關鍵環節設計及典型業務流程

    大型連鎖零售企業涉及節點多、地域廣、人員結構復雜。因此，如何保證業務流程的順暢流轉是系統首要考慮的問題。

    在系統中我們采用了“數據流驅動業務流”的概念，確保業務流程的順暢流轉。具體講，將數據庫技術和基于電子郵件的流程管理技術結合起來，利用內部短信來串聯一項工作的不同階段。各種單據完成后，系統自動生成短信發送到下一階段的工作人員的郵箱中；下一階段的工作人員將在他們的郵箱中看到自己所負責工作的當時狀況，并且可以選擇其中任意一項工作切換到相應單據進行處理。這樣既減少了信息的流轉時間，提高效率，也避免了因某一階段或崗位人員的原因而造成業務停滯。更值得一提的是，可以及時發現業務的停至點，從而及時采取措施。

    1、價格體系

    各地消費水平的參差不齊與貨源的多樣性，決定了連鎖零售企業商品價格的多樣性。因此，擁有一個大規模的多價格體系是一個零售連鎖企業賴以發展的必要因素。

    在系統中，可以設定不同的價格組，商品按區域、包裝不同可以有不同價格，同一商品在不同的門店可以有不同的價格，商品的價格也可有多種調整控制的方式，價格信息的變化可以及時、準確地傳遞到需要的節點。

    2、科學與實用的編碼體系

    建立科學的編碼體系是連鎖企業信息系統實施中的核心問題之一，是系統擴展、企業擴張的基本前提。而對于大型連鎖零售企業來說，其最終用戶的習慣與水平是良莠不齊的，因此，實用的編碼體系與科學的編碼體系同樣重要。

    編碼體系包括組織機構編碼、商品編碼、供應商編碼、類別編碼、控制代碼、單據編碼等。對于基本信息編碼，如供應商、商品等，系統保證編碼在全系統中的唯一性，以確保采購、配送等業務不出現“貨不對板”的情況，同時，還保證編碼的多樣性，以適應不同的節點用戶。對于類別編碼，系統保證不同節點不同部門的分類需求。對于控制代碼，如管理節點的組織代碼、商品分類碼等，除要求統一的編碼規則外，還嚴格控制各節點對此類編碼的修改權限。

    總之，編碼體系充分體現了連鎖經營對編碼的特殊要求，大大降低系統的復雜度和使用成本。在統一編碼方案、統一編碼管理與發放的原則指導下，三九連鎖體系絕大多數區域和門店的基礎編碼體系是一致的，這為今后系統整合和資源共享打下了堅實的基礎。

    3、統一、靈活的權限控制

    大型連鎖企業各節點的權、責必須明確清楚，并且要統一控制，否則容易失控。對于不少國內連鎖企業來說，由于節點與節點用戶的復雜性，還必須考慮到每一最終用戶的責任與權利問題，否則更容易失控。面對形形色色顧客，零售企業還必須要有處理應急事物的能力，否則會造成不必要的負面影響。因此，系統的權限控制也是連鎖企業必須要考慮的重要問題之一。

    該系統權限控制分為兩個層面，即功能權限和數據權限。系統不但控制了用戶對功能的執行權限，如采購、采購審核、修改、打印等，還控制了用戶對數據的訪問權限。

    4、商品管理

    我們獨創的商品分布體系使總部、區域總部、門店對商品的靈活管理成為可能。如同一商品在不同的門店可以有不同的定價、不同的采購權、不同的配送權等，符合連鎖管理的實際需要。同時，我們也支持條碼、店內碼、助記碼、商品分類碼、分離類擴展碼等多種碼種。另外，新商品的引入，一定會通過嚴格的準入流程，保證商品信息的完整性。

    5、采購管理

    連鎖系統中的采購業務可以發揮集中采購的價格優勢，然而，由于連鎖體系中存在要貨點多、信息滯后、反饋不及時、配送轉采購等原因，容易引起缺貨現象。同時，由于存在一對多的商品一供應商關系，如何選擇合適的供應商就成了采購業務中的難點。我們采取以下措施解決采購問題：

    （1）建立自動采購模型，以庫存、銷售和供貨商信息等為基礎，動態地自動產生訂貨建議，實現采購業務的計劃性、可控性和目的性，既降低庫存又避免缺貨。

    （2）提供多種預警機制，如缺貨預警、積壓預警、不動銷預警等。

    （3）通過系統參數的設定，實現了采購商品的品種、數量、價格在計劃、合同、訂單中的相互控制。

    （4）對供應商對比分析選擇最佳供應商。

    （5）對供應商進行到貨率、退貨率、不合格商品比率的考核，確定供應商信譽度。

    6、配送管理

    隨著門店數量的增多，能否實現有效配送往往成為制約業務發展的環節，避免門店缺貨或積壓成為系統所必須解決的問題之一。我們根據門店銷量及優先級別合理分配配送數量，用自動配送、自動鋪貨、倉內貨位管理、批次管理等手段來提高配送效率。用替代品、配送調節的方法與手段來避免斷貨與積壓的問題。

    7、供應商結算

    大型連鎖零售企業中，同一商品可能有不同供應商，同一供應商可能對應不同節點、不同商品。因此，對供應商的結算問題是管理難點之一。系統采用先進先出的批次進價核算方法，可以按銷量結算，也可以按單結算，特別是可以按單品選擇結算，從而解決了與供應商之間的結算難問題。

    8、商品成本核算

    現代零售企業的價格瞬息萬變性與區域不統一性決定了核算的復雜性。商品成本核算一般情況下有兩種體系：一種是以售價為核算基礎的售價核算體系，此種方法在使用計算機管理的時代已經失去了它固有的優點，相反更加暴露了其在商品競爭時代不可回避的缺點，因此不再采用此種核算體系。另一種是以進價為核算基礎的進價核算體系，這是使用計算機后越來越被重視的核算體系。

    系統采用的進價核算體系，根據不同的出貨規則或原理具有不同的核算方法。一般情況下有：先進先出法、后進先出法、批次核算法、移動加權平均法、加權平均月末結轉法、最新進價法等幾種。

    9、稅率

    系統采用價稅合一的方法，其銷項稅靜態設置，而進項稅則隨著商品入庫而動態改變，在進行核算時可以根據實際情況剝稅，從而解決了稅率難以準確計算的問題。

    10、財務接口

    由于國家政策及行業專一性原因，連鎖企業的管理系統與財務系統一般是兩個不同的系統，這就在一定程度上加大了企業的管理成本與工作量。三九醫藥系統通過標準的財務接口，將業務系統中的各項數據無縫轉入到財務軟件中，使系統中的各類單據自動轉為憑證并進入財務系統，減輕了財務人員的工作量。