河南省印刷物資總公司是河南省新聞出版局所屬企業，以經銷印刷用紙張、紙漿、機械、器材、油墨等物資為主要業務，面向印刷全行業和包裝、廣告裝璜等行業。公司下屬的分公司（業務處室）有8個、儲運處兩個、展銷中心一個，擁有倉儲面積4萬平米。先后獲得“河南省物資流通百強企業”第10名、“全國500家最大服務企業印刷物資業”第2名。

    公司的經營規模在最近幾年不斷擴大，公司的年銷售額從93年的1.2億元猛增到98年的5億元，經營的品種有上萬種，有業務往來的客戶達上萬家，每月開具的增值稅發票就有五千多份，形成了顯著的“小而多”的特點（即每筆業務的金額小，而品種多）。這就給企業的管理帶來一定的難度，如何實施高效的管理，如何掌握和控制企業的資金流、物流、信息流，成了企業面臨的一個新課題。要對這么多數據進行管理、進行核算，光靠手工作業肯定是無法完成的，只有借助計算機這種現代化工具。

    我公司從93年起就開始使用計算機進行進銷存業務管理和財務管理，但是各軟件是獨立運行的，沒有數據的共享與傳遞，沒有有效地利用這些寶貴的信息資源，并且軟件都是采用小型數據庫，執行效率低，無法實現數據的海量存儲。因此，公司在98年決定對原有的計算機軟硬件進行升級改造，在公司范圍內全面實施計算機管理，建立起以財務管理、業務管理為核心的企業內部網絡，使企業的管理和決策走向現代化、科學化。

    在網絡建設過程中，公司總經理親自掛帥，由總經理助理日常指揮，來協調各方面的工作，并且組織計算機、財務、業務、倉儲等各方面的人員參加制訂、論證整個方案，使系統能滿足各方面的使用要求，既考慮到整個系統的先進性和穩定性，又考慮到系統的實用性和經濟性。特別是在觀念上使大家認識到過去那種獨立軟件、資源獨占的運行方式所存在的弊端，讓大家都站在公司整體資源的角度來提出方案和要求。最終確定了以業務財務集成化管理為核心內容的方案。

    我們在建設這個業務財務集成化管理系統的過程中注意了以下幾個方面的問題：

  一、加強基礎工作，做好數據規范

    再先進的計算機網絡也只能是我們進行企業管理的工具，只能代替人們部分的工作。對于象我公司這樣的物流企業來說，財務管理和進銷存業務管理是最核心的系統，對基礎工作有著嚴格的要求。為了適應這些要求，我們參照《會計基礎工作規范》，結合計算機系統的特點，對我們的基礎工作進行了強化管理，制訂了完善的規章制度和崗位責任制，對每個崗位的職責所操作的內容、權限都加以明確。我們還制訂了各種代碼的編制方法，如“紙張代碼編制方法”、“往來單位代碼編制方法”等，盡量做到代碼統一。我們認為，制訂一套科學的編碼方法，對計算機在企業中的應用能起到促進作用。

  二、硬件、軟件一齊抓

    在網絡規劃和建設的過程中，我們是將管理系統作為一個整體來考慮的，避免出現重硬件、輕軟件的情況。因為再先進的硬件，若沒有合適的軟件支持，也無法發揮它的作用。企業進行網絡建設是要看使用效果的，看能否滿足各方面的使用要求，而不是看方案的先進性和硬件的先進程度，因此，我們在規劃網絡的時候，就比較了多個軟件，通過多方對比，最終選定了安易2000ERP系列軟件。在選定了軟件以后，再進行硬件的采購。

  三、歷史數據的轉換

    由于我公司在93年就開始部分應用了計算機管理，當時基本上都是采用DOS下的Foxbas系列數據。在新的系統運行以后，老的軟件肯定要被淘汰，但是老的系統中存儲的幾年來的大量數據，若要被放棄就太可惜了。因此我們決定必需將老軟件中的數據轉換過來，但是老的軟件與新的軟件所使用的數據庫不一樣，數據結構差別很大，轉換工作有很大難度。因此我們在選定了軟件以后，就和軟件開發商聯系數據的轉換問題，并且得到了開發商的大力支持，雙方積極合作，克服重重困難，最終將數據完整地轉換到新的系統中來。這樣不僅使新老軟件能順利地過渡，也使我們的領導查詢系統中有現成的歷史數據，領導在進行決策時就有了更可靠的參考依據。