收到供應(yīng)商發(fā)票后，在采購(gòu)與應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)輸入發(fā)票資料，并可通過(guò)系統(tǒng)核對(duì)購(gòu)貨訂單、收貨單和供應(yīng)商發(fā)票，三者一致，則可確認(rèn)此項(xiàng)應(yīng)付賬款，同時(shí)編制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證（借：應(yīng)付賬款---中間賬戶，借：材料成本差異，借：應(yīng)交稅金---進(jìn)項(xiàng)稅。貸：應(yīng)付賬款---正式戶），送總賬處理子入賬。應(yīng)付賬款中的中間戶反映的是已收料但未收到發(fā)票或訂單、收貨單、發(fā)票三者不一致的材料標(biāo)準(zhǔn)成本，而正式戶反映的是已收到發(fā)票且經(jīng)核對(duì)的真實(shí)債務(wù)，付款業(yè)務(wù)通過(guò)貨幣資金管理子系統(tǒng)執(zhí)行。付款以應(yīng)付賬款子系統(tǒng)中各供應(yīng)商的應(yīng)付賬記錄為依據(jù)，按發(fā)票逐筆勾銷（全付時(shí)）或扣減（付部分時(shí)）。系統(tǒng)可打印支票。確認(rèn)付款后，系統(tǒng)自動(dòng)扣減付款賬戶的余額，并編制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證（借：應(yīng)付賬款---正式戶，貸：銀行存款），送總賬處理子系統(tǒng)入賬。“供”環(huán)節(jié)涉及采購(gòu)與應(yīng)付賬款管理、存貨管理、貨幣資金管理和總賬處理等多個(gè)子系統(tǒng)，子系統(tǒng)間按集成管理要求設(shè)計(jì)，不是簡(jiǎn)單地疊加。“產(chǎn)”與“銷”環(huán)節(jié)也類似。可見(jiàn)，ERP軟件把業(yè)務(wù)管理與財(cái)務(wù)核算延伸到了供、產(chǎn)、銷各個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)，各子系統(tǒng)間有機(jī)集成，不僅使管理控制嚴(yán)密，而且財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)隨經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)，動(dòng)態(tài)地反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，可全方位地反映、控制和優(yōu)化企業(yè)的資源。

四、ERP軟件更靈活、更富有彈性

電算化軟件雖然各子系統(tǒng)也象ERP軟件一樣，是積木結(jié)構(gòu)，各子系統(tǒng)可分可合，用戶可以根據(jù)需要選擇。但各子系統(tǒng)設(shè)計(jì)好了以后，其處理流程和程序控制都是固定好的。用戶雖然可以通過(guò)初始化科目級(jí)數(shù)、每級(jí)長(zhǎng)度、非法對(duì)應(yīng)關(guān)系及自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證等，但難以對(duì)軟件的處理流程和程序控制作更多的選擇或改變。ERP軟件較電算化軟件更富有靈活性和彈性。用戶不僅可以在系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)定要進(jìn)行分析或責(zé)任會(huì)計(jì)核算的各項(xiàng)（如部門、項(xiàng)目、人員等等），可設(shè)定各業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)與總賬處理子系統(tǒng)間自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的科目、摘要、金額取數(shù)等，而且可以對(duì)軟件進(jìn)行裁剪，確定其處理流程及程序控制。雖然按一般的情況設(shè)定了各子系統(tǒng)的處理流程，但用戶也可以根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，自行選擇、設(shè)定每個(gè)子系統(tǒng)中哪些子模塊是必須執(zhí)行的、哪些可以不執(zhí)行，并確定各子模塊的執(zhí)行次序（即確定系統(tǒng)處理流程）。例如，上面介紹的銷售與應(yīng)收賬款子管理系統(tǒng)，系統(tǒng)提供打印銷售發(fā)票功能。在我國(guó)，增值稅發(fā)票不能用此系統(tǒng)打印，用戶可指定此子模塊不執(zhí)行；。又如，上面介紹的生產(chǎn)與成本管理子系統(tǒng)，雖然系統(tǒng)提供多步驟生產(chǎn)控制，但對(duì)一些只有簡(jiǎn)單一步生產(chǎn)的用戶（例如，潤(rùn)滑油的生產(chǎn)，只需要把基礎(chǔ)油與添加劑按配方混合），用戶可設(shè)定沒(méi)有半成品，只進(jìn)行一步生產(chǎn)控制。同樣對(duì)一些系統(tǒng)提供的程序控制（各種檢查、核對(duì)、打印單據(jù)等），用戶都可以自行確定其是否一定要執(zhí)行才能進(jìn)入下一步處理。由于軟件的靈活與彈性，使其更能適合各用戶的需求，通用性與適用性都更強(qiáng)，不會(huì)出現(xiàn)對(duì)某些用戶應(yīng)有的控制與處理功能未能提供，而對(duì)另一些用戶控制太多，影響了系統(tǒng)的運(yùn)行效率等情況。

綜上所述，ERP軟件對(duì)我們有許多啟示，ERP軟件，在操作界面、操作靈活性方面也許不如電算化軟件，它們看上去非常平淡，但其內(nèi)在功能、質(zhì)量等方面是高水平的。ERP軟件把主要精力放在了系統(tǒng)功能提高上，其實(shí)質(zhì)重于形式。　

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