海沃德公司為中化物業(yè)提供的集成化的企業(yè)管理信息系統(tǒng)被稱做物業(yè)管理e-ERP系統(tǒng)。系統(tǒng)的核心是面向?qū)I(yè)化物業(yè)管理公司的ERP系統(tǒng)，它借鑒了國際先進(jìn)的物業(yè)管理模式，結(jié)合國內(nèi)一流物業(yè)管理公司的經(jīng)驗(yàn)，為中國的物業(yè)管理公司提供了包括財(cái)務(wù)收費(fèi)、商品采購、行政管理、人員管理、市場營銷、質(zhì)量管理、庫存管理、客戶服務(wù)、保潔綠化、保衛(wèi)消防、生活服務(wù)、設(shè)備維護(hù)等覆蓋專業(yè)化物業(yè)管理和客戶服務(wù)工作的全部內(nèi)容的功能。系統(tǒng)集中了國內(nèi)外一流的物業(yè)管理公司在專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)提供了一個(gè)實(shí)現(xiàn)知識管理、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的具體方案，具體做法是：通過標(biāo)準(zhǔn)化工作，建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)人、財(cái)、物的集中管理，實(shí)現(xiàn)集中采購，實(shí)現(xiàn)用很少的人管理多個(gè)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作，極大地降低管理成本；通過初始化工作，把管理人員、技術(shù)人員對所管項(xiàng)目的多年經(jīng)驗(yàn)總結(jié)到系統(tǒng)中，并能建立起一套專家型的作業(yè)指南，通過知識管理實(shí)現(xiàn)專業(yè)化；通過全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，使各項(xiàng)管理、檢查、維修和服務(wù)的工作都有記錄，從而真正落實(shí)ISO9002質(zhì)量管理體系的要求，極大減少手工記錄。
在ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，海沃德通過基于Web的開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行，使各部門、各專業(yè)的協(xié)作以及對客戶的服務(wù)都得到了最大的加強(qiáng)，極大減少了中間環(huán)節(jié)，提高了工作效率。Internet網(wǎng)站的建立，幫助中化物業(yè)增強(qiáng)了為客戶服務(wù)的內(nèi)容和手段，實(shí)現(xiàn)了對多個(gè)項(xiàng)目的集中管理和服務(wù)，改進(jìn)了與供應(yīng)商的協(xié)作，延伸了企業(yè)的經(jīng)營范圍，如商旅服務(wù)中的航班預(yù)定、酒店預(yù)定，寫字樓、酒店和社區(qū)中的周邊商業(yè)網(wǎng)上購物、在線服務(wù)等。
對于這套電子商務(wù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)相結(jié)合的管理信息系統(tǒng)的使用，用戶的體會是最深刻的。王勇先生告訴記者，無論從提高管理運(yùn)營效率、實(shí)現(xiàn)專業(yè)化知識管理、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、增加客戶服務(wù)內(nèi)容和手段等方面，他們都在感受到系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)效。
比如一個(gè)設(shè)備維修的事件進(jìn)入系統(tǒng)之后，相關(guān)的一系列業(yè)務(wù)流程就實(shí)時(shí)地被啟動(dòng)了：庫存可以從部件上進(jìn)行配合，財(cái)務(wù)同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，工程師立刻了解到這個(gè)事件并進(jìn)行維修，維修的結(jié)果會及時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)，相應(yīng)的知識也會記錄到系統(tǒng)里，相應(yīng)的意見征詢會立刻提供給客戶，人力資源也會記錄下工程師的工作，作為對其業(yè)績的考評，過去企業(yè)實(shí)施ISO9002時(shí)，各部門間需要相互確認(rèn)的大量信息也由系統(tǒng)完成了，每個(gè)人的工作都能通過系統(tǒng)進(jìn)行流程化的跟蹤。也就是說，企業(yè)可以把主要的精力放到開發(fā)客戶、客戶服務(wù)、專業(yè)維修操作等工作上，而日常管理的工作則全部由系統(tǒng)來承擔(dān)了。以中化物業(yè)剛剛推出的商旅服務(wù)為例，只需要四個(gè)人就可以管理900個(gè)酒店的預(yù)定及民航票務(wù)代理，其中，只有一個(gè)人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的管理，另外三個(gè)人則可以去開拓業(yè)務(wù)、發(fā)展客戶或提供客戶服務(wù)。
ERP系統(tǒng)不同于一般的軟件產(chǎn)品，正是由于它和企業(yè)管理密不可分的關(guān)系，在系統(tǒng)實(shí)施的過程中，必然會產(chǎn)生信息與管理的碰撞。為此，邱總的辦法是盡量地減震，而中化的態(tài)度則是強(qiáng)力地推行。
ERP系統(tǒng)的實(shí)施，給企業(yè)傳統(tǒng)管理方式帶來的巨大改變是每個(gè)企業(yè)都必須面對的，而且也是造成很多企業(yè)最終實(shí)施不下去的主要原因。中化物業(yè)ERP系統(tǒng)的推行雖然也給企業(yè)管理帶來了質(zhì)的飛躍，但他們的過程則顯得平滑而順暢得多。
邱先生告訴記者，ERP系統(tǒng)的實(shí)施就是要讓企業(yè)管理得到優(yōu)化、業(yè)務(wù)進(jìn)行延伸、效益得到提高、部門進(jìn)行整合、知識進(jìn)行積累，所有的工作都是一個(gè)長期的過程，最終的目標(biāo)是使企業(yè)業(yè)務(wù)得到發(fā)展，而不意味著必須在短期內(nèi)把人員都精簡掉。所以，他們沒有一開始就去優(yōu)化客戶的組織結(jié)構(gòu)來改變客戶，而是先在自己原型系統(tǒng)的開發(fā)中，與企業(yè)的專業(yè)化管理盡可能接近而非一步到位，讓客戶來適應(yīng)這個(gè)系統(tǒng)，在系統(tǒng)并行的過程中逐漸對客戶進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)手工系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)沖突，客戶出現(xiàn)徘徊和動(dòng)搖的時(shí)候，加強(qiáng)對管理層以至作業(yè)層的培訓(xùn)，其中包含觀念的培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn)以及對系統(tǒng)功能的培訓(xùn)，讓管理者認(rèn)識到系統(tǒng)的運(yùn)行效果，并堅(jiān)定他們對系統(tǒng)的支持的決心，這種循序漸進(jìn)的方式，最終帶領(lǐng)企業(yè)一步一步進(jìn)入了ERP系統(tǒng)管理的新境界。
從中化物業(yè)來說，企業(yè)內(nèi)部不僅成立了由一把手帶隊(duì)的項(xiàng)目實(shí)施小組，通過一系列有效的監(jiān)督實(shí)施機(jī)制，督促項(xiàng)目的進(jìn)展，而且每當(dāng)出現(xiàn)困難的時(shí)候，公司總經(jīng)理總能及時(shí)出面排除阻力，為項(xiàng)目的進(jìn)行疏通道路。決策層對ERP系統(tǒng)堅(jiān)定不移地信念，最終保證了項(xiàng)目的成功。
中化物業(yè)的e-ERP項(xiàng)目建設(shè)，目前已經(jīng)進(jìn)入尾聲。邱先生告訴記者，ERP系統(tǒng)是對整個(gè)企業(yè)資源的集成，資源的共享和再利用是系統(tǒng)應(yīng)該具備的基本功能，在這個(gè)綜合利用的基礎(chǔ)上，再對企業(yè)的業(yè)務(wù)重新分配、崗位重新變化、人員重新調(diào)整，企業(yè)才能真正建立起依托新系統(tǒng)的管理運(yùn)行機(jī)制。中化物業(yè)下個(gè)月即將進(jìn)入這個(gè)階段，而ERP系統(tǒng)為其帶來的綜合管理效益也即將全面地顯現(xiàn)出來。