“三位一體”走E路

“經濟上的效益是絕對的。比如，以前集團的資金可以在各個部門都放一點，因此每個部門都有利用資金的空間，而現在集團實施ERP后，通過系統就可以從統一數據中作出決策，資金就可以統一調度而不必每個部門都貯存資金，這樣資金可以充分地利用。另外，在拓展業務方面，在沒實施三位一體(即業務、倉庫物流與財務資金流)前，可能5個公司要派出5個人面對5個醫院客戶，而統一調配后就可以派出2個人去面對5個醫院客戶了……”談起公司走信息化之路后將會帶來的變化，作為中國醫藥(集團)廣州公司(以下簡稱集團廣州公司)的副總經理吳志浩先生舉了以上的例子。
彎路前行

中國醫藥集團是全國最大的國有醫藥集團，其集團廣州公司組建于1952年，專門為醫療機構和病患者提供醫藥產品，成立半個世紀來，發展迅猛。營業收入從1995年的7.5億發展到2001年的20億元。目前集團公司下屬的公司(部門)有16個，主要有廣州南方醫藥公司(以下簡稱南方公司)、廣東東方新特藥公司、廣東博愛大眾醫藥公司、廣東南方儲運公司等。

隨著時代的進步，集團廣州公司在發展中也不斷地整合和變革。為適應信息化時代的需要，廣州公司體現出比一般傳統行業要為先進的理念，不過談起公司所走的信息化道路，吳志浩形容為“走了不少彎路，螺旋式發展”。

原來早在80年代，集團廣州公司就自主開發過財務軟件，并獲得了國家科技進步三等獎。但是計算機技術發展迅速，原先自己開發的軟件逐漸不適應公司的發展需要。

后來由于內部機制的改革，集團廣州公司從原來大統一的科制改成事業部制，分別設立了幾家獨立運作制的公司。在這過程中。集團數據越來越多，機構也在發展，因此對于16個公司(部門)怎樣管理他們的數據，讓集團數據形成一個很好的閉環狀，充分地調用、采集、分析等成為集團在發展中最為迫切想實現的平臺。當時每個公司的應用情況都不一樣，正是對這樣大而全的管理需求帶動了集團廣州公司很迫切地想采用統一的系統，這樣才能夠把公司龐大財務流、業務流、物流等數據統一起來。

1999年，廣州公司嘗試與一公司合作，期望從進貨、儲存、銷售、核算、售后服務這樣一個閉環都能快速整合，帶動集團公司業務流走向信息化之路。但是，這個合作近百萬的項目由于“對方沒有很好地了解我們，我們從思想上也準備不足”等原因，沒能完全成功。

意屬金蝶

此路受挫，集團廣州公司只好另辟它徑：計劃與合資的軟件公司來開發ERP系統。但是ERP系統復雜，如果集團廣州公司把每一個部分都獨立去完成，這似乎不切實際且開發時間長；有了前車之鑒后，集團廣州公司決定選擇業界已經很成熟的軟件產品，把業務流與財務和倉庫物流整合起來，減少中間所走的彎路，而財務又是整個閉環中的核心，這時候，在眾多的軟件中，集團廣州公司選擇了金蝶的K/3。

集團廣州公司選擇了金蝶軟件與國藥新利公司(其POS前臺系統已經應用在集團廣州公司)合作來實現集團的信息化。2000年底，經過周密的考察后，集團廣州公司與金蝶簽下了近70萬元的K/3軟件大單，將分批實現于各公司。集團廣州公司根據計算機應用三年規劃和實際情況，確立了循序漸進，開發接口的實施方針。經過前期的調研后，2001年9月開始了一體化的實施。

實施計劃準備這樣進行：首先，金蝶公司在1個月內完成了財務部分的電算化工作，使財務人員甩掉手工賬，為日后的一體化實施創造時間。第二步，實現金蝶物流系統與國藥新利POS前臺業務數據的對接。國藥新利將POS前臺的數據傳遞到金蝶系統中，經處理后，金蝶將有關應收、應付數據傳遞回國藥新利POS系統。同時，金蝶完成商品賬及應收應付的核算。第三步就統一整個集團廣州公司的數據中心，利用光纖構成企業網絡。

　　試點南方

在實施一體化之時，集團廣州公司謹慎起見，先選擇了廣州南方醫藥公司作為試點。如果南方公司實施可行，就準備擴大到集團所有的公司。因此南方公司的實施K/3其實擔負著整個集團信息化開路先鋒的重任。

南方公司有70余人，年銷售額超億元，涉及品種多達5000多個，面向廣州市內各大醫院，省內各大醫藥公司及全國各地供應商。由于經營品種多，且藥品涉及批號管理，商品賬管理難度大。南方公司有3000多家客戶及2000左右供應商的應收應付管理，精度一直難以保證。另外，南方公司的倉庫與經營地分離，庫存數據難以即時掌握。上述三點成為企業管理的核心及最大障礙。至于為何選擇南方公司作為試點，吳志浩表示主要是由于南方醫藥公司的數據量可以滿足軟件的需求，而且購銷調存核算一體化的，人員素質也比較高。集團廣州公司實施ERP，目標也就是實現集團內各公司業務流、倉庫物資流、財務資金流一體化。

萬事開頭難

南方醫藥公司在信息化建設中，采用了分步漸進的方式。首先，將金蝶公司的財務和物流系統與國藥新利的POS前臺業務系統，通過接口方式集成。第二步，將實現OA自動化系統。第三步，建立整個集團廣州公司以倉庫為核心的物流配送系統。

在實施最初一個月，可以說是最艱難的時刻，因為要把業務、倉庫、財務的數據從原來的手工帳轉到新系統中是一個龐大的工程。假如企業的資金流、物流數據實現共享，這樣業務部門就可以即時掌握倉庫實時庫存，及往來賬務數據，及時根據情況作出調整，作為企業核心的財務部門，可以對企業的資金流作出及時的評估。另外，由于業務、財務部門在有關數據，特別是銷售數據統計標準不一致，也是信息化建設的一大障礙。為此，在實施過程中，公司利用兩家軟件的各自長處，融合為完整的信息系統。遠程倉庫通過電話線與公司服務器聯接，倉庫數據即時更新；業務部錄入業務單據后，數據通過金蝶公司開發的接口，定時傳送到財務部門。財務部門對有關數據進行分類、加工處理，同時將有關收付款數據回傳給新利的POS前臺業務系統。

南方醫藥的實施從2001年10月中旬開始。當時南方公司由于重組人心浮動，且由于經營地址變更造成了數月增稅票積壓，而數據的輸入又不能阻礙正常的工作，因此南方公司員工就在下班后或者利用雙休日的時間，加班加點地把數據輸入電腦，當時金蝶公司已經解決了接口的問題，財務系統、物流系統和POS前臺業務系統已經可以通過接口來傳遞因此保證了成千上萬的數據正常傳遞，根本上避免了手工錄入的費時錯誤。經過一個多月的艱苦奮戰，12月，終于順利地完成了第一個月的電腦帳，第一次實現了金蝶的一體化應用。

與此同時，為保證數據的正確性，南方公司并沒有甩掉手工帳，還準備保留一年的時間以備觀察。在南方公司實施K/3之時，集團廣州公司的電腦管理信息中心項目經理康俊武認為最困難的還是編碼的問題。

商品的編碼關系到倉庫、業務、財務商品成本核算等各方面，是信息化的最基本要求。我國中藥系統已有統一的編碼，而南方醫藥原來采用的系統雖然已有編碼，但在實施中才發現，原先的編碼不少是重復的，考慮到順利過渡的問題，雙方商量后決定基本保持原有的編碼結構，結合國家的編碼，再建立南方公司所需的信息，建立了自己的編碼的程序，包括客戶、商品編碼，把原先重復的編碼去掉。另外考慮到南方公司醫藥品種經常增加的，假如這些新品種國家沒編碼怎么辦，因此南方醫藥準備的方案就是先給一個預定的編碼，這樣最困難的編碼解決好后，信息化的路開始暢通起來。

效果初顯

南方醫藥公司信息化的路代表了整個醫藥批發行業的普遍信息化需求。醫藥行業普遍都有如下特性：商品多樣、且有商品批號管理的要求；倉庫一般遠離營業部，遠程倉庫查詢是數據一致性的保證；客戶大部分為醫院，貨款結算大部分必須在醫院將貨物售完之后，收款期不穩定，應收款管理工作必要且大量。

但實施信息一體化系統以后，吳志浩認為目前應收應付管理簡化且快速，財務人員得以將寶貴的時間用在款項的跟蹤上。據集團廣州公司對南方公司的調查顯示，對實施新系統的滿意率有78%之多，整體工作效率提高了30%，具體的體現為：

1、信息傳遞速度加快了。以前是憑著單據的實體，拿到倉庫里才能提走貨物，而且又要把單據拿到分公司業務部門，分公司在拿著單據記帳，核算成本。現在有了系統后，通過網絡傳輸數據，財務、物流軟件與POS前臺系統軟件有可接口后，業務一審核完就可以在電腦上一點擊，貨物就可出倉庫了。然后這數據自動轉換成財務的數據。

2、開票的速度加快。原來過去是純粹的手工開票，而現在就可以從一開始的合同的信息通過電腦整理為銷售票據的信息，過程很簡單化了。

3、從財務提取成本、商品帳準確性提高了。過去一個南方公司最高峰時財務有16個人，目前人數減到了8個人，同時業務也增長了。

結尾

實施半年來，三位一體化的目標在南方醫藥公司已基本實現。實施中，南方公司采用了金蝶軟件的總賬、報表、應收應付、出納、采購、銷售、倉存、存貨核算，共8個系統，總用戶為9個，主要覆蓋了企業購銷存及成本核算、往來款管理3個方面。據吳志浩的介紹，南方公司成功實施K/3后，極大地鼓舞了其他的公司，目前，其他的公司不少已經實現一體化的運作了，還有一部分正在實施中。

現在整個集團正在進行如火如荼的信息化工作。集團準備用三年的時間創建一個數據中心，集中管理下屬公司所有的數據，下屬公司數據傳遞必須通過數據中心再傳遞給其他客戶或公司。同時，集團公司根據數據將會對整個集團業務作科學的統籌安排。信息化的路通途后，當然會給現代企業帶來許多增值的服務和應用，傳統的醫藥公司在現代化的科技手段中將煥發出新鮮的活力。