引言

    作為中國(guó)最大的房地產(chǎn)集團(tuán)之一，復(fù)地集團(tuán)在不斷拓展自己業(yè)務(wù)的過(guò)程中也遇到了新的問(wèn)題。以上海為本部，復(fù)地集團(tuán)在北京、南京等十多個(gè)城市都設(shè)立了子公司，公司規(guī)模的擴(kuò)大也給管理帶來(lái)了難度。于是在2006年底，他們針對(duì)公司的現(xiàn)狀，啟用了泛微公司的OA協(xié)同管理平臺(tái)。

    協(xié)同管理平臺(tái)——各地公司信息共享

    隨著復(fù)地集團(tuán)的業(yè)務(wù)拓展到全國(guó)，集團(tuán)原先使用的OA平臺(tái)的不足之處就開(kāi)始顯露出來(lái)了。復(fù)地集團(tuán)行政管理中心的信息技術(shù)高級(jí)經(jīng)理張毅介紹說(shuō)，一開(kāi)始總公司和各個(gè)子公司使用的OA平臺(tái)都是相互獨(dú)立的，數(shù)據(jù)庫(kù)也不相通。這樣各種信息資源在公司內(nèi)部的流通比較滯后，而且各個(gè)分公司之間的溝通、協(xié)調(diào)也不方便。更加讓人頭痛的是，這樣“各自為政”的工作方式影響了工作效率。例如南京分公司有一份合同需要上海總公司審批，因?yàn)閿?shù)據(jù)不互通的關(guān)系，無(wú)法采取電子辦公，就需要在郵寄合同上花費(fèi)大量的時(shí)間。

    面對(duì)這些問(wèn)題，復(fù)地集團(tuán)決定升級(jí)OA平臺(tái)。

    2006年底，公司采用了泛微軟件公司提供的OA協(xié)同管理平臺(tái)。在平臺(tái)上，他們建立了公司的內(nèi)部網(wǎng)站，一開(kāi)始的功能還比較簡(jiǎn)單，只是提供一些各地公司的新聞、聯(lián)通數(shù)據(jù)庫(kù)等。經(jīng)過(guò)不斷的改進(jìn)和修改，終于在2007年底形成了一個(gè)完善的管理平臺(tái)。
這個(gè)平臺(tái)是以公司內(nèi)部網(wǎng)站為主體的，總公司和各地分公司的員工都可以登陸這個(gè)網(wǎng)站，公司的一些最新的消息就在網(wǎng)站上發(fā)布。依托平臺(tái)，所有分公司都有自己的獨(dú)立網(wǎng)站，新建的項(xiàng)目也可以有自己的網(wǎng)站。當(dāng)然其最大的用途還是提供一個(gè)電子辦公平臺(tái)。

    協(xié)同管理平臺(tái)——讓工作流程一目了然

    這個(gè)平臺(tái)最大的好處就是集團(tuán)的工作會(huì)有完整的工作流表現(xiàn)出來(lái)。集團(tuán)的合同簽訂、款項(xiàng)支付、員工報(bào)銷(xiāo)等工作的每一個(gè)步驟都會(huì)在平臺(tái)上記錄下來(lái)。使用傳統(tǒng)的辦公方式，一個(gè)工作現(xiàn)在在哪個(gè)部門(mén)等待審批、具體進(jìn)度如何、要了解工作完成情況需要找誰(shuí)都是很難查詢(xún)的。而在這個(gè)平臺(tái)上，你可以很快查詢(xún)到工作的完成進(jìn)度和相關(guān)經(jīng)辦人員。

    協(xié)同管理平臺(tái)——合同流轉(zhuǎn)時(shí)間縮短一半

    表面上看起來(lái)，每一個(gè)步驟都需要在OA平臺(tái)上登記很是麻煩，但是恰恰相反，張毅認(rèn)為這很好地簡(jiǎn)化了工作。例如那些原本需要重重審批的工作，經(jīng)辦人員可能一不小心就忘記了哪一個(gè)步驟，現(xiàn)在在平臺(tái)上有對(duì)必經(jīng)步驟完成程度的記錄，就可以很好地杜絕這種情況。采取新的OA平臺(tái)之后，原本需要一周左右走流程的合同，現(xiàn)在只需要兩到三天就可以完成了。

    同時(shí)，分公司還會(huì)把每次承接項(xiàng)目的各種項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和資料匯編之后存進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣某地公司在承接一個(gè)新的建設(shè)項(xiàng)目的時(shí)候，可以直接在公司的數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)同類(lèi)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。這樣就增加了分公司之間的溝通，也把過(guò)去工作的經(jīng)驗(yàn)利用起來(lái)，提高工作的質(zhì)量。

    張毅介紹說(shuō)，他們的最終目的就是把多個(gè)系統(tǒng)都整合到這個(gè)平臺(tái)上來(lái)，目前集團(tuán)的CM系統(tǒng)（銷(xiāo)售和客服）已經(jīng)整合進(jìn)OA平臺(tái)，他們的下一個(gè)目標(biāo)是把財(cái)務(wù)系統(tǒng)也整合進(jìn)來(lái)，形成一平臺(tái)管理。

    “使用協(xié)同管理平臺(tái)并不會(huì)搶走某個(gè)員工的飯碗，而是取代一些本來(lái)繁瑣的工作，讓他們有時(shí)間和精力進(jìn)行那些更需要人手的工作，等于公司的員工數(shù)量沒(méi)有變動(dòng)，辦事效率卻增加了。”張毅總結(jié)說(shuō)。

    小結(jié)——一邊磨合一邊推廣

    任何一個(gè)新生事物的推出總有一個(gè)摸索的過(guò)程。復(fù)地的OA協(xié)同管理平臺(tái)同樣如此。

    推廣、建設(shè)這個(gè)平臺(tái)，前后使用了將近一年的時(shí)間。一開(kāi)始，不少員工表示不適應(yīng)。因?yàn)殡娮踊k公的原因，很多原先委托給文員做的工作都需要他們自己登陸公司的網(wǎng)站一步一步完成，很多人覺(jué)得這樣太繁瑣了。

    “畢竟人們還是比較習(xí)慣紙面辦公的。”張毅說(shuō)。
不過(guò)，阻力大不過(guò)決心。經(jīng)過(guò)一次次修改和宣傳，員工慢慢地體會(huì)到了現(xiàn)代化辦公的好處，終于使得管理平臺(tái)變成了無(wú)法離開(kāi)的工具。