1、項目背景

    上海市電力公司市區供電公司是上海市電力公司所屬的大型企業，承擔著上海市中心城區531平方公里、253萬用戶的供電業務，用電客戶居全國第一。市區供電公司下轄滬東供電所、電纜輸配電公司等六家單位，另有近20個營業網點遍布上海市10多個區，彼此相距甚遠，每天都有大量的文件、報表、會議紀要等信息需要傳送和發布。
　　隨著計算機應用和網絡技術的飛速發展、國際一流供電企業形象的確立、以客為尊服務理念的不斷深入，公司認識到信息的快速搜集、處理和傳播將確定公司在市場環境中的競爭優勢，因此必須通過高科技手段來提高辦公的效率

  2、項目目標

    辦公自動化系統作為公司信息化建設的重要組成部分，采用先進的計算機、網絡技術、群件技術、多媒體技術等現代信息技術，構建覆蓋全公司的電子信息交互平臺。實現收文管理、發文管理、檔案管理、信訪管理、個人辦公、活動安排、會議管理、公共信息、報告管理、電子郵件、Internet服務等功能，實現辦公的電子化、無紙化、網絡化、資源化。

  3、應用平臺和軟件的選擇

    上海市電力公司市區供電公司在選擇應用平臺和辦公自動化系統時，首先在技術上考慮到將來的業務發展以及與其他應用系統的兼容性，要求具有強大的擴展性和可延續性。其次從系統的適用性和操作、設置管理的靈活方便等性能的角度，對辦公自動化的應用平臺和OA軟件進行全面的考察。
　　Lotus Domino/Notes R5是目前世界上最先進的群件平臺之一。該平臺能實現對非結構化信息進行良好的管理和共享，并且具有安全、健壯、可靠的通信基礎設備，內含強大的工作流軟件開發環境，并在其基礎上形成一系列成熟的應用產品。作為Lotus/IBM Internet/Intranet完整解決方案的核心產品，Lotus通過不斷豐富Domino與Notes的產品功能與性能，提高系統開放性、安全性、易用性、可管理性、伸縮性、開發能力以及與操作系統、各種數據系統的集成能力等等，提供用戶單一、集成型的基礎設施，即可以使用單一平臺型產品建立郵件、群件以及Intranet、Internet應用系統。并且Lotus R5能夠實現對HTML文件的訪問控制，完全符合國務院對政府郵件系統的要求。
　　同時，Lotus Domino系統具有良好的可擴展性，通過ODBC方式或者其它工具（如Lotus Enterprise Integrator等），可以實現Notes數據庫與其它關系型數據庫（IBM DB2 UDB、Oracle、SQL Server、Sybase等）的連接。從而為實現與將來其它應用系統相集成留下相應的接口
　　基于Lotus Domino/Notes平臺之上的開思OA系統，在功能、操作、適用性的強大優勢，公司在經過反復調研，考察和比較之后，最終選用了開思OA系統。

  4、應用實施

    上海市電力公司市區供電公司辦公自動化系統的應用，涉及市區供電公司本部和下屬6個基層的應用，用戶數達到 320多人。系統的實施分為二期：第一期是市區供電公司本部的實施運行，第二期是市區供電公司所轄單位推廣。
　　上海市電力公司市區供電公司的Domino系統中采用多個工作域的方式，即在系統中維護多個公用地址本。采用NT 服務器雙機備份采用兩臺IBM Netfinity 5600 機器，DOMINO及OA系統通過備份軟件實現軟備份。

  5、模塊應用

    系統設置
　　在應用系統的最初，要對系統進行初始化的設置，其中包括部門的設置、人員的注冊、常用數據庫的維護和一些常用文檔格式的設定。這些設定會牽涉到整個系統的運行。
　　個人事務處理
　　個人事務處理子系統是指個人日常辦公所涉及到的一些信息，包括日程安排、記事本、名片盒、電子郵件和個人資料模塊。
　　通用辦公業務處理子系統
　　主要包括一些日常辦公業務所涉及到的一些業務流程管理，如文檔流轉、文檔管理、督辦管理、會議管理和內勤管理等功能模塊。整個系統有全面的打印功能，可以根據實際需求打印出紙質的文件。
　　專用辦公業務處理子系統
　　專用辦公業務子系統主要是針對上海市電力公司市區供電公司特殊的辦公特點或者是針對上海市電力公司市區供電公司內部某些部門專用的辦公業務模塊。系統中包括領導活動安排、刊物編輯和信訪管理三個模塊。這部份工作主要從聯絡處開始，經過一層層的報批，最終形成工作計劃，按照計劃具體落實，并對各類工作計劃表作歸檔處理。根據各類工作安排，進行匯總，可以生成領導一周的工作安排的計劃表。本子系統的所有模塊都不是局限在聯絡處使用，其他各處室也可以使用該子系統，形成本處室內部的工作安排計劃表。

  6、應用效果

    通過系統應用，上海市電力公司市區供電公司感受到了辦公自動化系統帶來的輕松、方便和高效率。該系統覆蓋面廣，幾乎涉及到每個員工日常工作，很大程度改變了員工的工作方式，極大地提高了全局信息化水平和工作效率，同時提升了公司的服務質量和水平，營造起良好的企業形象，為實現全國一流的供電局的目標起到很大的推動作用。

  7、應用經驗

    辦公自動化系統的實施過程是一個"整體規劃、分步實施、不斷深入"的過程：主要節點包括1、系統安裝、調研和業務方案確定 2、系統修改、培訓 3、模擬運行、全面試用、功能測試驗收 4、局本部系統正式運行 5、全部機構的系統正式運行等。
　　建立一個項目小組至關重要：OA系統實施的成功，需要項目小組的不斷推進，鞏固每一階段所取得的成果，確保每一階段的工作落到實處。也就是所謂的"一把手"工程，由領導帶頭，貫徹落實。因此我們在實施之前就組建了一個項目小組，小組成員由上海研發中心的經驗豐富的項目經理、工程師和市區供電公司的管理領導層組成，負責整個項目的組織管理和相互協調，跟進整個項目的進程，負責系統的調研，流程的調整確認，培訓等工作。
　　項目文檔的重要性：在整個系統的實施過程當中，為確保實施的質量，在軟件的驗證與確認以及使用與維護等階段中需要編制軟件需求規格說明書、軟件設計說明書、軟件驗證與確認計劃、用戶文檔、項目實施計劃和項目實施總結等文檔。
　　健全的培訓方案是項目實用化的重要保障：雖然整個項目的實施構建了先進的電子平臺，但在實用化推廣過程當中，還是遇到不少的困難。由于系統覆蓋面廣，為了提高操作人員的計算機應用水平，公司組織了25次大規模培訓，涉及500余人次。

  8、下一步構想

    在公司辦公自動化強大的平臺支持下，我們先后又開發了企業論壇、標準規范等一系列文檔管理工具、與公司INTRANET實現無縫集成，構建了公司INTERNET網站，開通了INTERNET郵件系統等，使辦公自動化系統不僅能為領導決策提供廣泛的信息支持，作為企業公共信息發布的主要平臺，還使之成為全體員工信息溝通的主要手段。
　　下一步，我們打算進一步深化系統應用，以各個業務管理系統、決策支持系統為依托，構建企業知識管理框架。將企業數據進行有序的挖掘、整理和加工，并通過對分析、判斷、匯總得出有價值的知識。將存在于個人的頭腦中被獨占的知識，存在于公司的知識庫中，聚集企業的“記憶”。