江陰啟新是一家以針織胚布加工為主的港資公司，創(chuàng)建于2003年，公司坐落在紡織工業(yè)發(fā)達(dá)的江陰經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)內(nèi)。它屬于傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型紡織企業(yè)，公司的信息化水平受行業(yè)限制，大大落后于其他企業(yè)。雖然企業(yè)自主定制了ERP管理系統(tǒng)，但由于公司許多員工自身知識(shí)水平的局限，造成ERP的系統(tǒng)運(yùn)行沒有達(dá)到預(yù)期的效果;同時(shí)，由于內(nèi)部網(wǎng)內(nèi)沒有一個(gè)先進(jìn)的信息發(fā)布平臺(tái)，有的只是一個(gè)文件服務(wù)器，部門之間交換文件只能到文件服務(wù)器上翻找，所以實(shí)際操作十分復(fù)雜，為日常工作帶來了許多不便。為了改善這種局面，江陰啟新決定選用一款OA系統(tǒng)，在公司內(nèi)部搭建一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)。經(jīng)過多方面的考察與甄選，江陰啟新公司最后決定選用大連新思創(chuàng)的OA系統(tǒng)。

　　從功能的實(shí)用性、全面性、可操作性考慮，從企業(yè)信息化的實(shí)際情況出發(fā)，我們初步選擇了大連新思創(chuàng)OA3000系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)實(shí)施根據(jù)在試用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和江陰啟新的實(shí)際情況，新思創(chuàng)OA在原有系統(tǒng)基礎(chǔ)上，又做了定制修改，包括：

　　1、文件發(fā)送的規(guī)范由于OA系統(tǒng)有集團(tuán)其他分公司的用戶存在，基于工作的方便性，要過濾掉與分公司用戶無關(guān)的信息，所以發(fā)送消息、文件、網(wǎng)上填報(bào)中，把發(fā)送類別中的\"全體員工\"去掉，以免許多員工為了省事而直接選擇全體員工了事，而不管接收者是否需要該信息，往往引起很多人的抱怨。

　　原來未實(shí)施OA系統(tǒng)時(shí)，發(fā)送文件或做通知的部門，有專人到各部門分發(fā)，不會(huì)存在這種問題。現(xiàn)在有了OA系統(tǒng)之后，點(diǎn)擊"發(fā)送"就認(rèn)為自己的工作就完成了，而沒有去關(guān)心接收對(duì)象是否收到、是否看到等追蹤后續(xù)工作。如此一來，就有員工抱怨了，再遇到這種情況也是以牙還牙，都這樣做便不利于工作的開展。所以，經(jīng)過商量，決定取消"全體員工"發(fā)送類別，相應(yīng)地在通訊組里邊建立便于工作的通訊組替代之。經(jīng)過觀察和了解，員工觀念得到了相當(dāng)大的改變。

　　2、消息、文件的快速刪除在剛剛試用OA系統(tǒng)的時(shí)候，如果發(fā)現(xiàn)不需要的文件員工必須逐一才能刪除，由于操作復(fù)雜、麻煩，很多員工都不予處理，日積月累，積攢了不少的垃圾郵件。根據(jù)我們的需求，增加了全部刪除、隨即刪除、復(fù)選等多種功能，簡化了刪除工作，大大方便了我們。

　　3、網(wǎng)上填報(bào)江陰啟新公司是利用發(fā)送通知、通告、投訴等不允許接收者修改的信息，可以加蓋電子公章和簽名等，感覺比較方便而且顯得莊重嚴(yán)肅。但是在正式使用中發(fā)現(xiàn)某些部門經(jīng)常用到填報(bào)而且內(nèi)容大致類似，主題相同，接收對(duì)象相同，于是就提出了需求。在進(jìn)行一番考慮之后，在網(wǎng)上填報(bào)功能中添加了“多個(gè)發(fā)送組”和“轉(zhuǎn)發(fā)”等功能。

　　4、手機(jī)短信隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，系統(tǒng)中又添加了短信功能，并且在OA系統(tǒng)中增加了“通訊錄”、“識(shí)別亂碼”等功能，提高了公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。

　　5、郵件由于本公司之前郵件的服務(wù)器接收協(xié)議為IMAP，沒有開通pop3協(xié)議，而現(xiàn)有系統(tǒng)只支持pop3協(xié)議，目前為止沒有大規(guī)模使用此功能。

　　6、"我的辦公桌"中其他的功能對(duì)于工作日記、工作計(jì)劃等功能，由于管理仍屬粗放式，我公司基本還未啟用。因此，功能上未做更改。

　　7、工作流轉(zhuǎn)在工作流轉(zhuǎn)中添加了消息提醒機(jī)制，完成了申請(qǐng)者查詢申請(qǐng)文件是否被篡改的"痕跡顯示痕跡隱藏"功能，而且在申請(qǐng)者發(fā)送的文件中有明顯錯(cuò)誤時(shí)，后面的接收者可以在"自定義"中發(fā)回讓其重新填寫或者對(duì)無效申請(qǐng)做撤銷處理，如果最后完成環(huán)節(jié)的人員認(rèn)為其后仍需審閱，那么他可以在其后邊再添加節(jié)點(diǎn)人員。

　　8、網(wǎng)絡(luò)硬盤隨著公司的日常業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)向OA系統(tǒng)，硬盤中的文件將不斷增多，文件目錄層級(jí)的增多讓查詢?nèi)藛T不堪忍受查找之辛苦，因此設(shè)計(jì)了按照目錄來查詢的功能。同時(shí)，新思創(chuàng)OA還為江陰啟新添加了"管理人員"功能，擁有硬盤目錄管理，并且擁有這個(gè)權(quán)限的人員就可以對(duì)任何人建立的目錄進(jìn)行管理(包括目錄名稱的改變、上傳人的編輯、訪問本目錄人員的改變等等)。

　　9、規(guī)章制度規(guī)章制度模塊基本上與網(wǎng)絡(luò)硬盤的管理類似，只不過這些制度絕大部分每個(gè)員工都可以訪問。對(duì)于規(guī)章制度目錄和文檔的管理，也面臨著與"網(wǎng)絡(luò)硬盤管理"同樣的問題。但作為公司的制度，要統(tǒng)一進(jìn)行歸類整理，所以新思創(chuàng)OA的處理方法是：建立"檔案員"帳戶，由其建立規(guī)章制度的目錄，并歸類整理，統(tǒng)一格式進(jìn)行上傳!

　　10、交流管理為了便于員工之間的交流，增加了論壇功能。通過這個(gè)渠道可以發(fā)現(xiàn)更多優(yōu)秀人才，而且可以豐富公司的文化。

　　11、會(huì)議管理隨著公司事務(wù)和各部門溝通的增加，公司會(huì)議室也需要有序安排，以避免時(shí)間沖突。為了有效管理會(huì)議室，決定啟用新思創(chuàng)OA系統(tǒng)中的會(huì)議管理功能模塊。同時(shí)，新思創(chuàng)還在此模塊中增加了會(huì)議室管理員等功能，方便會(huì)議室的管理和時(shí)間沖突等問題的產(chǎn)生。

　　12、其它功能在該OA系統(tǒng)中，還設(shè)置了任務(wù)管理、車輛管理、圖書管理和辦公用品管理等模塊，但由于公司規(guī)模和部分模塊比較簡單的原因，這些功能還沒有開通使用。

　　系統(tǒng)實(shí)施體會(huì)通過在公司內(nèi)部使用這套OA系統(tǒng)，加快了公司整體的工作速度，整合了信息資源，方便了工作。