一、概述

　　當今的中小企業，一般應具有產品開發、生產、銷售、服務的能力，為此企業都設有相應的機構，以管理各個環節的業務。在市場經濟中，銷售是企業運作的重要環節，一般采用分公司或代理制，通過分公司或代理把產品推向最終用戶。銷售中，總公司和分公司及代理商之間按年度簽訂銷售協議，總公司統一規定產品的市場零售價，而總公司與分公司或代理之間采用基本代理價的銷售總量累進梯階返點制，根據分公司或代理完成協議的情況確定其享受的優惠，以此鼓勵分公司或代理商的銷售積極性。許多分公司或代理商分布在全國各地，還有一些在境外，遠距離頻繁的業務交流形成企業活動的特點。公司之間一般采用電傳、電報甚至電話傳遞訂貨、發貨、到貨、壓貨、換貨、退貨等信息。總公司的商務部門一般見到分公司或代理的貨款銀行匯款單據傳真件就開據產品出庫通知。銷售情況是公司“進、銷、存”系統的重要數據來源，以往的辦法是通過手工方式把銷售單據錄入到“進、銷、存”系統中(如果公司已經有單機或局域網的“進、銷、存”系統)。縱觀當前國內大多數中小企業的銷售運作現狀，不難看出存在著信息傳輸效率低，可靠性、安全性、保密性差的缺點，缺少全系統統一的數據資源和規范的商務文件運行手段(擬稿、審核、執行記錄、存檔及統計分析等)，許多信息分散隨意存放，缺少一致性、易于丟失、不易重復使用。

　　建立一個規范、高效、安全可靠的商務信息管理系統，提高企業在市場中的競爭力，是每一個公司總裁日思夜想的問題。以往由于通信手段尤其是網絡技術的限制，公司老總們很難建立滿意的商務管理信息系統，當今的網上電子商務為企業的發展提供了難得的機會。在國外一些大的公司，由于業務的需要和雄厚的資產，從七、八十年代就開始建立專用的電子數據傳輸系統，這對于一般的中小企業是可望而不可及。現在不同了，由于Internet的發展和相應開發軟件的商品化，使得企業不必大量投資就可以建立一個滿意的電子商務系統(本質上是基于廣域網絡的商務管理信息系統)。國家和社會各界投巨資，建立信息高速公路，制定了各項政策，鼓勵政府、事業單位和企業部門使用信息高速公路。各部門只需弄清本部門的需求，制定電子商務建設規劃，自己或請技術部門進行系統設計，購買有限的設備和應用軟件，編制系統運行的規則，培訓員工掌握系統的使用方法，一個電子商務系統就初步建成了。如同國家和社會建立了高速公路(如同網絡)，單位和個人購買了汽車(如同計算機和應用軟件)，就可以載人或運貨了(如同在網上開展業務活動)。購買軟件和開發應用程序的投入是一般處于正常運轉的中小型企業可以承受的，而通過電子商務運行給企業帶來的效益則大大超過投入。

　　廣義上講，電子商務可以涉及到企業運作的各個方面，但一個無所不包的系統不要說在Internet上難以實現，即便在一些利用早期網絡手段建立的企業管理信息系統，也多是在一些部門和一些業務方面運轉比較成功。因此沒有必要在概念上和完整性上追求一個理想的電子商務系統。應該從企業自身的實際情況出發，利用Internet技術，改善最需改善的商務活動條件，以此作為突破口，帶動企業向現代化管理邁進。本方案正是基于這種思想，提出一個以面向中小企業，具有全國范圍購銷網絡系統的“進、銷、存”電子商務解決方案，并側重介紹銷售信息傳遞的網絡化。一些公司的總部已經建立了“進、銷、存”系統，也不必立即放棄，可以分別建立“進”或“銷”的網絡運行環境，替代已有的“進、銷、存”系統手工錄入。這不僅縮短了系統的建設周期，也保護了企業已有的投入。

　　二、一般中小企業“進、銷、存”運作的模式

　　(一) 機構

　　現代企業一般采用“產、供、銷”一體化。在有生產功能的企業中，生產和銷售有合一的也有分開的。一些企業不生產產品，但供和銷總是有的。中小企業的機構比較單一，即便有分支機構或有合作伙伴，也多是獨立經營、獨立核算，各企業(或機構)多建立獨立的、單一的“進、銷、存”系統。企業的“進、銷、存”運作一般在總裁(總經理)領導下，涉及商務、采購、庫房和財務等部門，這些部門分工明確，緊密配合，支撐著公司“進、銷、存”業務的正常運轉。這是一種典型的物流管理模式，其管理的復雜程度與公司的規模和產品性質有關。

　　(二)系統需求

　　本方案將把企業傳統的“進、銷、存”從靜態擴展到動態。所謂靜態其實是一種賬目管理，通過構造模型，取得賬目上“進、銷、存”的平衡。而采購或銷售的過程該系統并不關心。當系統統計告訴領導“進、銷、存”出現了問題，就已經遠離了問題出現的時間和地點，無法及時挽回損失。如果把整個過程通過電子商務系統在網上展現給公司各級領導，這不僅僅使公司運轉效率提高，還由于業務行為的規范化，起碼可以挽回一些操作上的失誤;還能及時獲得(或稱動態獲得)有關信息，及早發現決策中的問題。

　　在改變觀念后，通過電子商務的“進、銷、存”系統將把注意力放在過程和監督。系統數據的采集將分散在各個職能部門隨時進行。也就是說，每一個數據在它產生之日就輸入到系統中，并隨著業務行為的進展，數據的屬性也在改變，計劃中的數據變成結果數據。比如計劃采購的物品變成已經采購的物品，計劃采購物品的數量和價格變成已經采購物品的數量和價格。

　　為此，系統為采購建立物品的詢價、采購審批和票據錄入系統;為庫房建立原材料、半成品和成品入出庫系統;為銷售建立客戶信息、產品報價、訂單審核和發貨通知系統;為財務建立銀行查詢和支付系統;在上述各子系統的基礎上，建立“進、銷、存”綜合查詢和統計報表系統。

　　(三)系統功能

　　“進”的概念主要指采購，其功能主要有：制定采購計劃和審批、詢價、簽訂采購合同、合同執行跟蹤及監督(包括運輸、貨物檢驗、處理糾紛等)、貨款支付等;

　　“銷”的概念主要指銷售，其主要功能有：客戶(分公司或代理商)信息管理、產品報價、訂單(或合同)審核及執行跟蹤、發貨通知、到款信息等;

　　“存”的概念主要指入出庫管理，其主要功能有：原材料、半成品、成品入出庫通知管理、物品狀態(入出庫時間、存放地點、物品外觀、性能狀態等)管理等。

　　“進、銷、存”的概念主要指上述子系統的綜合平衡管理，其主要的功能有：將上述子系統作為自身的數據源并根據需要從中汲取數據;提供綜合查詢和統計報表功能;根據創建的模型進行企業物流管理方面的預測和提供決策支持方面所需的信息。

文章作者：國脈電子政務網