工作流管理系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)可以分成：工作流控制數(shù)據(jù)，它是工作流執(zhí)行服務(wù)對其進行控制，用于處理過程或活動實例；相關(guān)數(shù)據(jù)，控制過程實例狀態(tài)轉(zhuǎn)換的條件，并決定相關(guān)的邏輯走向，可以被應(yīng)用所修改；應(yīng)用數(shù)據(jù)，是指由應(yīng)用程序操作的數(shù)據(jù)，反映的是具體業(yè)務(wù)的實際內(nèi)容信息，它是在整個流程中進行流動。實際上，前兩個數(shù)據(jù)是工作流管理系統(tǒng)中本身需要的數(shù)據(jù)，第三類數(shù)據(jù)是其他系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。在進行業(yè)務(wù)處理的過程中，能夠?qū)?A style="FONT-SIZE: 14px; COLOR: #0000ff; TEXT-DECORATION: none" href="http://www.galou.cn/InformationCenter/system.html" target=_blank>ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)在進行流程控制的過程中，通過一次性的數(shù)據(jù)輸入、流程的控制，到最后自動產(chǎn)生到具體的應(yīng)用系統(tǒng)，將會提高整個系統(tǒng)的最大效能；同時，ERP系統(tǒng)中的相關(guān)信息的訪問，將有助于一個過程實例的最終決策。因此，ERP應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠在工作流系統(tǒng)中被有效的訪問和更新，將是至關(guān)重要的。

5．其它應(yīng)用的調(diào)用

工作流管理系統(tǒng)在設(shè)計和實施中，都必須提供足夠的柔性，來滿足不同應(yīng)用的需要。在與不同的應(yīng)用系統(tǒng)進行交互時，要提供足夠的靈活性。可以建立應(yīng)用接口規(guī)范和提供標(biāo)準(zhǔn)的API函數(shù)在不同的系統(tǒng)間進行交互；可以建立靈活的調(diào)用通道，直接調(diào)用ERP系統(tǒng)中的應(yīng)用進行事務(wù)處理，這種調(diào)用可以在分布和異構(gòu)的系統(tǒng)間進行。

三、工作流技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)狀

工作流技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)過十幾年的努力，取得一定的結(jié)果。但在實際應(yīng)用中，應(yīng)用的企業(yè)還是較少，應(yīng)用的范圍窄，效果不理想。這里與產(chǎn)品的全面性、集成性有關(guān)，也有企業(yè)應(yīng)用的狀況有關(guān)，具體有以下幾點：

1．工作流底層環(huán)境的建立

工作流管理系統(tǒng)必須建立在底層通信的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)分布計算，這要額外付出經(jīng)費和精力進行構(gòu)筑，這是企業(yè)所不希望的，從而限制了在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用。

2．標(biāo)準(zhǔn)化程度差

不同的廠商所提供的工作流產(chǎn)品具有自己獨立的一套工作流模型、工作流定義語言、API函數(shù)。但難于在不同系統(tǒng)之間進行交互，集成的效果不理想，不能方便地在不同系統(tǒng)間進行應(yīng)用對像的重復(fù)利用和數(shù)據(jù)的方便交流。

3．系統(tǒng)的集成性不理想

工作流管理系統(tǒng)沒有達到真正地集成，還是在自己獨立地運行，處理一些行政上的簡單的流程業(yè)務(wù)，不能很好將OA、ERP、CRM、SCM等具體事務(wù)處理系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，達到數(shù)據(jù)錄入一次即可有效的目的。

4．實現(xiàn)的復(fù)雜性

實施一個完整的工作流管理系統(tǒng)，是一個復(fù)雜的過程，要了解其它應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)、進行流程處理分析、業(yè)務(wù)流程的改造、管理規(guī)程和操作規(guī)范建立等。并且還必須有不同軟件供應(yīng)商的全力配合，原因是企業(yè)不可能在短的時間內(nèi)了解所有系統(tǒng)的來龍去脈，并得以實現(xiàn)。

5．系統(tǒng)的安全性

系統(tǒng)中對于并發(fā)訪問和異常錯誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)非正常退出，如何恢復(fù)數(shù)據(jù)并保證數(shù)據(jù)的一致性還需要解決。

6．企業(yè)管理者的觀念改變

一個系統(tǒng)實施的好與壞，與企業(yè)的管理者有密切的關(guān)系。要改變手工管理中不合理的流程方式，充分借助計算機應(yīng)用系統(tǒng)來指導(dǎo)工作。設(shè)想一個管理者都不經(jīng)常進入企業(yè)的計算機應(yīng)用系統(tǒng)，那末，如何能夠使該系統(tǒng)發(fā)揮作用和提高管理水平。任何一個應(yīng)用系統(tǒng)實施成功標(biāo)記就是：成功=使用。

目前工作流技術(shù)的研究日益受到人們的重視，不僅有大學(xué)和研究機構(gòu)在開展多項研究、產(chǎn)品供應(yīng)商也在不斷地推出新的產(chǎn)品，來補充應(yīng)用中存在的不足。研究的主要問題包括三個方面：工作流的理論基礎(chǔ)，包括：體系、模型、語言、接口等；工作流實現(xiàn)技術(shù)，包括：性能、可靠性方面的研究；工作流技術(shù)的應(yīng)用，包括：實施方法、應(yīng)用集成等。