要掌握產品和原材料的“新鮮度”，首先需要對其進行基本設置：假設有成品A和物料B，兩者要進行保質量期管理。假設成品A的保質期天數為20天，物料B的保質期天數為40天。并且為了保證超過保質期的物料不出庫，把倉庫設置為“不允許負數出庫”。
在企業生產中，常常會遇到一些不在保質期內的物料或成品，即使這些物料或成品仍然在倉庫中也不能當作可用庫存使用。即“可用庫存=總庫存量-超過保質期的存量”，這就是“即時有用庫存量”的概念。
如：物料B有效期為40天，數量為300個，假設到20號過期，則19號查詢庫存時，即時有用庫存量為300個；若在21號查詢庫存時，即時有用庫存量則為0個。300個B已經都過期，不能使用。
由于保質期管理涉及到所有的出入庫單據，所以在進行出入庫操作時，就會觸發保質期管理流程。
假設在1月20日購入物料B，開入庫單時，需要登記該物料的保質期起始日期。注意該日期一般為供應商生產完成之日或者供應商發貨之日，而不是公司收貨之日。即如果供應商完成物料B的生產日期為1月10日，則將1月10日等級為該物料的保質期起始日期，計算得到保質期至2月19日。即在2月19日之前均可正常領取物料B。如果在2月19日之后領取物料B，則會因物料B都已過期，即時有用庫存量為0，而無法領料。
成品A的保質期管理也是如此，在成品A入庫時，將生產日期作為成品的保質期起始日期，系統根據設定的保質期自動核算出保質期的截止日期，在該截止日期之前可正常完成成品發運，在該截止日期之后便會因成品A已經過期，即時有用庫存量為0導致無法發貨。
需要特別注意的是，在產品庫存查詢時，對設置過保質期的產品，要用專門的報表，即“保質期產品庫存查詢清單”查詢，否則，查出的產品是所有的庫存，包含過期與不過期的庫存。“保質期產品庫存查詢清單”，比普通的查詢多了幾個字段，如即時有用庫存量，過期日等。