收集完整而準確的基礎數據，是ERP成功實施的必要條件。實施ERP并不只是購買和安裝一套軟件，在正式運行之前有很多工作要做，基礎數據的收集準備就是一項很重要的工作。    

ERP系統如果沒有基礎數據的支持就成了無源之水無本之木，是無法運行的。如果支持系統運行的基礎數據是錯誤的或不完整的，那么系統運行后也只能得到錯誤結果和不完整的信息。因此，基礎數據的準備可以說直接影響到系統能否正常運行，不可輕視。

對于基礎數據的收集要求就是完整和準確，那么，究竟要準備哪些數據，又如何收集才能達到完整和準確的要求呢？根據我們實施ERP的經驗，以下提供一些參考借鑒。

一、基礎數據支持各自子系統的同時又滿足系統集成性的要求

ERP系統通常以物流、財務、制造三大體系為主，各個體系又分為若干個小的子系統，同時三大體系及其下層子系統又是一個互相集成的整體。因此我們應該根據不同子系統的功能要求和滿足系統集成性的要求來準備數據。

我們以庫存管理子系統為例來說明該系統的基礎數據準備對該子系統的支持以及對整個ERP系統的支持作用。庫存管理系統作為整個物流、制造體系的基礎，一般放在物流體系中，庫存管理中的相關基礎數據準備尤為重要，它是系統能夠良好運行的保證，也是充分發揮ERP系統功能――如運行MRP計劃、進行預測操作等的前提條件。庫存管理不僅應該確保信息準確，滿足客戶和市場的需求，還有一項重要任務是控制庫存存量，加速庫存周轉，降低庫存資金占用，從而降低庫存成本。

1、物料數據

（1）物料定義及編碼

根據ERP系統的通用定義，“物料”是為了產品出廠，需要列入計劃的一切不可缺少的物的統稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料，甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。

ERP系統要利用計算機的處理速度和處理容量來處理大規模的數據，因此數據必須規范化編碼，便于計算機識別和檢索。對物料進行規范化編碼是為了對物料進行高效、有序的管理，同時，有了規范化的物料編碼也便于在系統中對物料進行分類、檢索與統計，以及物料信息的交換與共享。

（2）物料數據設置

在ERP系統中，物料最主要的數據都存儲于物料主文件中，該文件集中反映了物料的各種參數、屬性及相關信息，如物料編碼、名稱、分類、計量單位、計價方式等等，因此最先要設置的是物料主文件。所有要在系統里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，以便進入該文件后都可以查到。

一般的ERP系統，每一條物料數據都提供了許多關于該物料的描述參數，用戶并不一定對每個參數都要設置，只要設置那些系統運行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的參數。進行物料數據設置時，有些字段的內容必須由用戶自己先定義后再從中進行選擇。另外一些字段的內容則可以系統提供的可選項里進行選擇。對于沒有可選值的字段內容，用戶在建立物料記錄時按實際值輸入即可。

物料主文件的記錄建立后，才可以在其他數據文件里創建相應的物料數據。

2、倉庫數據

（1）倉庫設置

庫存管理經常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，企業所有庫存事務涉及到的倉庫，包括廠內外、租用和銷售網點的庫房，都應納入系統，明確定義。定義倉庫和庫位是企業定置管理的重要內容。

在設置倉庫時，要先定義倉庫的類型。在制造業企業，一般可以設置的倉庫類型有：材料庫、產品庫、半成品庫、副產品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫數據的設置，可以根據倉庫的不同類型來進行，同一種類型也可以根據不同的需求設置多個倉庫。

（2）庫位設置

設置庫位前，可以先對整個倉庫進行分區，即設置庫區。在ERP系統中，庫區的設置主要以物理方位進行，如東、西、南、北區，或者根據實地的劃分，按順序來分區。