
不同類型的項目有不同類型的風險。ERP項目實施的風險同樣有其特殊性。以下對ERP項目實施過程中的風險管理措施做一簡要說明,一家之言,僅供參考。
1.ERP項目實施中的主要風險及應對措施
如前所述,“幾乎所有關于項目的計劃與信息都可能作為風險識別的依據,如項目進度及成本計劃、工作分解結構、項目組織結構、項目范圍、類似項目的歷史信息等。”在ERP項目的風險識別過程中,可以以項目計劃為線索,識別項目在各方面的風險。
實施過程中,應特別關注以下幾方面的風險:
1)項目范圍的風險
項目采購管理通常有三種合同方式,即:固定價或總價合同、成本報銷(加獎勵)合同、單價合同。通常不確定性越大、風險越大的項目,越趨向于采用靠后的合同方式。這也是國外及國內部分ERP供應商在實施服務中采用按人天提供服務并收取費用的原因。但采用這種方式,買方(即客戶)存在較大的風險,因此,國內很多客戶傾向于以固定價格訂立實施服務合同。而這種合同方式,則對于賣方(即顧問方)存在較大風險。在此前提下,若項目范圍定義不清晰,可能導致買賣雙方對項目范圍的認知產生分歧:賣方希望盡量縮小實施范圍,以最小的成本結束項目;而買方則希望將ERP系統的所有功能盡可能多的實施,以固定的價格獲得最大的收益。若雙方的分歧較大,不能達成一致,則必然會造成效率低下,相互扯皮。
因此,ERP項目合同中,應對項目的實施范圍做盡可能清晰的界定,切不可停留在“實施財務模塊”或是“實施應收、應付、總賬管理”之類的層面上。寧愿多花一些時間在項目實施前的范圍界定工作上,也不要在項目實施過程中,面對ERP繁多的功能,實施方與用戶方爭執不下,或被迫讓步,投入更大的精力于項目中,而導致項目不能按時完成。
2)項目進度的風險
關于ERP項目實施的周期,目前在宣傳上有強調“快速”的傾向。但ERP項目進度的控制絕非易事,不僅取決于顧問公司的能力,同時也在很大程度上受到客戶方對ERP期望值是否合理、對范圍控制是否有效、對項目投入(包括人員時間的投入和資金等的投入)是否足夠等方面的影響。
由神州數碼提供ERP系統并負責實施的昆山世同金屬,在較短時間內上線成功,原因之一就是易飛ERP實施小組完整成熟的導入機制及顧問人員卓越的素質,有效順利地協助了世同金屬的上線工作。從上線開始便有專業顧問負責整個導入實施的計劃,長期積累的行業知識及管理經驗也提升了整個ERP的運作水平,妥善處理了上線工作中的問題。用戶對項目分階段實施有強烈的認同,在第一階段僅強調對基本功能的實現,而將大量的工作留到上線后或持續改進過程中。
而實際操作中,并非所有用戶對ERP實施都有這種理解與認同,因此,在項目進度計劃時,一味在項目進度計劃時求快,甚或是刻意追求某個具有特殊意義的日期作為項目里程碑,將對項目進度控制造成很大壓力。
事實上,很多項目的失敗,正是起因于項目進度出現拖延,而導致項目團隊士氣低落,效率低下。因此,ERP項目實施的時間管理,需要充分考慮各種潛在因素,適當留有余地;任務分解詳細度適中,便于考核;在執行過程中,應強調項目按進度執行的重要性,在考慮任何問題時,都要將保持進度作為先決條件;同時,合理利用趕工及快速跟進等方法,充分利用資源。
3)項目人力資源的風險
人力資源是ERP項目實施過程中最為關鍵的資源。保證合適的人,以足夠的精力參與到項目中來,是項目成功實施的基本保證。
ERP項目實施中存在各種角色,對各種角色應具備的素質,我們在此不再贅述。要降低項目的人力資源風險,就要保證進入到項目中并承擔角色的各類項目干系人滿足項目要求。因此,實施雙方應對參與人員進行認真的評估,這種評估應該是雙方面的,不僅是用戶對咨詢顧問的評估,也應包括咨詢公司對參與項目的用戶方成員(在國內目前的環境下,主要是指關鍵用戶)的評估。同時,應保證項目人員對項目的投入程度。應將參與ERP項目人員的業績評估與ERP項目實施的狀況相關聯,明確ERP項目是在該階段項目相關人員最重要的本職工作;制定適當的獎懲措施;在企業中建立“一把手工程”的思想,層層“一把手”,即各級負責人針對ERP實施向下行使全權、對上擔負全責,將一把手從個體概念延伸到有機結合的群體概念。
4)對ERP認識不正確的風險
有的企業把ERP視為企業管理的靈丹妙藥,認為既然ERP“功能強大”,只要上了ERP,企業的所有問題便迎刃而解,或者以為企業的所有流程都可以納入到ERP中來;還有的人簡單的將ERP視為當前業務流程的電子化。
要防范或減輕這種風險,需要對用戶進行大量的培訓:ERP的由來,ERP的功能,實施ERP的目的與期望等等,盡可能在用戶產生“ERP不能滿足我的需求和期望”這種想法之前,讓用戶知道“現階段對ERP合理的需求期望是什么”。
2.ERP項目實施中的風險監控
可以采取以下措施對ERP項目實施中的風險進行監控,以防止危及項目成敗的風險發生。
1)建立并及時更新項目風險列表及風險排序。項目管理人員應隨時關注與關鍵風險相關因素的變化情況,及時決定何時、采用何種風險應對措施。
2)風險應對審計:隨時關注風險應對措施(規避、減輕、轉移)實施的效果,對殘余風險進行評估。
3)建立報告機制,及時將項目中存在的問題反映到項目經理或項目管理層。
4)定期召集項目干系人召開項目會議,對風險狀況進行評估,并通過各方面對項目實施的反應來發現新風險。
5)更新相關數據庫如風險識別檢查表,以利于今后類似項目的實施。
6)引入第三方咨詢,定期對項目進行質量檢查,以防范大的風險。
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