考勤管理作業:此模塊提供對特殊的假日進行維護的功能(這里的假日是指的除法定休息日之外的特殊的由國家或公司確定的休息日);可對班別資料進行設定,對排班資料進行管理;系統自動收集由卡鐘傳來,對于由于卡鐘故障或員工忘刷卡的狀況,可手工輸入出勤資料;系統自動根據出勤記錄和員工排班資料相比對,生成刷卡異常記錄,作為人事部門核對加班單和請假單的參考資料;可輸入加班單和請假單,月末由系統根據加班單和請假單自動匯總每個員工的考勤資料,以便計算工資中的應加應扣項目;可對員工的出勤情況進行各種查詢。
薪資作業:對各員工每月的應加項、應扣項、代扣項金額進行維護。月末或月初系統根據每個員工每月的考勤情況、應加應扣情況、保險自動計算應發薪資金額與實發薪資金額;根據銀行代發工資系統的要求,按照銀行要求文件格式,把各員工的實發薪資轉換成銀行薪資轉帳文件,提供給銀行;提供自動套打列印各員工薪資單的功能。
保險作業:對各員工的養老保險、公積金、醫療保險、失業保險資料進行維護
物料管理
主要處理公司原物料的請購、驗收、領退料、庫存以及預算方面的管理,適用于公司及分廠的物料部門。本系統分請購、驗收、領料及庫存等四個子系統。
請購系統
需要請購物料的各部門輸入擬購單,傳輸至物料組,物料組將擬購單維護完善后轉換成正式的請購單,傳輸至采購部門。由采購部門進行議價、結案、稽核作業。
對于經常使用的物料,當前庫存低于安全庫存時,系統自動生成請購清單列表,以供參考。
系統提供請購單套打列印的功能和請購單自動傳輸至采購系統的接口。
驗收系統
請購單經采購部門議價、結案、稽核完畢后,再傳回物料系統;物料系統根據傳回的議價信息和供應商信息進行驗收作業。
若發生請購單尚未結案和稽核,而貨先到的情況,可先做到貨處理,即輸入到貨通知單;待采購結案和稽核完畢后,將到貨單轉為驗收單。
驗收單經使用單位驗收后,若有驗收不合格情形,則由物料組輸入驗收不合格單。
一張驗收單可對多張發票,一張發票只能對一張驗收單。
一張到貨通知單對應一張驗收單。
一張請購單可進行多次到貨處理或驗收處理,即可分批到貨或驗收。
領退料系統
領退料分為費用領退料(進入成本)、財產領退料(進入未完工程或固定資產)、不出帳領退料(不算作成本,也不進入未完工程或固定資產)。
呆滯料及報廢須經廠會確認成本中心與會計科目后,相關資料才會轉廠會或成本系統(亦即廠會計必須至本系統的領退料單確認或修正物料系統會計科目檔針對部門及物料所設定的會計科目)。
若領退料領或退的是尚未驗收的(即通過到貨單進庫存的)物料,則為臨時領退料,單據上紀錄到貨通知單號,當到貨單轉為驗收單后,該臨時領料單自動轉為一般領料單。
庫存系統
到貨、驗收、領退料后,系統自動更新當前庫存。
當實際庫存與帳面庫存不符時,可通過盤點進行調整,可調整數量或金額。
調整重算不更新重算期間已異動資料。
月結后,可得到本月的各物料的收發存明細表和匯總表。
日月結處理
每天需昨日結處理,系統自動處理當天的驗收資料,生成會計分錄傳至會計總帳系統。
月結計算各物料的月平均單價,產生當月的收發存報表,自動生成轉帳憑證傳至會計總帳系統。