“整個(gè)集團(tuán)最晚要在2006年進(jìn)入資本市場(chǎng)，我們只有兩年的時(shí)間。試點(diǎn)的系統(tǒng)這時(shí)候才上線，給人感覺(jué)壓力很大。”上藥集團(tuán)的財(cái)務(wù)總監(jiān)趙大川在上海醫(yī)藥集團(tuán)抗生素事業(yè)部ERP實(shí)施階段性成果匯報(bào)會(huì)上如是說(shuō)。
上藥集團(tuán)在2003年請(qǐng)麥肯錫的專家做了公司發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，并在董事會(huì)上鄭重提出建設(shè)ERP系統(tǒng)后，決定在抗生素事業(yè)部采用ERP供應(yīng)商SSA Global的BPCS系統(tǒng)進(jìn)行試點(diǎn)。但是，試點(diǎn)項(xiàng)目的實(shí)施時(shí)間比計(jì)劃多出近半年的時(shí)間。
跨過(guò)數(shù)據(jù)整合關(guān)

原始數(shù)據(jù)是企業(yè)信息化的源頭，數(shù)據(jù)的質(zhì)量關(guān)系著信息化建設(shè)質(zhì)量的優(yōu)劣。在上藥集團(tuán)抗生素事業(yè)部信息化進(jìn)程中，由于該事業(yè)部是由三家藥廠合并而成，原始數(shù)據(jù)的整理工作變得異常繁瑣。
在BPCS系統(tǒng)項(xiàng)目簽約的時(shí)候，作為合同甲方的新先鋒藥業(yè)有限公司就是原來(lái)的上海新先鋒藥廠。但是，后來(lái)新亞藥業(yè)、新先鋒藥廠、上海第四藥廠經(jīng)過(guò)調(diào)整合并成立上海醫(yī)藥集團(tuán)抗生素事業(yè)部。合并之前，這三家藥廠都是國(guó)有企業(yè)，而且采用的IT系統(tǒng)完全不一樣。其中，上海第四藥廠用的是浪潮通軟的財(cái)務(wù)和進(jìn)銷存軟件；新亞藥業(yè)使用了金蝶公司開發(fā)的軟件；新先鋒藥廠采用奇勝財(cái)務(wù)軟件。如何成功整合來(lái)自不同軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)成為原始數(shù)據(jù)整理工作成敗的關(guān)鍵。另一方面，三家藥廠的IT系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中存在一定比例的重復(fù)信息，比如客戶信息。由于三家藥廠的客戶集合之間存在交集，而不同廠家的客戶信息數(shù)據(jù)錄入規(guī)則有很大差異，從而造成了兩家廠的某兩條數(shù)據(jù)記錄相差一個(gè)字，但事實(shí)可能就是同一家客戶的狀況。
原始數(shù)據(jù)的整理工作面臨著兩種選擇：一是將所有的數(shù)據(jù)記錄原封不動(dòng)地導(dǎo)入新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，這種方式較簡(jiǎn)單，但如此一來(lái)，數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以得到保證，系統(tǒng)上線后應(yīng)用的效果就要大打折扣。第二種是一條條地核對(duì)與整理數(shù)據(jù)記錄，去掉重復(fù)的部分，然后輸入到新的BPCS系統(tǒng)。這顯然需要耗費(fèi)掉大量的時(shí)間，但其優(yōu)點(diǎn)是保證了原始數(shù)據(jù)的質(zhì)量。
據(jù)抗生素事業(yè)部此項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人沈凌云介紹，為了提高BPCS系統(tǒng)的應(yīng)用效果，項(xiàng)目組決定采用的是第二種辦法。對(duì)三家工廠的4000多條原始客戶數(shù)據(jù)記錄逐條地進(jìn)行核對(duì)，然后篩選，提高了原始數(shù)據(jù)的可靠性。不可否認(rèn)，這是一個(gè)工作量非常大的任務(wù)，項(xiàng)目組在數(shù)據(jù)整理上花去了足足六個(gè)月的時(shí)間。這也是造成項(xiàng)目延期的最主要原因。
完成業(yè)務(wù)流程再造關(guān)

在ERP項(xiàng)目中，業(yè)務(wù)流程的再造是重中之重。目前，國(guó)內(nèi)的ERP項(xiàng)目中有兩種實(shí)施方式，有的是完全按提供商的產(chǎn)品流程改變企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，其余的則是按照企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程，由提供商來(lái)做定制開發(fā)。兩種方法各有利弊：前者能夠幫助企業(yè)帶來(lái)先進(jìn)的管理理念，但在具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)可能并不是非常適合企業(yè)的實(shí)際情況；后者雖然能夠保證具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用效果，但是有“墨守成規(guī)”之嫌。
沈凌云介紹，上藥抗生素事業(yè)部BPCS系統(tǒng)項(xiàng)目采用兩種方式相結(jié)合的實(shí)施過(guò)程。SSA的BPCS系統(tǒng)在全球制造行業(yè)中有著良好的聲譽(yù)，功能非常強(qiáng)大，在制藥行業(yè)應(yīng)用非常普遍。但是，企業(yè)在業(yè)務(wù)流程方面有著個(gè)性特點(diǎn)。因此，BPCS系統(tǒng)項(xiàng)目中有些采用了BPCS中所蘊(yùn)涵的先進(jìn)業(yè)務(wù)流程理念，有些流程則根據(jù)國(guó)家的硬性規(guī)定對(duì)產(chǎn)品中的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了改變。比如，在銷售方面，作為公司運(yùn)作很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，醫(yī)藥銷售渠道的發(fā)貨處理具有其特殊性。項(xiàng)目組既要參照BPCS原有的業(yè)務(wù)流程模型，還必須在系統(tǒng)中體現(xiàn)醫(yī)藥行業(yè)的個(gè)性化配置。