5、進(jìn)口代理合同根據(jù)與用戶洽談的結(jié)果，在系統(tǒng)中制作《代理進(jìn)口合同》（即代理協(xié)議）。
n 內(nèi)容：合同號(hào)、簽訂及創(chuàng)建日期、客戶基本信息、各種費(fèi)用收取方式及相應(yīng)值或率、商品信息（可不填），業(yè)務(wù)員輸入?yún)f(xié)議信息后保存或申請(qǐng)審批。（合同中加入"所屬項(xiàng)目"，該項(xiàng)目作為數(shù)據(jù)字典使用，并可作為統(tǒng)計(jì)的依據(jù)）。
n 審批：針對(duì)代理合同可以定義審批，也可以不定義審批流程。
n 狀態(tài)：準(zhǔn)備、申請(qǐng)、執(zhí)行、終結(jié)。
6、進(jìn)口外貿(mào)合同、合同預(yù)算打印控制中進(jìn)口合同的打印文件可以導(dǎo)出到WORD文檔，導(dǎo)出文件應(yīng)該直接是WORD文檔；打印外貿(mào)合同時(shí)要根據(jù)合同的不同條款生成不同的合同文本。
在與外商詢價(jià)、報(bào)價(jià)等洽談結(jié)果的基礎(chǔ)上，進(jìn)行合同預(yù)算編制。系統(tǒng)中進(jìn)口合同附《合同預(yù)算表》、《代理進(jìn)口合同》可對(duì)合同貨款、各種費(fèi)用等進(jìn)行預(yù)算。
進(jìn)口合同號(hào)依編碼規(guī)則編號(hào)，系統(tǒng)提供進(jìn)口合同標(biāo)準(zhǔn)條款范本供調(diào)用。
n 內(nèi)容：簽訂日期、客戶及供應(yīng)商基本信息、價(jià)格條款、運(yùn)輸方式、付款方式、幣種及原幣金額、起運(yùn)港及目的港、其它條款等，其中的交貨期必須是具體的日期，同時(shí)加入解釋性字段，打印時(shí)打印解釋性字段內(nèi)容而不打印具體日期，此日期只作為預(yù)警的條件。
n 審批：外貿(mào)合同及預(yù)算、代理合同的信息采集沒(méi)有先后順序，可將所有信息在同一窗口記錄，審批定義在進(jìn)口合同處一起審批。審批條件如下：
? 審批權(quán)限：
§ 業(yè)務(wù)員小于10萬(wàn)美元§ 項(xiàng)目經(jīng)理小于20萬(wàn)美元§ 總經(jīng)理與副總經(jīng)理小于40萬(wàn)美元§ 主管進(jìn)口副總裁大于等于40萬(wàn)美元? 審批控制：業(yè)務(wù)員執(zhí)行"申請(qǐng)"操作，合同由"準(zhǔn)備"狀態(tài)變?yōu)?申請(qǐng)"或"執(zhí)行"狀態(tài)，具體如下：
§ 由"準(zhǔn)備"狀態(tài)改變?yōu)?執(zhí)行"狀態(tài)：
進(jìn)口合同成交金額在各自權(quán)限范圍內(nèi)，進(jìn)口手續(xù)費(fèi)大于等于1%或最低收費(fèi)大于等于RMB400，銀行費(fèi)為3‰，不需要公司提供授信額度，不需要公司墊款，不是遠(yuǎn)期信用證時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)審核通過(guò)并改變合同記錄狀態(tài)為"執(zhí)行"。
§ 由"準(zhǔn)備"狀態(tài)改變?yōu)?申請(qǐng)"狀態(tài)：
當(dāng)上述條件其中一個(gè)不滿足時(shí)系統(tǒng)根據(jù)審批授權(quán)自動(dòng)轉(zhuǎn)到相應(yīng)的審批人，并改變狀態(tài)為"申請(qǐng)"。
§ 由"申請(qǐng)"狀態(tài)改變?yōu)?執(zhí)行"或"準(zhǔn)備"狀態(tài)：
這是由審批人通過(guò)"審批"確認(rèn)來(lái)完成，如果審批通過(guò)則合同狀態(tài)改變?yōu)?執(zhí)行"；如果審批未通過(guò)則合同狀態(tài)改變?yōu)?準(zhǔn)備"。
審批人可在審批時(shí)通過(guò)快捷方式打開(kāi)所審批的合同明細(xì)，查看合同條款。合同提交及審批后系統(tǒng)會(huì)發(fā)相應(yīng)提示信息。
? 打印控制：
當(dāng)合同狀態(tài)為"準(zhǔn)備"或"申請(qǐng)"時(shí)不能打印代理進(jìn)口合同、中英文外貿(mào)合同。進(jìn)口合同的打印需具備導(dǎo)到word文檔中的功能，且針對(duì)一個(gè)進(jìn)口合同有與某word文檔進(jìn)行關(guān)聯(lián)的功能。
7、進(jìn)口詢價(jià)業(yè)務(wù)員可將對(duì)外詢價(jià)結(jié)果在系統(tǒng)中記錄，登錄詢價(jià)單，錄入詢價(jià)業(yè)務(wù)內(nèi)容及對(duì)方報(bào)價(jià)情況等信息，詢價(jià)單不需要審批，錄入后即可打印輸出進(jìn)口詢價(jià)單。
8、辦理進(jìn)口批件凡是機(jī)電產(chǎn)品需要辦理批件：機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表、進(jìn)口配額證明、機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口證明、進(jìn)口許可證。
批件交業(yè)務(wù)員后由業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中確定進(jìn)口合同與批件關(guān)聯(lián)關(guān)系，記錄批件名稱、登記表號(hào)、提交申請(qǐng)表時(shí)間和完成時(shí)間及辦理人員，批件的登記表號(hào)唯一，允許一個(gè)批件做多個(gè)合同，允許一個(gè)合同有多個(gè)批件。
理論上批件應(yīng)在外貿(mào)合同簽訂前輸，但由于實(shí)際業(yè)務(wù)操作等因素，系統(tǒng)中批件的辦理與合同不加先后的控制。
9、合同移交執(zhí)行合同的移交為合同簽訂者與執(zhí)行者的交接過(guò)程，合同移交執(zhí)行時(shí)，交接雙方除在系統(tǒng)外的文本交接外，商務(wù)部合同經(jīng)辦人需在系統(tǒng)中簽收需要執(zhí)行的合同。
移交控制：合同狀態(tài)為"執(zhí)行"，如果是機(jī)電產(chǎn)品或軟件合同必須有批件與合同的關(guān)聯(lián)關(guān)系，滿足條件，可進(jìn)行移交；如果上述條件有一個(gè)沒(méi)有滿足則不能完成移交。
10、到單審單合同為L(zhǎng)/C時(shí)，銀行議付單據(jù)由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行到單登記，記錄單據(jù)詳細(xì)信息，業(yè)務(wù)員根據(jù)信用證條款等信息對(duì)單據(jù)進(jìn)行審單，確認(rèn)是否承付。
11、實(shí)際到貨當(dāng)貨物實(shí)際到達(dá)時(shí)，合同執(zhí)行人員在系統(tǒng)中記錄到貨情況：到貨日期、貨物明細(xì)、商檢情況及是否轉(zhuǎn)運(yùn)等等；12、信用證管理n 信用證開(kāi)證：當(dāng)進(jìn)口合同需要開(kāi)信用證時(shí)，合同執(zhí)行人員到財(cái)務(wù)申請(qǐng)信用證號(hào)，根據(jù)合同條款填制《信用證申請(qǐng)》（相當(dāng)于審簽單），錄入信用證條款等信息，提交并保存后系統(tǒng)根據(jù)審批權(quán)限的定義轉(zhuǎn)審批。
審批未通過(guò)的申請(qǐng)書，業(yè)務(wù)員、經(jīng)辦人可以修改。審批通過(guò)，打印《信用證申請(qǐng)書》，財(cái)務(wù)到銀行開(kāi)證后登記信用證信息頁(yè)（現(xiàn)系統(tǒng)開(kāi)證申請(qǐng)頁(yè)），輸入開(kāi)證日期及匯率（只顯示），免保及提保額等信息，系統(tǒng)中設(shè)定各行信用證申請(qǐng)書的標(biāo)準(zhǔn)打印模板。
n 信用證的承付：
財(cái)務(wù)收到銀行承付通知后在公告欄發(fā)信息，由業(yè)務(wù)員（或商務(wù)人員）記錄到單情況并審單承付，同意承付則財(cái)務(wù)部做付匯登記。
13、付款管理n 付款申請(qǐng)：當(dāng)需要支付貨款或各種費(fèi)用時(shí)，合同經(jīng)辦人根據(jù)合同執(zhí)行情況和付款條款，在系統(tǒng)中提交付款申請(qǐng)，付款申請(qǐng)可分為付人民幣費(fèi)用、付外幣費(fèi)用、付外幣貨款三種類型，業(yè)務(wù)員登錄貨款或各種費(fèi)用明細(xì)，費(fèi)用又分為不同的費(fèi)用類型，各費(fèi)用類型對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)的相應(yīng)科目號(hào)，在制作付款申請(qǐng)時(shí)可一次錄入多種費(fèi)用類型的費(fèi)用額，（現(xiàn)系統(tǒng)一條申請(qǐng)記錄只對(duì)應(yīng)一種費(fèi)用類型），付款申請(qǐng)錄入后審請(qǐng)審批；制作付款申請(qǐng)時(shí)，界面中顯示該合同的預(yù)收款余額，當(dāng)此次提交申請(qǐng)后余額為正數(shù)時(shí)，不需業(yè)務(wù)員審批，由商務(wù)部總經(jīng)理審批后到財(cái)務(wù)部；當(dāng)此次提交申請(qǐng)后余額為負(fù)數(shù)時(shí)，提交后轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員審批和業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批。
n 財(cái)務(wù)付款：
付款申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部執(zhí)行付款，并生成相應(yīng)的憑證；當(dāng)付款申請(qǐng)類型為付外幣時(shí)，業(yè)務(wù)員錄入進(jìn)口核銷單信息，系統(tǒng)中需打印T/T付匯申請(qǐng)書和進(jìn)口核銷單。
當(dāng)合同付款方式為L(zhǎng)/C時(shí)，通過(guò)信用證的承付實(shí)現(xiàn)付款申請(qǐng)及付匯操作。
n 預(yù)警提示：
此外作為一個(gè)預(yù)警提示點(diǎn)，當(dāng)申請(qǐng)付款金額大于客戶預(yù)付款余額時(shí)，提交付款申請(qǐng)后系統(tǒng)發(fā)出預(yù)警信息。