用友ERP的實施大大提高了工作效率，標志著公司的管理上了一個大臺階。——艾諾儀器公司財務部部長閆洪偉
一．背景
1.企業概述
艾諾儀器公司是按照國際慣例組建的高新技術股份制公司，成立于1993年，專業從事電測儀器、變頻電源和智能控制器等產品的研發和制造。1995年與外方合資成立了青島艾諾智能儀器有限公司，并在濟南成立了山東艾諾分公司，在深圳設立了辦事處。
公司持續投入大量資金引進國外先進技術，潛心研究并加以消化吸收，技術水平和企業規模一直處于行業領先地位。公司在1998年順利通過ISO9001質量保證體系認證的基顧上，于2001年在同行業首家率先升級通過了2000版質量管理體系認證。公司憑借雄厚的技術實力，嚴謹的產品質保體系和專業技術服務隊伍，贏得了海爾、海信、聯想、春蘭、長虹等各行業幾千家客戶的信賴。艾諾產品不僅出口至俄羅斯、阿根廷、馬來西亞、意大利、伊朗等國家，也為大量來華投資企業，如LG、PHILIPS、PANASONIC、ELECTROLUX等提供了優質的產品和服務。
隨著市場競爭的加劇，客戶的個性化需求越來越高，企業的快速反應能力和柔性制造能力成為克敵制勝的關鍵。這就對管理提出了更高的要求，信息要更加及時和準確，管理控制更加到位，企業的信息化迫在眉睫。
2.采用ERP的動因分析
隨著企業規模的不斷擴大和市場競爭的加劇，在艾諾的經營過程中暴露出如下的問題。
1．信息不能共享，各部門不能及時傳遞
由于采取手工操作，各部門的信息只有部門內部掌握，在部門間無法共享或傳遞速度緩慢，形成部門的信息孤島。
2．手工的采購需求計算不能適應市場變化
艾諾公司生產的是電測儀器、智能控制器等設備，屬多品種小批量生產，每次接到客戶訂單后開始組織生產過程。由于產品品種多，很多訂單還要研發部門進行個性化的設計，產品的物料清單變化頻繁，需要的配件和原材料品種繁多，因此采購計劃的制定很復雜。每次計算采購需求往往需要很長時間。
3．流程不暢，業務與財務分離
由于沒有采用信息化管理，加之溝通不暢，財務與業務數據是分離的。不能有效控制。
4．管理成本過高
由于手工操作，為了加強管理和控制，保證數據的準確反映，勢必增加人員，引起管理成本增加。庫存管理仍然處在手工狀態，勞動強度大，而準確性低。會出現多余采購和多余存儲的風險。
公司的管理層認識到，上面的這些問題不解決，企業的生存和發展將成為問題，企業的信息化已經刻不容緩了。
艾諾曾經使用過一家公司的財務軟件，但是因為產品本身以及實施的種種問題而最終不得不放棄。公司在2001年，經過多家供應商的考察，最終選擇了同業界領先的管理軟件商用友公司合作，開始實施ERP。通過用友公司的幫助和企業員工的共同努力，現已經正常運轉。系統推動了企業的信息化進程，提升了企業的市場競爭力。
二．解決方案
1.系統流程
系統實施的總體目標是實現財務和業務的一體化，實現資金管理與物流管理的統一，滿足用戶經營管理的整體需要。
系統包括采購計劃、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、總賬、應收應付系統、報表、固定資產管理、財務分析等模塊，覆蓋了從采購到庫存、到銷售等業務相關部門和財務部門，真正實現通過數據共享，完成信息交流與傳遞，整合管理流程，完成嚴格的業務控制。
系統的處理流程如下：
采購系統錄入采購入庫單，在庫存系統對該入庫單登記出入庫臺帳，在存貨核算系統核算采購成本；做憑證時用應繳稅金的備抵科目，并將入庫單號輸入摘要；
銷售系統錄入發貨單并生成銷售發票，銷售發票傳到應收系統審核并做憑證，發貨單審核后生成銷售出庫單，在庫存系統對該出庫單登記出入庫臺帳，在存貨系統核算銷售成本；
庫存管理生成材料出庫單，傳遞到存貨系統記賬，然后傳遞到成本模塊。總賬系統生成有關工資，制造費用等傳遞到成本模塊，由成本模塊生成產成品成本后，傳遞到存貨系統；
存貨系統生成存貨成本的憑證傳遞到總賬系統；
應付款管理系統生成采購以及支付款項或轉賬的憑證傳遞到總賬系統；
應收款管理系統生成銷售收入以及款項收回或轉賬的記賬憑證傳遞到總賬系統；
在總賬中錄入憑證，連同其他系統傳入的憑證一同審核、記賬，月末時結賬；
在財務分析中對各種數據進行分析，計算出各種財務指標。
2.子系統方案
2.1業務系統
購銷存業務系統的流程如圖2所示。包括如下各個模塊。
采購計劃
采購計劃系統是在既保證生產又盡量減少庫存資金積壓的情況下，編制艾諾的采購計劃。本系統在MRP（物料需求計劃）理論的基礎上，結合我國工業企業的實際應用水平開發而成，對于電子類加工型企業尤其適用。
采購管理
采購管理系統是根據艾諾采購業務管理和采購成本核算的實際需要，對采購定單、采購到貨處理以及入庫狀況進行全程管理，為采購部門和財務部門提供準確及時的信息，并輔助管理決策。
庫存管理
庫存管理系統具有日常業務處理、單據輸入、審核和賬表查詢等功能。
銷售管理
銷售系統是以銷售業務為主線，兼顧輔助業務管理，實現銷售業務管理與財務核算一體化。
存貨核算
存貨核算系統主要針對企業存貨的收發存業務進行核算，掌握存貨的耗用情況，及時準確地把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，為企業的成本核算提供基礎數據。并可動態反映存貨資金的增減變動，提供存貨資金周轉和占用的分析，為降低庫存，減少資金積壓，加速資金周轉提供決策依據。存貨核算系統對艾諾的材料、產成品進行核算管理。
2.2財務系統
艾諾財務系統的解決方案如圖3所示。
在財務應用框架中，首先，財務會計和管理會計動態結合，在實現核算的同時，加強管理職能。如除有固定資產及總賬財務核算功能外，有針對
性的對應收、應付及存貨成本進行管理，而且這些功能之間信息高度集成和共享。