背景資料
　　杭州市檔案館有兩個(gè)檔案來(lái)源：一是市直機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體及其直屬單位、市屬企事業(yè)單位的檔案；一個(gè)是從各單位以及社會(huì)上征集的檔案。杭州市檔案局對(duì)檔案的處理程序是這樣的：接收檔案時(shí)將檢查檔案確認(rèn)無(wú)誤后并填寫(xiě)移交接收單—專業(yè)檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)接收下來(lái)的檔案進(jìn)行整理—相關(guān)業(yè)務(wù)人員再行檢查無(wú)誤后歸檔入庫(kù)保管。
　　選擇產(chǎn)品
　　檔案館原先的查詢方式以條目查找為主，能實(shí)現(xiàn)全文查找的還非常少，但條目檢索有很大的局限性，很多時(shí)候文件的標(biāo)題中不可能涵蓋所有重要的內(nèi)容。因此，實(shí)現(xiàn)全文檢索就成為杭州市檔案館網(wǎng)上圖書(shū)館的重要目標(biāo)。而且用條目進(jìn)行檔案管理的話，條目就必然要求分的很細(xì)，基本上要求4級(jí)條目，比如法律大條目的檔案下要分清楚各門(mén)類的法律，而利用計(jì)算機(jī)管理的話就可以進(jìn)行大流水作業(yè)，只需要?dú)w到一個(gè)法律的類號(hào)就可以了。
　　不僅僅是信息不全，手工查詢的流程也比較繁瑣，查詢者先要查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號(hào)信息查到檔案在庫(kù)房的存放地址，然后通知庫(kù)房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來(lái)了困難，而且在這個(gè)過(guò)程中，查詢的途徑不夠全、查全率低、查準(zhǔn)率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無(wú)法找到所需的資料，難以充分的利用檔案資源向政府機(jī)關(guān)部門(mén)和公眾提供良好的服務(wù)。
　　而且檔案的數(shù)字化工作本身的程度也并不成熟，杭州市檔案局（館）館藏檔案以紙張的存儲(chǔ)介質(zhì)為主（25萬(wàn)卷×100頁(yè)=2500萬(wàn)頁(yè)），輔助的存儲(chǔ)介質(zhì)有磁帶（錄音帶（98盒）、影像帶（400卷合規(guī)格有3/4和1/2）），黑白照片、彩色照片（10000張）和部分電子文檔資料，主要的管理檢索模式仍以手工進(jìn)行。由于大部分的館藏的存儲(chǔ)介質(zhì)是紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件不僅難以永久保存和備份，極易受到外界的環(huán)境的損壞，而且占用的大量空間，隨著數(shù)量的不斷增加，倉(cāng)儲(chǔ)的費(fèi)用和管理成本不斷增加。因此，在建設(shè)網(wǎng)上檔案館的同時(shí)，檔案的數(shù)字化工作也要加快步伐。2003年11月4日，杭州信雅達(dá)股份有限公司與杭州市檔案局正式簽約合作，共同構(gòu)建一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代化網(wǎng)上數(shù)字檔案館。
　　技術(shù)資料
　　網(wǎng)上檔案館應(yīng)用平臺(tái)采用IBM Content Manager內(nèi)容管理平臺(tái)，作為整個(gè)系統(tǒng)的存儲(chǔ)、管理和發(fā)布的中心，該系統(tǒng)平臺(tái)提供了對(duì)大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)檢索的解決方案，提供了很好的權(quán)限管理機(jī)制，能夠方便、快捷地存儲(chǔ)、管理、檢索和發(fā)布檔案館檔案數(shù)字化后的影像文件、音頻視頻流媒體文件等。
　　系統(tǒng)架構(gòu)
　　檔案數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)系統(tǒng)采用J2EE體系，應(yīng)用模塊都采用組件方式實(shí)現(xiàn)B/S模式的操作。實(shí)現(xiàn)“應(yīng)用層——服務(wù)層——存儲(chǔ)層”的三層架構(gòu)，通過(guò)構(gòu)建內(nèi)容管理服務(wù)層，以XML數(shù)據(jù)格式為網(wǎng)上檔案館主系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式，在工作流引擎的支持下，接受系統(tǒng)客戶端或其他系統(tǒng)的進(jìn)行雙向交互，通過(guò)WebSphere中間件等中間層訪問(wèn)Content Manager底層存儲(chǔ)系統(tǒng)，進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理。
　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用Lotus Domino 作為系統(tǒng)服務(wù)器軟件，隨著時(shí)間的推移，Lotus Domino上的數(shù)據(jù)量逐漸增加，可以將Lotus中的部分占據(jù)空間的數(shù)據(jù)，如影像文件、壓縮文件等通過(guò)CommonStore for Lotus存儲(chǔ)到內(nèi)容管理平臺(tái)中進(jìn)行備份和歸檔，從而節(jié)省Lotus Server 上的存儲(chǔ)空間，提高Lotus Server的響應(yīng)效率。
　　檔案數(shù)字化系統(tǒng)形成的計(jì)算機(jī)文檔，通過(guò)接口存儲(chǔ)到IBM 內(nèi)容管理平臺(tái)中進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。
　　各系統(tǒng)通過(guò)EIP Toolkit可以檢索訪問(wèn)IBM Content Manager內(nèi)容存儲(chǔ)平臺(tái)中存儲(chǔ)的各種數(shù)據(jù)，其中視頻和音頻文件可以通過(guò)IBM Video Charge以流媒體形式提供，在檢索下載的同時(shí)提過(guò)對(duì)視頻和音頻的調(diào)閱、查看。
　　通過(guò)IBM 中文語(yǔ)言檢索引擎CLS為整個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)提供了豐富的文本處理功能，包括文本分析、全文檢索和語(yǔ)言檢索等。
　　應(yīng)用效果
　　(1)紙質(zhì)檔案方面的應(yīng)用效果：系統(tǒng)應(yīng)用后，對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描加工成影像，目前已經(jīng)對(duì)中共杭州市委（辦公室）、杭州市人民政府（市府辦）、杭州市園文局（市園林管理局）共3個(gè)全宗的7000多卷案卷進(jìn)行了數(shù)字化影像加工，完成了近700000頁(yè)的影像加工。對(duì)這些檔案的使用，可直接在網(wǎng)上進(jìn)行操作，不用調(diào)實(shí)際紙質(zhì)案卷進(jìn)行查閱，大大縮減了外來(lái)利用者的查詢時(shí)間，既方便了外來(lái)利用者，又提高了工作人員的工作效率。舉例來(lái)說(shuō)，使用本系統(tǒng)之前，查閱一份案卷，要經(jīng)過(guò)“紙質(zhì)目錄查詢->得到紙質(zhì)檔案的所在地址->接待人員遞交所需檔案清單->庫(kù)房人員調(diào)出檔案->接待人員登記檔案->利用者使用->接待人員索回檔案->庫(kù)房人員入庫(kù)”這樣一個(gè)繁瑣的流程，利用者不方便，管理上也不方便，還可能對(duì)紙質(zhì)檔案原件造成破損。使用本系統(tǒng)后，只需要經(jīng)過(guò)“接待人員登記利用者->利用者登錄系統(tǒng)直接查閱影像”這樣簡(jiǎn)單的兩個(gè)步驟，就能基本上滿足利用者的查閱檔案的需求，大大減少了業(yè)務(wù)流程。兩者相比較，前者查閱到一份檔案并進(jìn)行實(shí)物查詢需要半天左右時(shí)間，而后者只需要10分鐘。這是幾個(gè)數(shù)量級(jí)上的效率提升！
　　(2)局內(nèi)辦公方面的應(yīng)用效果：杭州市檔案局在實(shí)施本系統(tǒng)之前，并沒(méi)有自己的辦公自動(dòng)化和業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)，工作人員的各項(xiàng)工作，基本上都是自己在紙張上記錄臺(tái)帳，或者在計(jì)算機(jī)里面以個(gè)人Word文檔、Excel表格的形式對(duì)工作內(nèi)容、工作成果進(jìn)行記錄。各個(gè)處室領(lǐng)導(dǎo)、局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己處室的工作人員、局內(nèi)工作人員的工作情況、工作內(nèi)容和工作成果不能即時(shí)得到；局內(nèi)各工作人員的交流也不方便。本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化和業(yè)務(wù)處理的統(tǒng)一，各工作人員可在自己的崗位上按部就班的操作，各實(shí)際工作內(nèi)容、成果都能及時(shí)反饋到處室領(lǐng)導(dǎo)、局領(lǐng)導(dǎo)手中；同事之間也可利用本系統(tǒng)進(jìn)行溝通交流，這就能大大促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的決斷。舉例來(lái)說(shuō)，使用本系統(tǒng)之前，辦公室在收到市政府的發(fā)文后，需要將發(fā)文打印多份，然后相關(guān)處室進(jìn)行傳閱，一份文件各相關(guān)人員傳閱簽字完畢，需要半天左右的時(shí)間。使用本系統(tǒng)之后，辦公室收到市政府的發(fā)文后，只需要在公文處理中進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，各相關(guān)人員能同時(shí)及時(shí)收到發(fā)文并查閱簽字，一份文件傳閱簽字完畢，只需要半小時(shí)左右。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)可在即時(shí)查閱到工作人員是否已經(jīng)查看過(guò)發(fā)文。
　?。?)政務(wù)外網(wǎng)中利用方面的應(yīng)用效果：本系統(tǒng)目前已經(jīng)完成在政務(wù)外網(wǎng)中，利用公務(wù)員郵箱進(jìn)行統(tǒng)一登錄的功能，使用公務(wù)員郵箱，各部委局辦工作人員，只要使用自己的公務(wù)員郵箱用戶名和密碼進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄，就擁有查閱檔案的權(quán)限，而其中的指定用戶，還可在網(wǎng)上進(jìn)行年檢工作，方便了各部委局辦對(duì)所需要檔案的查閱需求，方便了年檢數(shù)據(jù)的網(wǎng)上遞交和檢查，各相關(guān)單位整體工作的效能又上了一個(gè)新臺(tái)階。
　　對(duì)本系統(tǒng)建設(shè)的簡(jiǎn)要自評(píng)
　　(1)系統(tǒng)采用IBM CM：其具有專利技術(shù)的三角形架構(gòu)，符合J2EE 標(biāo)準(zhǔn)，極具擴(kuò)展性、安全性和穩(wěn)定性；其面向?qū)ο蟮奈锢頂?shù)據(jù)模型，能有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)海量多媒體大對(duì)象等數(shù)據(jù)的管理；IBM CM 應(yīng)用到檔案領(lǐng)域在國(guó)內(nèi)還是首次。
　　(2) 豐富的檢索方式：系統(tǒng)支持參量檢索、全文檢索、圖像檢索、音頻和視頻檢索等。其中的全文檢索，能針對(duì)圖像識(shí)別后的全文進(jìn)行智能檢索，以最快捷的方式來(lái)滿足用戶檢索需求。
　　(3) 提供對(duì)各種格式的檔案、資料、現(xiàn)行文件等進(jìn)行采集、管理、利用，能滿足目前檔案局的檔案管理要求，并可在此基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)充。
　　(4)提供網(wǎng)上年檢的一整套解決方案，各個(gè)下屬部委機(jī)關(guān)在網(wǎng)上就可以進(jìn)行年檢工作。年檢工作在網(wǎng)上即可實(shí)現(xiàn)，在國(guó)內(nèi)還是首次。
　　(5)將辦公自動(dòng)化與業(yè)務(wù)處理融為一體，既滿足了平時(shí)的辦公需求，又滿足了檔案專門(mén)業(yè)務(wù)的處理需求。業(yè)務(wù)處理與辦公自動(dòng)化無(wú)縫結(jié)合，在國(guó)內(nèi)也是不多見(jiàn)的。