智能文檔也稱活動文檔，是一種新興的文檔技術(shù)，產(chǎn)生于電子政務(wù)、企業(yè)業(yè)務(wù)平臺升級改造的大潮，綜合應(yīng)用了各種最新信息技術(shù)，將對電子政務(wù)、企業(yè)業(yè)務(wù)平臺等大量依賴于交互式文檔、表單的信息系統(tǒng)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。  

　　與普通電子文檔相比：智能文檔除了普通文檔所能擁有的靜態(tài)內(nèi)容（文字、圖表）外，還可以用XML語言表示動態(tài)內(nèi)容（數(shù)據(jù)）。這樣用戶在瀏覽、下載智能文檔的時候，獲得的可以是實時更新過的最新內(nèi)容；用戶也可以根據(jù)權(quán)限對智能文檔進行更改（在線或離線更改），更改內(nèi)容以XML語言保存，再提交到服務(wù)器，由服務(wù)器自動抽取用戶數(shù)據(jù)。這個特點使智能文檔成為新興業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集界面的首選技術(shù)。 

　　智能文檔可以內(nèi)嵌可執(zhí)行代碼（如JavaScript）。這些代碼不僅能夠?qū)τ脩魯?shù)據(jù)進行檢查、更新，更重要的是能夠使智能文檔直接參與到商業(yè)流程之中，通過文檔中的數(shù)據(jù)驅(qū)動流程前進。 

　　智能文檔集成了數(shù)字紙張技術(shù)，不僅使智能文檔能夠高仿真紙質(zhì)文檔版式，而且可以對不同的用戶提供不同的權(quán)限，如閱讀、復(fù)制、修改、打印等。此外，它還集成了電子印章、數(shù)字簽名等數(shù)字身份識別技術(shù)，從技術(shù)上解決了電子文檔的可信任性。 

　　“數(shù)據(jù)調(diào)用程序和流程邏輯讓智能格式能夠從后端應(yīng)用收集數(shù)據(jù)，并且將其傳送回去。”Gartner公司的分析師Toby Bell說，“更為重要的是，智能格式明白自己應(yīng)該去哪里，以及該做些什么。” 

　　統(tǒng)一的文檔格式 

　　智能文檔很重要的一個價值，就是可以將文檔和表單統(tǒng)一到更加符合人們使用習(xí)慣的、高仿真紙質(zhì)版式的文檔上來，而不再是Word、Excel、HTML、定制化的界面等多樣化的信息表現(xiàn)形態(tài)。智能文檔從信息生成、修改、輸入、發(fā)布、流轉(zhuǎn)、處理、審批、蓋章、歸檔、檢索到隨時的打印輸出等整個過程，都能保持原版原貌。 

　　智能化信息采集與處理

　　智能文檔的智能來自其內(nèi)嵌的可執(zhí)行代碼，但是這些代碼對用戶是不可見的，對用戶來講，智能文檔就相當(dāng)于一份電子紙張，可以實現(xiàn)在線與離線的填報與提交，并具備自動的提示和幫助信息；文檔可以執(zhí)行自動校驗和計算，以提高填報信息的質(zhì)量和效率；填報中經(jīng)常用到的信息不必重復(fù)填寫，直接從數(shù)據(jù)庫或本地導(dǎo)入即可。 

　　電子簽名與印章

　　智能文檔既可以對整個文檔進行簽名和蓋章，也可以對同一個文檔的不同內(nèi)容加簽多個數(shù)字簽名和電子印章，完美再現(xiàn)了基于紙張進行申報審批的傳統(tǒng)特點。 

　　數(shù)據(jù)集成 

　　智能文檔基于XML國際標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建，使得不同的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫都可以兼容、抽取、利用這些信息。 

　　流程驅(qū)動 

　　傳統(tǒng)流程引擎中的表單通常需要在線生成、在線填寫，才能保證表單與流程狀態(tài)的一致性，而智能文檔由于可以內(nèi)嵌數(shù)據(jù)與代碼，因此不僅在作為在線表單使用時能夠比HTML表單更直觀、方便，即使離線填寫，也能在文檔中保持上一步的狀態(tài)，并且在離線填寫完成后，可以根據(jù)權(quán)限離線選擇下一步的發(fā)送對象，提交到服務(wù)器后，流程引擎據(jù)此決定下一步的走向。

　　甚至在沒有流程引擎的情況下，智能文檔也能像普通文檔一樣通過電子郵件收發(fā)，以支持離線的申報審批，并可將結(jié)果存儲在文檔或數(shù)據(jù)庫中，待今后建成內(nèi)部信息系統(tǒng)之后再集成進去。 

　　安全性 

　　與微軟Office中的宏語言相比，智能文檔內(nèi)嵌的JavaScript專門針對安全性進行了設(shè)計，屏蔽了高風(fēng)險性操作，因此具有更高的安全性，可以有效防止惡意用戶利用智能文檔中內(nèi)嵌的代碼對信息資產(chǎn)造成威脅。 

　　HG IDP智能文檔平臺

　　HG IDP智能文檔平臺將文檔和需要文檔的人員以及處理文檔的流程連接起來。借助通用智能文檔和 XML 組合的強大功能，該平臺靈活的結(jié)構(gòu)可幫助用戶安全地擴展核心業(yè)務(wù)應(yīng)用中所含信息的功用和適用范圍，甚至可以跨越企業(yè)的界限從而使文檔更加有用、更加安全。流程被集成并簡化，復(fù)雜性降低，大大改變了用戶的業(yè)務(wù)方式。 

　　HG IDP智能文檔平臺的構(gòu)成： 

　　智能文檔：借助通用智能文檔和 XML的強大組合將業(yè)務(wù)邏輯添加到數(shù)字文檔中，同時保持業(yè)務(wù)所需的高度的真實性。 

　　通用客戶端：使用隨處可以找到的 Adobe Reader 軟件與智能文檔交互。 

　　流程管理服務(wù)：連接人員、信息和流程，使關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程自動化。 

　　數(shù)字認(rèn)證服務(wù)：簽發(fā)、認(rèn)證數(shù)字證書，保證智能文檔中的電子簽名、印章符合《電子簽名法》。 

　　通用智能文檔通過將紙質(zhì)文檔的優(yōu)點（例如熟悉和使用方便）與安全、計算、路由、錯誤檢查和數(shù)據(jù)驗證等領(lǐng)域功能強大的業(yè)務(wù)邏輯相結(jié)合，從而簡化了這些關(guān)鍵業(yè)務(wù)的信息交流。 

　　通過組合 XML 和通用智能文檔，可幫助企業(yè)： 

　　擴展核心業(yè)務(wù)應(yīng)用的適用范圍，既包括防火墻內(nèi)部也包括防火墻外部：可以容易地將來自后端系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)越過企業(yè)傳遞給客戶、合作伙伴和供應(yīng)商。 

　　保持原始文檔的真實性：Adobe 智能文檔使用起來更加可靠、更加方便，因為它們保留了源文件的任何字體、圖像、圖形和布局，而無論這些文件是使用何種應(yīng)用程序和平臺創(chuàng)建的。 

　　增強文檔控制和安全性：通過密碼保護，智能文檔不被未經(jīng)授權(quán)的人員查看和更改，同時確保經(jīng)過授權(quán)的審閱人員能夠使用直觀的批注和編輯工具。 

　　將記錄文檔歸檔：由于非常適用于存檔目的，智能文檔可以鎖定內(nèi)容，以創(chuàng)建易于搜索的、可審核的記錄文檔，這對于政府機構(gòu)和受嚴(yán)格管控的行業(yè)尤其重要。 

　　HG IDP 流程管理服務(wù)基于J2EE技術(shù)，它結(jié)合了通用智能文檔的功能與 XML 的靈活性： 

　　可以利用任何渠道（在線提交、email提交、打印后掃描二維條碼等）傳送智能文檔，加速信息在人員、文檔和企業(yè)系統(tǒng)之間的流動。 

　　可以添加持久的安全和身份驗證功能，以便在從創(chuàng)建到傳送等的整個過程中控制哪些人員可以查看文檔并與之進行交互。 

　　對敏感信息提供更多的控制，將組織內(nèi)外的人員與關(guān)鍵的業(yè)務(wù)信息連接起來。 

　　使用華科流程管理服務(wù)可以簡化不同系統(tǒng)、業(yè)務(wù)規(guī)則和部門之間的業(yè)務(wù)流程，并使這些業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)自動化。 

文章作者：計算機世界