正在此時(shí)，中國(guó)國(guó)內(nèi)最大的軟件供應(yīng)商用友公司向南通化輕介紹了用友ERP－U8系統(tǒng)。經(jīng)過對(duì)系統(tǒng)的分析，南通化輕認(rèn)為用友ERP－U8系統(tǒng)基本上能夠滿足企業(yè)業(yè)務(wù)管理的需求。為此，公司決定采用用友的ERP系統(tǒng)替代原有的系統(tǒng)，并與用友經(jīng)銷商南通友誠(chéng)軟件有限公司簽訂了合作協(xié)議。
然而，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)入調(diào)研和實(shí)施階段后，項(xiàng)目組成員才發(fā)現(xiàn)，南通化輕的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)原比事先預(yù)料的要復(fù)雜得多。由于南通化輕經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品中相當(dāng)一部分是液體原料，除了正常的業(yè)務(wù)程序外，還要對(duì)產(chǎn)品的庫(kù)耗、途耗進(jìn)行報(bào)虧、報(bào)盈。此外，南通化輕的業(yè)務(wù)是批發(fā)、零售兼營(yíng)，有時(shí)候一個(gè)訂單很大，一次訂購(gòu)的貨物需要分幾次運(yùn)走，這就使得調(diào)單的管理變得尤為重要。例如：有時(shí)一批貨需要分幾批走；有時(shí)幾批貨一次走。因此，物流單據(jù)有時(shí)是“一對(duì)多”，有時(shí)是“多對(duì)一”。
另外，由于南通化輕的銷售是“先款后貨”。確認(rèn)客戶的資金是否到帳，也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。以前，在手工狀態(tài)下曾出現(xiàn)過客戶到了一批款，卻訂了兩批貨的現(xiàn)象。由于當(dāng)時(shí)缺乏監(jiān)控手段，往往是事后才能發(fā)現(xiàn)。此外，還有產(chǎn)品的批次管理、移庫(kù)過程中的庫(kù)損管理等等，諸如此類的細(xì)節(jié)性問題還有很多。如果不能有效地解決這問題，業(yè)務(wù)信息化就很能真正實(shí)現(xiàn)。
為此，項(xiàng)目組經(jīng)過反復(fù)研究論證，決定采用靈活的方式。項(xiàng)目組在對(duì)原系統(tǒng)進(jìn)行重新梳理的基礎(chǔ)上，充分利用用友軟件強(qiáng)大的業(yè)務(wù)流程自定義功能對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了設(shè)置。同時(shí)，在充分理解企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理控制要求后，結(jié)合用友軟件半身的控制點(diǎn)，進(jìn)行了適當(dāng)?shù)亩伍_發(fā)，如：價(jià)格開鎖（低于最低售價(jià)銷售的審批流程）、存貨最新現(xiàn)存量及最新成本查詢、發(fā)貨單關(guān)閉、沖抵實(shí)物入庫(kù)等）。
經(jīng)過一個(gè)多月的實(shí)施和兩個(gè)多月的并行，系統(tǒng)終于實(shí)現(xiàn)了獨(dú)立運(yùn)行。在此期間，項(xiàng)目組正對(duì)南通化輕的需求，又進(jìn)行了多項(xiàng)開發(fā)，逐步使系統(tǒng)趨于完善。
信息化是一個(gè)長(zhǎng)期的工程
如今系統(tǒng)運(yùn)行已近兩個(gè)月了，當(dāng)我們問及系統(tǒng)運(yùn)行的效果時(shí)，信息中心的吳主任認(rèn)為，信息化為企業(yè)的精細(xì)化管理提供了一個(gè)高效、快捷、準(zhǔn)確的操作工具，從而使企業(yè)的管理在原有的基礎(chǔ)上又上了一個(gè)新的臺(tái)階。
目前，南通化輕內(nèi)部已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，業(yè)務(wù)運(yùn)作的效率明顯提高，而且業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性也大大增強(qiáng)了。就拿調(diào)單管理來說，目前公司的調(diào)單已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)了微機(jī)管理。每張調(diào)單有了唯一的憑證號(hào)，只要輸入電腦，業(yè)務(wù)就算確定了，從而避免了因價(jià)格波動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)的影響。同時(shí)，調(diào)單的管理和查詢也只須通過電腦即可實(shí)現(xiàn)。
而且，如今無論是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、還是業(yè)務(wù)信息的查詢和統(tǒng)計(jì)的時(shí)效性和準(zhǔn)確度都大大提高了。過去要想查詢一下當(dāng)天的銷售情況幾乎是不可能的，即便能夠查到，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也有很大的問題。現(xiàn)在只要通過計(jì)算機(jī)，很快就能查到所需的信息。而且信息的準(zhǔn)確度也大大提高了。
另外，ERP系統(tǒng)管理運(yùn)行后，業(yè)務(wù)流程更加透明，公司對(duì)業(yè)務(wù)的管理從事后反映變成了事前控制。以往有很多業(yè)務(wù)過程中的問題只能在時(shí)候才會(huì)發(fā)現(xiàn)?，F(xiàn)在業(yè)務(wù)審批的每一步都必須通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，一旦出現(xiàn)問題，馬上發(fā)現(xiàn)，馬上解決。
此外，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，為財(cái)務(wù)部門核算各業(yè)務(wù)部門的成本、效益提供了很大的方便。目前，公司的成本核算已經(jīng)細(xì)化到每個(gè)部分，下一步還要矚目細(xì)化到每個(gè)產(chǎn)品品種、每個(gè)批次，甚至是每個(gè)人，從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策支持提供了有力的數(shù)據(jù)保障。
在談到下一打算時(shí)，南通化輕表示，信息化是一個(gè)長(zhǎng)期的工程，它需要不斷地升級(jí)完善。目前，南通化輕的業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化才剛剛起步，還有一些業(yè)務(wù)職能需要進(jìn)一步納入到系統(tǒng)中來。包括倉(cāng)儲(chǔ)管理、物流管理中的一些具體環(huán)節(jié)還需要進(jìn)一步完善。不過有了這樣一個(gè)好的開始，相信今后的路會(huì)越走越寬。
當(dāng)筆者問到南通化輕今年的銷售目標(biāo)時(shí)，南通化輕的回答是：30億元！
看來，有了信息化＋精細(xì)化的管理，南通化輕對(duì)自己的未來信心十足。