工作流的概念起源于生產組織和辦公自動化領域。他是針對日常工作中具有固定程序的活動而提出的一個概念。目的是通過將一個具體的工作分解成多個任務、角色，通過一定的規則和過程，約束這些任務的執行和監控，達到提高企業生產經營管理水平。在20世紀80年代中期發展起來的工作流技術為企業更好地實現經營目標提供了先進的手段。90年代隨著計算機和網絡技術的發展，該技術得到了快速地發展，特別是在生產制造業領域，結合先進的ERP應用系統得到較好地應用。

1．工作流的基本概念和定義

1993年工作流管理聯盟成立，制定了相關的系列標準，同時給出了工作流的定義是："工作流是一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，它根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間進行傳遞與執行"。當然，還有其他的一些定義，但基本上都說明"工作流是經營過程的一個計算機實現，而工作流管理系統則是這一實現的軟件環境"。

使用工作流來作為經營過程的實現技術，首先要求工作流系統能夠反映經營過程的如下幾個方面的問題：經營過程是什么（活動、任務）、怎么做（條件、規則）、由誰來做（組織、角色）、做的怎樣（監控）。

工作流管理系統的定義是："工作流管理系統是一個軟件系統，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行"。工作流系統不同于ERP系統。ERP系統是面向功能的事務處理系統，更大程度上要滿足企業的業務操作功能（帶有部分固定流程模式，靈活性欠缺），具體解決某個或某些領域的問題，提高事務處理的效率和水平；工作流管理系統的著眼點是面向市場、客戶，是在企業的整個業務層提高企業的業務處理水平，強化企業的市場意識。在工作流管理系統的支撐下，通過集成具體的業務應用軟件系統（ERP、CRM、SCM等），才能良好地完成對企業經營過程運行的支持，在更廣的范圍內，不同的時間跨度上做好企業的經營管理，提高企業的整體水平和競爭力。

2．工作流管理系統的體系結構

為了實現工作流技術的標準化和開放性，異構的工作流管理系統與其他應用系統之間的集成，工作流管理聯盟提出了工作流管理系統體系結構的參考模型，該模型中規范了功能組成部件和接口。

工作流管理系統主要內容分三部分。

軟件構件：完成相應功能的實現，包括流程過程定義，流程的發起、審批、監控、結束等。

系統控制數據：存儲本系統和其他系統進行邏輯處理、流程控制、規則、約束條件、狀態、結果等數據。

其他應用與應用數據：供工作流系統調用的外部應用和數據。

3．系統的軟件構件

通過分析，我們可以看到，工作流管理系統的軟件構件是實現工作流管理的基本構件，負責整個工作流管理的基本功能實現。它包括：工作流模型建立，工作流執行服務，客戶應用管理。

工作流模型建立：工作流模型描述了能夠由工作流執行服務、執行的過程所需要的所有信息，它是工作流管理系統的基礎。它可以利用第三方的建模工具，形象化建立流程模型，并通過接口關系，建立系統所需要的控制數據；也可以通過系統本身的流程定義，直接生成控制數據。在流程定義中，要包括：流程、活動、轉換條件、相關數據、角色、需要的應用等實體。

工作流執行服務：工作流執行服務是工作流管理系統的核心。它是企業經營過程的任務調度器。在過程建立完畢后，將由工作流執行服務進行全面管理、監控和調度具體的實例執行。包括：過程的實例化和執行、為過程和活動進行調度、與外部資源交互、處理相關數據。

客戶應用管理：是客戶操作具體任務和活動的管理模塊，負責工作流任務表中任務的分發管理。可以將一個工作流管理系統中的任務管理器提供給客戶；同時，也可以針對多個工作流產品或者是多個應用系統產品，編寫通用的任務管理器，進行系統的集成；