術(shù)的IT預(yù)算時代。“最終，”Bozzo說，“我們所做的就是將技術(shù)轉(zhuǎn)化為商業(yè)語言，使其對我們的品牌和業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生意義?，F(xiàn)在，他們可以用以前從來不可能的方式做出決定。”

　　“我已經(jīng)在IT部門工作了30多年，能夠像這樣來改變游戲規(guī)則是非常罕見的——有些想法能夠輕松實現(xiàn)，具有成本效益，并能夠看得見?！盉ozzo說。

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