(二)ERP問題分析1、決策問題在戰略規劃上,每個企業都應有一個長期的IT系統規劃,在此基礎上明確
ERP系統的實施范圍和內容,缺少IT支持的
ERP項目將隱含著巨大的風險。因此,在項目準備時,就應選擇好硬件和網絡方案,選擇好
ERP系統和評估咨詢伙伴。另一方面,應用
ERP不是一般意義上的企業信息化建設,也不應只看作一個簡單的計算機硬件、應用軟件和互聯網系統的建設,否則它的實施將缺乏戰略意義。應用
ERP須結合企業自身的特點,對
ERP項目進行需求分析,認真研究
ERP的作用、特點及其適用條件和范圍。在短缺經濟條件下,企業拼命爭技改、搶項目、搞基建、換設備,導致制造能力大量過剩,銷售和供應能力則很弱。
在決策問題中,特別應提到選擇
ERP軟件的問題。
首先,許多企業實施
ERP系統只因為別的企業也在運用。軟件選擇并不只是技術部門的事,必須要有業務人員和高級管理人員的參與。軟件選擇問題就源于企業沒有定義好自己的需求,也沒有恰當評估要選擇的
ERP系統,當兩者不能匹配時,問題就產生了。缺乏明確的實施期望和企業目標是導致
ERP實施失敗的根本原因。
其次,
ERP軟件本身也存在許多不足。國外的
ERP軟件較成熟,系統集成性好、穩定性強,容易滿足企業的需求程度,而國內的
ERP軟件則本土化些,較符合中國的會計制度。選擇必須要深思熟慮。
最后,
ERP系統還有一個客戶化的問題。各類企業的生產規模和類型各不相同,特別是中國企業和國外企業相比,企業管理機制不同,人員素質差別較大,國外的
ERP軟件對于中國企業就有一個國情、廠情的問題。企業的變化是絕對的,
ERP系統必須具備良好的柔性,能夠方便用戶二次開發,否則企業套上的就是一副枷鎖。在二次開發前,企業還要慎重考慮、認真分析,在修改軟件和改革企業現行管理制度上做出選擇。
由此可見,企業減少決策問題,就要明確企業的需求,明確管理要達到的目標,并看到實際管理中存在的問題;軟件選擇時要考慮系統的開放性及軟件對企業的適用程度,立足于企業當前和今后發展的需要;商品化軟件應有配備齊全的文檔資料,以滿足用戶化及二次開發的需求;選擇軟件時還要考慮供應商的信譽和實力,應有良好售后服務的支持;同時,企業原有資源在實施
ERP軟件時應能得到保護。
2、實施問題在
ERP系統的實施過程中會碰到各種問題,主要有實施隊伍的組織、成本控制、質量管理和結果評價問題。
首先,
ERP項目實施小組的成員應由具有豐富管理經驗的咨詢人員和企業中的管理人員、業務人員、技術人員組成,系統完全外包或僅由內部人員進行都會增加系統實施的風險。管理人員缺乏領導能力也是風險來源之一。在實施中協調各部門的工作、統籌安排所有參與人員、提高工作效率、避免扯皮現象則是降低問題的必要條件。
其次,要對實施成本進行控制。實施成本包括硬件費用、軟件費用、培訓費用、咨詢費用以及維護費用等。而總體如何合理安排費用,將成本控制在預算之內,降低成本,是企業要認真考慮的問題。
ERP項目的投資之大足以令CEO發慌,成本很難控制,并且企業往往會漏計其中的某些成本。第一,培訓費用是最難控制的預算項目,
ERP培訓費用的不變規則是培訓費用和時間將遠遠超過你的預期,幾乎每個員工都必須學會一套全新的流程,
ERP項目最重要的是強迫你在管理上做許多改變。如果培訓費用不到位,企業將在以后付出更高的成本。第二,
ERP與企業其它軟件連接的集成測試成本也會被遺漏,連接工作消耗的時間和費用會超出你的預期。第三,數據的轉換和分析也需花費大量的資金,原系統中的數據必須修正到與
ERP實施流程相匹配,數據更新將是一件繁重的工作,而且還需根據企業的需求進行分析。第四,咨詢費用將很昂貴,企業必須謹慎聘請咨詢顧問,并明確規定其應達到的咨詢目標。
最后,要對
ERP項目的實施質量和結果作出評價。評價實施效果時,要對照實施目標,運用客觀的評價標準和科學的評價方法,不能忽略任何環節。特別在項目流程中,應健全
ERP項目的管理體制和運作機制,采用
項目管理技術對實施過程進行控制和管理,科學實施計劃、明確階段成果、嚴格成果審核、通暢信息傳遞,兼顧控制和效率。
因此,科學的實施辦法和程序是降低實施問題的主要方面。實施
ERP項目時,要總體規劃、全面實施、模塊清晰、重點突破、有序進行;要設立專項機構,最高決策人員要參加到領導小組中,并具備足夠權威和協調能力以及豐富的管理經驗;對
ERP項目涉及的人員則要分別進行項目培訓,使管理技術和信息技術有機結合;系統用戶化之后,準備基礎數據進行模擬測試是不可或缺的一個環節;走出磨合期后,系統就可以切換運行了。
3、其他問題首先是安全問題。在安全管理上,普遍存在著不重視系統安全的現象。計算機系統存在被非法入侵的可能性風險。自然社會中則往往有意外事故或災難發生,如水災、火災等,這會給
ERP系統帶來毀滅性的打擊。面對這些風險,企業應有周到的準備,在一開始就建立遠程備份和恢復機制。
其次是外圍問題。企業選擇的
ERP系統如不符合政府法規或行業要求,會導致違規行為,問題由此發生;項目如不能按期完成,會導致股東、客戶及供應商的不滿,企業將承擔違約風險;當國內或世界經濟出現波動時,企業可能沒有足夠的資金來維持
ERP項目,這需要企業對國際形勢和世界經濟具備前瞻性的預測能力。