中國人民銀行的檔案文件是人民銀行和國家的寶貴財富，它是中國人民銀行工作活動的歷史記錄，反映人民銀行貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策的情況，也反映人民銀行在不同時期的歷史面貌，是進行日常工作、經(jīng)驗總結(jié)、金融研究的依據(jù)和必要條件。以前，中國人民銀行檔案歸檔的文件材料一直采用紙介質(zhì)，管理及查尋這些信息非常耗時且容易發(fā)生人為錯誤。自從使用了基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)后，情況就完全不同了：中國人民銀行各項工作中形成的應(yīng)歸檔保存的發(fā)文文件材料可以自動轉(zhuǎn)為PDF文件，并及時歸入檔案庫，全行各部門辦公人員能夠隨時查詢和閱讀最新的檔案文件。有效地提高了查尋檔案的運作效率，業(yè)務(wù)運作的安全性和準確性得到了顯著的提升。
　　
　　中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)建立了統(tǒng)一的檔案文件數(shù)據(jù)庫，集中保存中國人民銀行總行黨、政、工、團等在各項工作中形成的應(yīng)歸檔保存的發(fā)文文件材料，包含了自1948年至今的全部歷史檔案，共10萬余份檔案文件，達96萬頁。電子檔案系統(tǒng)支持BS和CS兩種模式，為辦公廳檔案處管理人員提供文件分類組織、編制和打印檔案目錄、權(quán)限分配及歷史檔案管理等強大管理功能。系統(tǒng)提供網(wǎng)絡(luò)瀏覽器查詢界面，支持文件編號、文件標題、責任者、主送單位、主題詞和文件日期關(guān)鍵字等多種組合查詢方式，能夠讓全行各級領(lǐng)導(dǎo)、工作人員方便快捷地查閱檔案文件。
　　
　　PDF加快了文件歸檔速度

　　中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式管理檔案。以前，中國人民銀行總行每年的檔案整理工作于第二年的1-3月份進行，檔案管理人員要從眾多的機關(guān)部門收集檔案資料，然后進行手工的編輯、分類、存檔等工作。不但工作強度大，而且容易發(fā)生人為錯誤；文件歸檔周期過長，降低了檔案利用的時效性，直接影響各部門的工作效率和質(zhì)量。在應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)后，各種文件入庫工作變得非常簡單，所有PDF格式的新檔案都做到了即有即入、及時快捷，大大減輕了檔案管理人員的工作量。
　　
　　中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)基于J2EE體系結(jié)構(gòu)，能夠通過局域網(wǎng)與公文傳輸系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接，所有文件能夠自動轉(zhuǎn)換為Adobe PDF格式并自動加密，之后會及時歸入檔案庫，令全行各部門辦公人員能夠隨時查詢和閱讀最新的檔案文件。系統(tǒng)架構(gòu)如圖所示：
　　
　　隨時訪問　提高效率

　　中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)改變了行政辦公事務(wù)中傳統(tǒng)的檔案借閱方式。以往，在需要調(diào)閱檔案文件時，借閱人員必須親自到檔案室，向檔案管理人員提出申請，并提供所需資料的主題和范圍,管理人員則使用檔案目錄進行人工檢索，最后將查詢到的相關(guān)檔案文件從資料庫里搬出提供給借閱人。如果借閱人發(fā)現(xiàn)檢索出的資料并不符合自己的要求，那么，檔案管理人員要再次重復(fù)上述工作，直到找到借閱人實際需要的檔案。這樣的重復(fù)工作有時還要進行多次，極大地浪費了辦公人員的時間和精力。人民銀行檔案管理工作人員表示：基于紙張的系統(tǒng)意味著昂貴的保管設(shè)施，易丟失和歸錯的文檔，對于兩個或更多的人同時瀏覽同一份文檔更是無能為力。

　　在應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)后，各部門的辦公人員可以在Windows、Macintosh或UNIX等不同平臺上登錄機關(guān)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，進入電子檔案系統(tǒng)后，利用下載的免費Adobe Reader軟件就可查詢和瀏覽自己所需的Adobe PDF格式檔案文件。Adobe PDF格式能夠保留原文檔包括字符、字體、版式和色彩在內(nèi)的全部信息，并且文件瀏覽不會受到操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、應(yīng)用程序版本及字體的限制，這是檔案文檔必不可少的條件，而且由于文檔所占存儲空間較小使得網(wǎng)上下載的速度非常快。
　　
　　系統(tǒng)為查詢?nèi)藛T提供了靈活多樣的檢索方式，同時系統(tǒng)還根據(jù)不同人員的所屬部門和職務(wù)設(shè)置了不同的電子檔案查閱范圍與權(quán)限。如果希望查看更多自己權(quán)限范圍外的檔案，系統(tǒng)還會自動提醒用戶進行申請，在獲得批準后，才能進行查閱，有效防止檔案文件網(wǎng)上泄密。使用電子化管理讓整個檔案查詢、文件閱覽工作都變得簡單方便，大大提高了辦公效率。
　　
　　與人行LDAP系統(tǒng)緊密集成

　　利用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)了對文件的集中統(tǒng)一管理，避免分散保存，確保檔案完整、準確和有效利用。電子檔案系統(tǒng)與人行內(nèi)部的LDAP系統(tǒng)的有效集成，實現(xiàn)了單點登錄和目錄同步。系統(tǒng)實施統(tǒng)一的文檔格式標準PDF，擴大了電子檔案的共享范圍，充分保證檔案的安全、保密性。通過采用已成為全球電子文檔分發(fā)的事實工業(yè)標準PDF，系統(tǒng)輕松實現(xiàn)與國內(nèi)單位和國際組織的文件交換。通過加密PDF文件，實現(xiàn)對上網(wǎng)發(fā)布的檔案文件進行防打印、防下載和防刪改等技術(shù)性保護處理，防止泄密、侵權(quán)或信息內(nèi)容被刪改的發(fā)生。系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口規(guī)范，為與公文傳輸系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等其它應(yīng)用系統(tǒng)的高度集成奠定了堅實的基礎(chǔ)，極大提高各類文件歸檔的實時性。
　　
　　中國人民銀行之所以選用Adobe PDF作為其電子檔案文檔的標準，是因為PDF已經(jīng)成為在線文件傳遞的標準，以及免費Adobe Reader軟件的普及。中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)的建立也帶來明顯的經(jīng)濟效益。如果沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理方式，總行每年檔案借閱達2600人次，被借閱文件共達26500頁，其中大部分的文件被借閱人復(fù)印作為資料。使用電子檔案后，就復(fù)印設(shè)備損耗和復(fù)印紙兩項可每年節(jié)省數(shù)萬元，而人力和時間的節(jié)約更是用金錢無法衡量的。
　　
　　作為中央銀行，人民銀行堅持采用先進的信息技術(shù)，深入推動本單位信息化建設(shè)的進程。電子檔案系統(tǒng)加強了中國人民銀行文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在人民銀行工作中的重要作用。