指標二：流程的標準化

現(xiàn)在大部分ERP系統(tǒng)都是以流程驅動的。也就是說，根據(jù)業(yè)務流程來開發(fā)、設計、實施、操作ERP系統(tǒng)。這就給了我們第二個ERP系統(tǒng)體檢的指標，即評估企業(yè)用戶操作流程的標準化。在評估這個指標的時候，需要抓住企業(yè)的關鍵流程。因為企業(yè)的操作流程太多，不可能面面俱到。具體的來說，需要抓住以下幾個流程。

一是銷售循環(huán)流程。包括客戶審核、信用復核、銷售接單、發(fā)貨等等多個環(huán)節(jié)。不過環(huán)節(jié)太多，也時候也不好操作。筆者建議是抓住關鍵環(huán)節(jié)的關鍵點。如銷售接單時，接單與審核需要不同的人員來完成，已保障交易的安全性。再如，倉庫部門發(fā)貨時必須要以現(xiàn)有的銷售訂單為依據(jù)，而不能夠無單發(fā)貨等等。在給ERP系統(tǒng)體檢時需要抓住這些關鍵點，看看用戶操作是否到位。

二是相關計劃的操作流程。如對于接單生產(chǎn)型生產(chǎn)企業(yè)來說，需要根據(jù)銷售訂單來生成采購計劃與生產(chǎn)計劃。在體檢時，就需要考慮后續(xù)的操作跟這個計劃的符合程度。一般來說，如果計劃于實際符合，需要先更改計劃，而不能夠直接在后續(xù)的單據(jù)中進行更改。如銷售訂單有變化，就需要先更改銷售訂單，然后再根據(jù)更改后的銷售訂單來調(diào)整銷售計劃與生產(chǎn)計劃。這是前后一致的流程。如果發(fā)現(xiàn)這里有不一致，那么系統(tǒng)稽核人員就需要分析不一致的原因，并尋求后續(xù)的措施。

三是采購循環(huán)流程。在這個流程中，主要是采購單流程與采購收獲流程。對于采購單來說，企業(yè)是否允許無單采購？即對于生產(chǎn)材料來說，一般都要求有原始的單據(jù)，如物料需求部門的請購單。系統(tǒng)稽核人員可以在ERP系統(tǒng)中導出沒有原始單據(jù)的采購訂單，然后進行追蹤分析。再如收貨，一般要求有采購訂單，嚴格的說還需要有供應商發(fā)票等等。只有這些單據(jù)才能夠進行入庫。在給ERP系統(tǒng)體檢時，可以分析這些單據(jù)是否完備。如果完備的話，那么就說明相關操作都是按流程在辦事。否則的話，就需要進行后續(xù)的完善操作。

四是付款流程。付款在企業(yè)中往往是一項比較關鍵的業(yè)務。對于ERP系統(tǒng)來說，主要就是核對相關單據(jù)的內(nèi)容。如對于供應商付款來說，需要考慮的是采購訂單、供應商發(fā)票、入庫單等單據(jù)是否齊備，金額是否有問題。同時還需要關注，有沒有重復付款的單據(jù)等等。分析這些單據(jù)，可以判斷與付款相關的用戶在操作上是否標準，有沒有偷工減料，甚至舞弊的事件發(fā)生。

五是需要注意一些特殊的流程。某些企業(yè)可能有一些比較特殊的作業(yè)，如預收款業(yè)務或者預付款業(yè)務。這些業(yè)務往往具有比較特殊的流程。如對于預收款業(yè)務來說，需要客戶付款后才能夠安排生產(chǎn)或者安排出貨。顯然這些都是比較關鍵的點，而且往往是企業(yè)管理層比較重視的內(nèi)容。如果有這些特殊業(yè)務的話，那么就需要額外關注這些流程。

總之，分析員工的操作是否符合標準化流程的要求，也是ERP系統(tǒng)體檢的一個重要內(nèi)容。