2.基礎工作的規范化準備

    （1）重視基礎數據整理與分析

    進入ERP時系統的基礎數據在系統正式運行后一般不得修改。案例企業應該協助軟件公司準備各類基礎數據，并協助檢核基礎數據的正確性、與前期錄入數據的一致性。財務初始數據包括會計科目表、會計科目初始數據；基礎資料包括企業運作過程中保持不變或者變化不大的數據。如部門、職員、供應商、客戶、倉庫、工件種類、量具種類、模具、特種設備目錄等信息。

    （2）建立零部件及產品分級管理數據庫

    案例企業應采用多級信息描述方法，按照一定的標準將部件歸類劃分，對不同部件變量及操作過程進行詳細描述。例如：可以把鍋爐零部件劃分為鋼管架類、爐膛類、受熱面類、水冷壁類、燃燒器類、調溫裝置類等一級類別。并進一步細化出二、三級類別。對自制原材料、外購件、半成品、產成品要設計合適的編碼，編碼應力求以最簡單的構成完成描述。既要唯一標示出對象，也不能使編碼過于復雜。由于該企業倉庫相關的采購單、訂單、工單等業務單據量較多，而操作人員有限，盡量采用數字序列組合而成的區間碼，以適應小鍵盤方便快速錄入的操作；整理現有編碼體系，取消一物多碼；增設半成品編碼，半成品的編碼必須與其所處的狀態結合起來。在設計編碼的同時，也要完善數據庫中的品名、存放地點、計量單位、使用部門、用途、規格、型號等其他文字型信息。

    （3）建立財務與供應鏈的協同關系

    案例企業應重視業務流程規范化，各業務部門要設立專門的數據處理崗位，協調數據輸入權屬，統一數據口徑與精度，避免數據的重復錄入和不一致。設計部要統一工藝術語、工作流定義，將CAD改動的物料信息及時更新到ERP系統中。并供采購、生產等其他部門使用；倉庫在出入庫業務流程中設置財務結算工作；購銷部負責維護供應商、客戶信息，設置應付、應收明細賬，并供財務等其他部門使用；財務部將工作重心由會計核算轉為會計管理。

    3.ERP使用人員的觀念與技術準備

    案例企業既要就分工變化及權限分配與相關人員進行及時而耐心溝通，避免無端猜測；也要詳細說明軟件不能完全滿足企業自身核算和管理的需求，客觀解析最終與企業預期效果存在差異的可能性。在項目推進過程中需要關注持續培訓和因崗施教，對領導側重于ERP理念培訓，對部門負責人及業務骨干側重于系統管理與維護培訓，對基層操作人員側重于計算機與網絡基礎和ERP基礎培訓。

    4.加強系統建設進度管理

    案例企業ERP建設周期最好不超過六個月，借助于Gantt chart。通過活動列表和時間刻度控制每一步驟的項目進度，建議通過每周例會對ERP建設專項工作組的工作完成情況以及分階段工作完畢后文檔資料的傳遞與保管情況進行檢查，并確定下周工作計劃。在系統上線后，還要保持三個月的試運行，最好選擇跨年期間，不能只做流程測試，需要原有信息系統與新系統的同步運行，雙軌運行必須同正式運行一樣要求。

    （三）系統后續維護管理階段

    1.完善內部控制制度，提升制度執行力

    案例企業既要修訂現有生產管理制度，還要由各主要部門共同制定ERP操作規程，對各類業務事項做出明確規定。例如：每一崗位根據權責分離和內部牽制原則設置相應人員和權限，使得系統模塊與崗位職責保持一致，針對賒銷回款難，設置往來款項預警級別；加強往來款項內部審計，重點關注長期未達賬，建立操作考核制度和全面檢查方案，增強系統使用者的責任心，杜絕人為錯誤，建立基于Web的安全管理機制，通過用戶口令控制不同操作員對不同數據對象的訪問權限，嚴格執行電子簽字認可制度。各部門終端用戶不得越權修改、刪除數據，在保證系統安全的前提下最大限度實現數據共享；定期檢查對系統的運行狀態和所有用戶的操作進行紀錄的上機日志。

    2.建立ERP應用績效評價體系

    案例企業有必要依據規劃初期所制定的目標建立ERP應用績效評價體系。積極開展項目評價工作，可以從利益相關者的貢獻、利益相關者的滿意度、戰略、流程、能力五個方面設計評價指標。指標體系要重點突出企業通過應用ERP后在管理方面有哪些改進、提高，通過定量計算、定性分析從不同角度科學地揭示ERP應用效果。