作為社會經濟建設的基礎產業、先導產業，電信是其他行業信息化的通信技術保障，電信信息化對所有其他行業的信息化發展都有推動作用。在電信信息化的整體戰略框架中，檔案信息化作為企業信息資源管理的重要組成部分，肩負著為企業轉型和精確化管理提供信息支撐的重大責任。2003年1月，中國電信集團提出了電信企業檔案信息化的三年規劃，2005年全集團要實現省級電信公司和80%以上的地(市)電信分公司運用計算機管理檔案工作，逐步在省(區、市)范圍內實現計算機聯網查詢檔案信息，達到檔案資源共享。

    根據這一精神，2003年，在提升江蘇電信檔案工作水平和促進企業信息化進程總目標的指導下，江蘇電信與北京量子偉業時代信息技術有限公司(以下簡稱量子偉業)合作開發檔案管理系統，其主要目標有三：

    1.建立各類檔案數字信息資源庫，并對數據進行有效的組織和挖掘，為企業的生產、管理、決策提供準確、快速的服務。

    2.適用于全省電信檔案工作的檔案信息管理系統。實現整個檔案業務工作的流程化、自動化。

    3.在省公司本部、直屬單位、市、縣分公司范圍內實現資源共享和聯網查詢檔案信息。

    經過近四年的分步推進式建設，現已在江蘇省電信系統內建成省公司領導下覆蓋全省的電信檔案信息網絡，初步實現了實現檔案館(室)藏數字化、檔案業務管理流程化、檔案提供利用網絡化。

  一、創新的理念

    江蘇電信在全面梳理原有檔案工作的基礎上，吸納了一些先進的檔案管理理念。一方面，對檔案管理方法進行歷史性改革與創新，改變檔案傳統的按“卷”整理方式，推行新的按“ 件”整理方式并納入檔案管理系統進行流程化管理。重新編制了管理檔案、電子檔案、合同檔案、會計檔案、科技檔案、信用檔案等17 個檔案業務工作執行流程，以可操作的形式表現出來，把檔案工作流程進行固化和優化。通過檔案系統的實施，把各類檔案梳理在收集、整理、鑒定、利用、保管、統計、銷毀、編研等環節中并全部實行“ 按件管理”。同時，在系統中配合以中國電信企業檔案分類規則(一級、二級、三級類目),以達到細化檢索、深化利用的目的。另一方面，數字檔案館的設計參考了國際推薦的OAIS模型以及電子文件生命周期理論，實現了從電子文件生成、流轉、歸檔、利用到長期保管的全程閉環式管理流程。通過實現OA 等其它系統與檔案系統的無縫連接，使上游業務系統每年增量的電子文件材料自動歸檔，同時逐步完成對館( 室)藏重要、珍貴、利用率高的檔案進行數字化掃描的工作。然后，對歸檔數據進行有效的組織和挖掘，形成服務產品，為企業的生產、管理、決策提供高質量服務，解決了“前端收集”和“后端利用”兩個關鍵環節的管理難題。

  二、創新的思路

    在充分調研和論證的基礎上，在公司企業信息化建設的整體框架內，江蘇電信和量子偉業合作，于2003 年6 月、2004 年12 月分別進行了“江蘇電信公司本部檔案管理系統工程”和“江蘇電信檔案管理系統全省推廣工程”以及“基于OAIS框架下的數字檔案館”三期工程建設。整個系統采用省集中建設模式，基于企業內部網絡(DCN網絡)，將服務器平臺、數據集中存放在省公司，整個系統按檔案管理的流程，分為收集子系統、管理子系統和利用子系統。在檔案信息化建設過程中，我們堅持統一規劃，規范標準，突出重點，分步推進的原則。第一階段：省公司本部檔案管理系統建設試點階段(2003 年6 月至2004 年8 月)； 第二階段：地( 市)分公司檔案管理系統推廣階段(2004 年9 月至2005 年6 月)；第三階段：縣級公司檔案管理系統普及階段(2005 年6 月至2005 年8月)；第四階段：全省資源共享，聯網應用階段(2005年9月至11 月)。由于目標明確，管理科學，工程項目有序開展，確保了各個階段目標的順利實現。

    在制度建設方面，江蘇電信也相應了做了一些創新性的改革與完善。面對著信息化建設對檔案管理提出的新要求，結合企業檔案管理的工作實際，江蘇電信的檔案管理人員對傳統的規章制度進行全面梳理，分別在省、市、縣公司三個層面上，統一時間內要求在各網站上建立、完善《檔案館(室)工作標準》、《檔案人員四參加》等11 項檔案管理制度。制發了《江蘇電信企業檔案管理工作檢查標準》，以電信檔案管理年度檢查制度為依托，以系統內兩個“ 檔案協作組”為載體，通過制度管理和單位之間的互相交流，不僅強化了對所屬單位的指導、監督與考核，而且達到了取長補短、共同提高的目的，使全省系統檔案基礎業務建設取得了實質性進展。同時，對檔案信息化建設中引申出來的眾多舉措進行了全面規范，制定了《單位全宗卷管理辦法》、《電子檔案管理暫行辦法》、《歸檔科技項目文件整理辦法》等12 個配套管理辦法，有效地支撐了檔案信息系統的運行。