雞西礦業(yè)集團(tuán)供應(yīng)公司每年有3億多元的物資采購權(quán)，使其很自然地成為眾多供應(yīng)商關(guān)注的焦點。據(jù)雞西礦業(yè)集團(tuán)供應(yīng)公司現(xiàn)任經(jīng)理田連成回憶：當(dāng)時近千家各種背景的物資供應(yīng)公司通過各種渠道，將一批批有用無用、質(zhì)次價高的物資塞入局、礦兩級庫房，高達(dá)2.8億元的庫存物資利用率只有30%。當(dāng)時的供應(yīng)處名副其實的成了物流“漏斗”。在用友ERP軟件上線一年后，供應(yīng)公司發(fā)生了顯著的變化，計算機(jī)管理終于堵住了“人情風(fēng)”、“關(guān)系風(fēng)”。
ERP入主供應(yīng)公司
在過去的采購過程中，探頭抹帳、探頭付帳、過量采購、吃回扣的現(xiàn)象比比皆是。不僅占壓了大量的企業(yè)資金，也使企業(yè)效益大量流失。與此同時，企業(yè)的內(nèi)部管理也存在著嚴(yán)重的問題。財務(wù)上帳目十分混亂，多付帳、多抵帳的事情誰也搞不清楚。庫房里，亂領(lǐng)料、多領(lǐng)料的現(xiàn)象十分普遍。為改變這種局面，雞西礦業(yè)集團(tuán)對供應(yīng)處的領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行了調(diào)整，任命田連成出任供應(yīng)處代處長，對供應(yīng)處進(jìn)行全面整頓。
新領(lǐng)導(dǎo)班子對企業(yè)的管理制度進(jìn)行了大膽的改革，出臺了34個方面的規(guī)章制度，逐步健全企業(yè)內(nèi)部管理體系，使企業(yè)的管理基本上實現(xiàn)了規(guī)范化、制度化，并將供應(yīng)公司的信息化建設(shè)納入了日程。經(jīng)過反復(fù)斟酌，供應(yīng)公司選擇了用友的U8 ERP產(chǎn)品。為了保證項目成功，供應(yīng)公司黨委副書記渠敬海親自掛帥擔(dān)任項目經(jīng)理，直接負(fù)責(zé)項目的管理。
項目組僅僅用了一個半月的時間就完成了從13000余種物資的編碼到數(shù)據(jù)的錄入，從庫存物資的盤點到前后數(shù)據(jù)的核對、連接和各種票據(jù)的制作。經(jīng)過對企業(yè)員工的培訓(xùn)，大家熟練地掌握了軟件的程序和操作技巧。信息化終于如期進(jìn)入了正常應(yīng)用階段，從根本上結(jié)束了過去幾十年笨重、繁雜、手工操作不規(guī)范的歷史。
嚴(yán)格的物流管理見成效
通過信息化的實施，不僅提高了企業(yè)的管理水平，更使公司物資供應(yīng)管理方式發(fā)生了根本性的變化。首先，在價格控制上，數(shù)據(jù)庫設(shè)定了最高限價，高于最高限價的物資，計算機(jī)拒絕處理業(yè)務(wù)。在庫存管理上，給定了最高儲備量，高于最高儲備的物資，將無法入庫進(jìn)帳，各種人為因素在信息化和軟件系統(tǒng)面前都無計可施。
其次，網(wǎng)絡(luò)信息化把無數(shù)個信息“孤島”聯(lián)成了一個暢通的網(wǎng)絡(luò)，信息共享的自律行為取替了暗箱操作導(dǎo)致的投機(jī)行為。在員工處理日常業(yè)務(wù)中，對內(nèi)對外，都是一套程序，一套指令，依靠計算機(jī)無法更改的“邏輯”運算方式，按照程序化的“認(rèn)讀”、“確認(rèn)”、“拒絕”指令進(jìn)行操作，從而形成了與市場無縫對接的物流管理系統(tǒng)。
三是網(wǎng)絡(luò)信息化拓寬了企業(yè)的信息通道，擴(kuò)展了領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的思路。自2002年應(yīng)用以來，供應(yīng)公司信息中心每月都把所需物資的市場行情及時下載并傳輸?shù)礁鳂I(yè)務(wù)科室，使公司的采購人員隨時把握市場信息，始終掌握買方市場的主動權(quán)。例如：去年公司在網(wǎng)上得到鋼材、油脂、橡膠制品、有色金屬、各類配件的信息后，進(jìn)行分析、研究，確定了公司物資招標(biāo)會的時間，為企業(yè)降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益創(chuàng)造了有利條件。2002年底，集團(tuán)的噸煤材料費首次降到了22元，2003年第一季度，噸煤材料費又降到了20.27元，在全國同行業(yè)中達(dá)到了較低的水平。
此外，信息化實現(xiàn)了資源共享，節(jié)省了大量人力，提高了工作效率。全體員工可以抽出更多的時間強(qiáng)化培訓(xùn)，提高全員素質(zhì)；抽出更多的人力，去研究市場，搜集信息，為公開采購提供科學(xué)依據(jù)；抽出更多的精力去參與現(xiàn)場管理，為基層安全生產(chǎn)、供應(yīng)服務(wù)，去現(xiàn)場測定定額、考核成本、控制消耗。2003年以來，集團(tuán)公司各礦60%以上的定額下調(diào)，從而堵塞了管理供應(yīng)上丟失、浪費的漏洞，改變了過去只供不管的現(xiàn)象，解決了由過去幾個人管，變?yōu)楝F(xiàn)在的全員去管，達(dá)到了供管結(jié)合的目的。