二、建立完善的系統(tǒng)試運(yùn)行內(nèi)部控制制度

保證ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際建立起完善的系統(tǒng)試運(yùn)行內(nèi)部控制度。

1.建立健全的ERP崗位責(zé)任制

建立ERP崗位制度，要明確每個(gè)工作的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專(zhuān)責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷(xiāo)售、生產(chǎn)、庫(kù)存、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位保持相對(duì)合理與穩(wěn)定性。

2.建立ERP操作管理制度

通過(guò)ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼的嚴(yán)格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP軟件；預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)；操作人員離開(kāi)機(jī)房前，要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令；根據(jù)本單位的情況，由專(zhuān)人保管必要的上機(jī)操作日記，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

3.建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立，要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、保持機(jī)房與設(shè)備的整潔等措施保證機(jī)房設(shè)備和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行；確保ERP數(shù)據(jù)和ERP軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對(duì)有關(guān)磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，并且存放在不同的位置；對(duì)ERP軟件更換、修改、升級(jí)和硬件設(shè)備進(jìn)行更換時(shí)，要有一定的審批手續(xù)，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全；健全硬件和軟件的定時(shí)維護(hù)措施和有關(guān)防治計(jì)算機(jī)病毒、黑客等入侵的措施。

4.建立ERP檔案管理制度

通過(guò)檔案管理制度的建立，實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP數(shù)據(jù)檔案的管理，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)；做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作；對(duì)重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份，并存放在不同的地點(diǎn)；實(shí)現(xiàn)對(duì)磁性介質(zhì)檔案的定期檢查與復(fù)制，防止磁性介質(zhì)的損壞而使ERP數(shù)據(jù)丟失；同時(shí)對(duì)有關(guān)ERP開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)有關(guān)的檔案資料也要進(jìn)行保管。

三、認(rèn)真進(jìn)行模擬運(yùn)行

實(shí)施ERP這樣一個(gè)大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務(wù)部門(mén)，關(guān)系到各個(gè)業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)，想不"排練"就直接拿到實(shí)際中去應(yīng)用，具有極大風(fēng)險(xiǎn)性。不論是哪個(gè)模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過(guò)程和結(jié)果，尋求正確的運(yùn)行方法。總之，要建立模擬運(yùn)行的檔案，作為項(xiàng)目管理的階段成果和下一步改進(jìn)工作的依據(jù)。

1.軟件功能模擬運(yùn)行(原型測(cè)試)

軟件功能模擬運(yùn)行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個(gè)參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進(jìn)一步的解決方案。這項(xiàng)工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢，由軟件公司或咨詢(xún)公司進(jìn)行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后，在專(zhuān)家指導(dǎo)下進(jìn)行的。企業(yè)結(jié)合自己的情況，把設(shè)計(jì)好的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中進(jìn)行運(yùn)行。可以只用極少量零部件(比如說(shuō)15-30種)的產(chǎn)品來(lái)測(cè)試，但是必須包羅了企業(yè)在管理上需要解決的問(wèn)題。比如在建立工藝路線文件時(shí)，需要在原型測(cè)試階段弄清楚這些參數(shù)如果不錄入行不行？試一試如果留著空白會(huì)是什么結(jié)果，錄入了又將是什么結(jié)果；數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結(jié)果，影響有多大。模擬測(cè)試千萬(wàn)不要遺留下很多"潛伏"的問(wèn)題到以后再去研究處理，否則，不僅延誤實(shí)施進(jìn)度，而且還會(huì)挫傷員工士氣。

2.實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行(二次開(kāi)發(fā)測(cè)試)

所謂的實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行，主要的目的是為了測(cè)試修訂后的系統(tǒng)，把經(jīng)營(yíng)管理中的實(shí)際數(shù)據(jù)輸人到系統(tǒng)中去，進(jìn)一步驗(yàn)證，直到確認(rèn)符合管理需求，可以放心地實(shí)際應(yīng)用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過(guò)程要有記錄。實(shí)戰(zhàn)性模擬的結(jié)果，必須得到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)主管的認(rèn)可；如果有沒(méi)有研究透徹的地方，需要及時(shí)補(bǔ)課，尋求可行的解決方案。最后，由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組召開(kāi)會(huì)議，通過(guò)演示，征求所有相關(guān)的業(yè)務(wù)人員的意見(jiàn)，取得基本一致同意以后，草擬按照新的業(yè)務(wù)流程制定的“工作規(guī)程和工作準(zhǔn)則”，作為切換實(shí)施的規(guī)范化依據(jù)。