運(yùn)用ERP系統(tǒng)為政府采購資金的集中管理與控制提供強(qiáng)力保障，實(shí)行在采購資金集中管理的事前預(yù)警、事中過程跟蹤、實(shí)時(shí)監(jiān)控、定期分析評(píng)價(jià)以及對(duì)未來采購資金支出流的預(yù)測等方面將發(fā)揮積極的作用。

一、ERP系統(tǒng)對(duì)政府采購資金集中管理的預(yù)先審核與預(yù)警

1、在ERP系統(tǒng)管理中首先體現(xiàn)在對(duì)采購財(cái)務(wù)的集中權(quán)管理，包括應(yīng)付采購款項(xiàng)、采購工程、貨物和服務(wù)以及采購庫存資金的管理，同時(shí)可以編制采購資金滾動(dòng)預(yù)算，并通過系統(tǒng)程序自動(dòng)控制。

2、集中采購機(jī)構(gòu)或采購代理機(jī)構(gòu)可以通過ERP系統(tǒng)的全面采購資金預(yù)算功能設(shè)置統(tǒng)一控制標(biāo)準(zhǔn)，把采購資金的流向風(fēng)險(xiǎn)控制在事前預(yù)測階段。

3、采購資金預(yù)算、計(jì)劃或目錄的預(yù)先審核。ERP系統(tǒng)通過做報(bào)價(jià)單自動(dòng)生成采購申請單，采購訂單直接引用采購申請，同時(shí)通過報(bào)價(jià)單系統(tǒng)自動(dòng)生成采購預(yù)算、采購計(jì)劃、采購目錄預(yù)審核表，內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)需要資金控制的各個(gè)方面，如采購付款條款、資金支出額度、供應(yīng)商信用等級(jí)等，采購人可通過相關(guān)信息和指標(biāo)的計(jì)算綜合判斷是否通過審核。

4、對(duì)供應(yīng)商的信用進(jìn)行預(yù)警式控制。在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建通過預(yù)審采購支出資金額之后，系統(tǒng)通過應(yīng)付帳款管理實(shí)現(xiàn)信用控制。

5、對(duì)采購費(fèi)用支出實(shí)行預(yù)警控制。通過成立采購成本預(yù)測中心控制模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購費(fèi)用支出的實(shí)時(shí)控制，將實(shí)際發(fā)生數(shù)和各成本中心的總費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，支出如微量(屬于小數(shù)點(diǎn)范圍內(nèi)的個(gè)位值)超預(yù)算，系統(tǒng)會(huì)亮黃燈警告，如嚴(yán)重超預(yù)算系統(tǒng)會(huì)亮紅燈禁止通過(不能進(jìn)行采購資金的結(jié)算)。

6、通過以上這種預(yù)警功能，ERP系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制采購超費(fèi)用預(yù)算的情況，預(yù)警解除需要追加預(yù)算或調(diào)整預(yù)算來實(shí)現(xiàn)(系統(tǒng)還可以對(duì)采購成本或采購效能范圍內(nèi)的實(shí)時(shí)生成實(shí)際與預(yù)算對(duì)比報(bào)表)。

7、對(duì)采購預(yù)付款實(shí)施預(yù)警控制。通過ERP系統(tǒng)的創(chuàng)建，可促使采購訂單及時(shí)查詢是否收貨和收到發(fā)票，發(fā)票校驗(yàn)后自動(dòng)生成應(yīng)付采購帳款。如果采購付款超出原采購訂單金額，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出窗口或橫條提示超過采購訂單(采購合同、采購簽約)金額或預(yù)先設(shè)定的相應(yīng)的供應(yīng)商預(yù)算額度。

8、采購庫存量的高低位預(yù)警控制。ERP系統(tǒng)內(nèi)設(shè)有安全的庫存量，可以定義理想高位庫存數(shù)量和金額，并通過開發(fā)報(bào)表實(shí)現(xiàn)的預(yù)警功能自動(dòng)提示存貨的短缺、超儲(chǔ)和超時(shí)庫存等異常狀況：如果超過警戒線，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警；如果低于安全庫存量，會(huì)自動(dòng)生成采購計(jì)劃、采購目錄，從而準(zhǔn)確判斷采購的需求提前量、預(yù)留庫存量以及可用庫存量，最大限度地減少采購庫存資金占有率。