結(jié)賬保存后，同時會把應(yīng)付憑單的號碼回寫給進(jìn)貨單。若進(jìn)貨單上，結(jié)賬單號欄位內(nèi)有結(jié)賬單好的話，此筆單據(jù)表明已經(jīng)做過結(jié)賬單，是不能再任何修改動作。
解決應(yīng)付賬款流程的三個難題
再簡單的流程也有可能遇到問題。在應(yīng)付賬款流程實施過程中也同樣有些難點問題需要解決：
難題一：如何分批結(jié)賬？
以進(jìn)貨單為例：若一張進(jìn)貨單有1000只零件，但這個月結(jié)賬只結(jié)600只。此時結(jié)賬有兩種方式：一種是按項目，即根據(jù)進(jìn)貨單具體的條目一條條結(jié)賬；另一種是整張結(jié)賬，即在應(yīng)付憑證里不會列出進(jìn)貨單的明細(xì)，而是列了一個總的金額。所以，在分批結(jié)賬時，要選按項目進(jìn)行結(jié)賬。剩余的400只，在下個結(jié)賬期，仍然可以按進(jìn)貨單生成應(yīng)付憑單。
難題二：已經(jīng)結(jié)賬也不付款。
在月底雖然已經(jīng)結(jié)賬，但由于某種特殊原因，暫時決定不付款，即使到了付款期，也不付款。如：有批貨，本來應(yīng)該是11月份到貨，但供應(yīng)商10月份就已經(jīng)到貨，按照會計要求，此筆帳在11月份必須做。若付款期為一個月的話，那本應(yīng)該是12月份的貨款在11月份就要付掉，所以，系統(tǒng)只能采用凍結(jié)付款進(jìn)行控制。
難題三：如何實現(xiàn)不同結(jié)賬日？
在實際工作中，不同公司對結(jié)賬日有不同的規(guī)定，甚至有些公司對不同供應(yīng)商的結(jié)賬日規(guī)定也不相同。如有三張進(jìn)貨單，分別為5號，19號，27號。首先，我們在供應(yīng)商處可以設(shè)置供應(yīng)商結(jié)賬日。如設(shè)置為0月25日結(jié)賬，則在按供應(yīng)商結(jié)賬日自動生成應(yīng)付憑單時，5號，19號兩張進(jìn)貨單就會結(jié)賬；27號的進(jìn)貨單不會結(jié)賬。若我們是統(tǒng)一結(jié)賬日，公司規(guī)定，所有供應(yīng)商的結(jié)賬周期為1號至3號，則按統(tǒng)一結(jié)賬日自動生成應(yīng)付憑單時，三張進(jìn)貨單都會結(jié)賬。
在解決三個難題的過程中，要特別注意：
① 關(guān)于日期的控制。跟應(yīng)付帳款有兩個相關(guān)的日期，是非常重要的：一個是應(yīng)付現(xiàn)行年月，即做應(yīng)付賬款交易實際發(fā)生的日子；二是關(guān)帳日期由系統(tǒng)控制，不能對關(guān)帳日期前的單據(jù)進(jìn)行任何修改。
② 過帳之后，原始憑證無法修改。若要修改，要先沖帳，再修改。