三元的營運(yùn)中心實(shí)際上就是它的銷售公司，負(fù)責(zé)管理三元產(chǎn)品的銷售和物流配送。三元的主打產(chǎn)品是牛奶，多年來三元牛奶在北京市場(chǎng)一直都主打一個(gè)“鮮”字。為了保證“鮮”，它不添加防腐劑、采用低溫滅菌技術(shù)，因此產(chǎn)品只有48小時(shí)~72小時(shí)的保質(zhì)期；即使較長效的酸奶產(chǎn)品，最多也只有17天的保質(zhì)期。與蒙牛、伊利可保質(zhì)30天的常溫牛奶產(chǎn)品相比，想突出“鮮”的三元牛奶需要更快的訂單響應(yīng)速度。
為了保證產(chǎn)品當(dāng)天生產(chǎn)、當(dāng)天銷售，三元選擇了直接面對(duì)終端客戶的模式，以銷定產(chǎn)。為了保證“鮮與快”，三元營運(yùn)中心經(jīng)理王丹采用了按預(yù)測(cè)生產(chǎn)、按訂單銷售的模式。為了讓對(duì)市場(chǎng)的預(yù)測(cè)最大程度地接近市場(chǎng)，她在營運(yùn)中心專門設(shè)置了趨勢(shì)經(jīng)理的職位，專職負(fù)責(zé)根據(jù)歷史銷售數(shù)據(jù)與近期訂單數(shù)，來預(yù)測(cè)各種產(chǎn)品的第二天銷量，乃至近期銷售趨勢(shì)。而后，營運(yùn)中心根據(jù)這個(gè)預(yù)測(cè)數(shù)字向三元的工廠下訂單，工廠在第二天早上按照訂單將產(chǎn)品生產(chǎn)出來后，會(huì)送到指定的配送中心。營運(yùn)中心從中午開始接收訂單，在每天下午4點(diǎn)~6點(diǎn)的銷售高峰期結(jié)束后開始配貨，向相應(yīng)配送中心發(fā)出指令。大約晚上9點(diǎn)半左右，司機(jī)就可以拿著送貨單出貨了。通常情況下，到晚上12點(diǎn)這些早上被生產(chǎn)出來的鮮奶就會(huì)被送上各零售門店的貨架上，以備第二天的銷售。
與蒙牛、伊利面對(duì)大區(qū)經(jīng)銷商布貨，而后由經(jīng)銷商層層鋪貨的渠道模式相比，直接面對(duì)終端客戶的銷售模式給三元帶來了巨大的壓力。三元的營運(yùn)中心管理著2000多個(gè)終端客戶、150多種產(chǎn)品需求。每天向它訂貨的客戶有1000個(gè)左右，每個(gè)客戶的訂單平均涉及25個(gè)品項(xiàng)，每天總計(jì)涉及到的主打產(chǎn)品有120多種。隨著三元今年大幅廣告投入以及對(duì)外埠銷售的擴(kuò)張，其客戶量還在增加，這意味營運(yùn)中心有著巨大的計(jì)算量。
在神州數(shù)碼的ERP上線之前，三元的生產(chǎn)管理是用一套以財(cái)務(wù)為中心的信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，而銷售則采用的是分銷與物流管理系統(tǒng)。由于兩套系統(tǒng)彼此之間沒有對(duì)接，產(chǎn)銷數(shù)據(jù)無法實(shí)時(shí)共享。這造成的數(shù)據(jù)誤差直接導(dǎo)致了庫存增加，業(yè)務(wù)流程的各環(huán)節(jié)需要花費(fèi)大量人力與時(shí)間才能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。這直接導(dǎo)致了三元總部對(duì)供應(yīng)鏈上的關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控乏力，在出現(xiàn)問題后，總部只能進(jìn)行事后追溯。
配合2006年開始的戰(zhàn)略調(diào)整，三元希望新ERP系統(tǒng)能把從采購到倉庫、生產(chǎn)、再到出庫銷售等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，形成一個(gè)信息閉環(huán)，以加強(qiáng)內(nèi)部控制和“鮮”供應(yīng)鏈的反應(yīng)速度。
基于管理層與業(yè)務(wù)部門的強(qiáng)烈需求，三元信息部經(jīng)理陳燕勇借助ERP實(shí)施之際，推廣了從信息部到業(yè)務(wù)部門的重大流程變革。他抽調(diào)信息部和采購、生產(chǎn)、庫房、銷售等各部門的業(yè)務(wù)人員，共同組成了華冠信息部，進(jìn)行集中辦公。這個(gè)團(tuán)隊(duì)接受各業(yè)務(wù)部門和信息部的共同管轄，并對(duì)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控。三元營運(yùn)中心的ERP系統(tǒng)上線，實(shí)現(xiàn)了與生產(chǎn)廠之一的華冠廠的系統(tǒng)對(duì)接后，華冠信息部轉(zhuǎn)型為業(yè)務(wù)管理者。
想突出“鮮”的三元牛奶需要更快的訂單響應(yīng)速度
陳燕勇降低了技術(shù)人員的比例，增加了業(yè)務(wù)人員的人數(shù)，開始加大對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)管力度。現(xiàn)在，這個(gè)部門由10個(gè)業(yè)務(wù)人員和1個(gè)信息人員組成。那些業(yè)務(wù)人員身兼雙職——平日負(fù)責(zé)監(jiān)控各自所屬業(yè)務(wù)部門的運(yùn)作情況，再將相關(guān)業(yè)務(wù)運(yùn)營數(shù)據(jù)錄入信息系統(tǒng)。