這里以自營進口業(yè)務(wù)流程為例，簡要介紹業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的操作流程。

1、編制預(yù)算

在與外商詢價、報價洽談等基礎(chǔ)上，進行成本測算編制。根據(jù)編制的采購預(yù)算和銷售預(yù)算，內(nèi)容包括:貿(mào)易方式、供貨商、客戶、制單日期、幣種、商品信息、貨款、起運港、目的港、價格條款、數(shù)量等。系統(tǒng)會自動計算該筆業(yè)務(wù)毛利、成本等信息，預(yù)算結(jié)果供相關(guān)管理人員參考使用。一筆預(yù)算項下可對應(yīng)多筆合同。

2、新客戶受理

當(dāng)需要與新的客戶(包括供應(yīng)商、客戶等)建立業(yè)務(wù)往來時，業(yè)務(wù)部在客戶信用管理系統(tǒng)提出客戶申請，并且錄入客戶基本信息，包括客戶正確名稱、地址、電話、聯(lián)系人、郵政編碼、開戶行、銀行帳號、注冊資金等信息。

管理部門收到業(yè)務(wù)部申請后，對提交的客戶進行受理，對客戶資信情況進行調(diào)查后進行信用評估，從而劃分客戶信用等級，確認(rèn)系統(tǒng)給該客戶或供應(yīng)商的信用額度。

3、編制進口采購合同、銷售合同

根據(jù)相關(guān)已審核通過的預(yù)算信息完成采購合同、銷售合同的文本制作、合同執(zhí)行計劃、合同歸檔等管理。內(nèi)容包括合同號、供貨商信息、幣種、商品信息、金額、數(shù)量、付款條件、運輸方式、起運港、目的港、啟運時間和預(yù)計到港時間等。

4、業(yè)務(wù)入庫單管理

業(yè)務(wù)部根據(jù)已審核生效的進口采購合同，進行商品預(yù)入庫單的編制。此時貨物還沒有實際入庫，目的在于通知第三方貨代公司準(zhǔn)備進行入庫操作。 內(nèi)容包括選擇采購合同號、入庫商品名稱、數(shù)量、單價、進口發(fā)票號、金額、起運港、目的港等。

5、增值稅發(fā)票登記管理

業(yè)務(wù)員根據(jù)已審核生效的業(yè)務(wù)入庫單將海關(guān)開具的進口增值稅發(fā)票和進口海關(guān)關(guān)稅發(fā)票進行相應(yīng)的錄入操作。這項操作將完成物流和票據(jù)流嚴(yán)格的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)查。

發(fā)票在財務(wù)確認(rèn)后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動將發(fā)票信息傳遞到財務(wù)系統(tǒng)生成進口采購相關(guān)記賬憑證，從而完成相關(guān)財務(wù)核算。

6、貨代入庫管理

異地貨代公司根據(jù)生效的業(yè)務(wù)入庫單和貨物的實際到貨情況，進行貨代入庫單的編制。 內(nèi)容包括倉庫入庫數(shù)量、倉庫名稱、倉庫入庫日期等。由于采用數(shù)據(jù)集中式管理，商品真實入庫信息將實施傳遞到公司總部，極大提高存貨周轉(zhuǎn)速度。

7、付款申請單管理

當(dāng)需要支付貨款或各種費用時，業(yè)務(wù)部根據(jù)合同執(zhí)行情況和付款條款，在系統(tǒng)中提交付款申請，業(yè)務(wù)員登記貨款或各種費用明細(xì)、付款金額和所對應(yīng)的采購合同號、發(fā)票號、業(yè)務(wù)入庫單編號，在制作付款申請時可一次錄入多種費用類型的費用額，業(yè)務(wù)員可以選擇預(yù)付或?qū)嵏额愋停A(yù)付款必須對應(yīng)到合同號，實付款必須對應(yīng)到發(fā)票號下。

這項操作將完成資金流和票據(jù)流嚴(yán)格的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)查。

8、付款申請單確認(rèn)管理

付款申請單經(jīng)財務(wù)部門審批通過后，財務(wù)部將執(zhí)行實際付款操作，并根據(jù)付款申請內(nèi)容在財務(wù)系統(tǒng)自動生成相應(yīng)的采購付款憑證。