團隊溝通協作

　　提供中國海運(集團)總公司各級領導、管理人員與廣大職工人與人之間、團隊與團隊之間多種溝通渠道。

　　- 提供視頻會議、在線交流、電子郵件、網上傳真、手機短信等通訊手段與實用的文件快速傳遞。

　　- 延續多種傳統溝通形式：請示匯報、指示、約見、留言等。

　　- 輔助企業文化建設的企業級論壇與部門級論壇。

　　- 信息協同

　　追求在中國海運(集團)總公司范圍內各種信息的一次錄入重復利用，將分散的信息關聯組織起來，從海量信息中找出價值信息。

　　- 以文檔中心、知識庫為基礎，不斷沉淀與分享全部員工的技術、業務知識與經驗 。

　　- 與企業系統等交換信息，以及發布互聯網的社會、行業新聞與交通天氣信息等。

　　- 提供強大的搜索引擎，挖掘企業內部與外部互聯網零散而海量的信息。

　　- 集中的信息化問題與需求處理流程。

　　- 流程協同

　　把中國海運(集團)總公司中各種跨地域、跨組織、跨應用流程及人員相關、業務相關流程進行連接、嵌套、整合，構造一個完整的企業流程體系。

　　- 實現集團總公司各部門之間的跨組織流程、本地與異地之間的跨地域流程、與財務等整合的跨應用流程的來回跳轉、嵌套。

　　- 協同和銜接與人員相關、業務相關的各種文件流程、行政流程、業務流程、監控流程等。

　　- 流程能實現連續處理、轉發，也能自動從相關事務的任何環節中發起流程。

　　- 事務協同

　　尊重中國海運(集團)總公司用戶日常工作習慣，以具體的某項工作事務為中心組織各項功能，加強諸多功能之間的聯動，使用戶專心于事務本身而不用考慮功能使用。

　　- 各種待辦工作的提醒，以系統內、手機短信、電子郵件等多種方式。

　　- 以日程為主線，一方面以用戶為中心關聯各種事務，事圍人轉，如會議、出差、派車、通知的協同；另一方面，在用戶以“事”為中心組織工作時，實現順利完成事務的多功能聯動，如接待事務同時涉及到接待安排、會議安排、車輛調度等多事務和多功能聯動。

　　- 集成外部政府、企業的各種網上服務。

　　- 對資源的統一調度安排，包括文件、會議室、車輛、辦公用品、印章、財務、資產等。

　　- 信息在流程與功能模塊之間相互引用、更新，流程實現數據的審批，模塊實現數據的落地管理。

　　項目實施方案

　　中國海運(集團)總公司協同辦公OA項目實施遵循“總體規劃、分步實施”的指導方針，從應用層、管理層、決策層等三個層次上保證實施效果：

　　- 在應用層，作為使用者的事務/業務處理系統，為使用者提供快捷、方便的工作工具，方便員工的辦公與信息交流，提高了工作效率；

　　- 在管理層，作為使用者的信息管理系統，有助使用者實時、全面掌控部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公；

　　- 在決策層：作為使用者的決策支持系統，能夠提供決策參考和依據，可以強化領導的監控管理，增強對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況。

　　泛微公司應用成熟的軟件技術和平臺來實現本項目的各項需求，采用OSSP項目實施方法，如下圖：

　　

　　圖：泛微公司OSSP 項目方法

　　在OSSP 實施方法的四個階段中，每個階段定義了一套交付、里程碑和報告，并在第三階段——執行階段中應用基于CMM的項目管理理論。

　　1、啟動階段

　　項目交付過程的第一個階段是啟動，啟動階段的目標是：

　　- 詳細描述項目的目標和范圍

　　- 定義項目結構，包括必需的硬件、應用程序、工具、服務點的辦公設備等等，以完成建立流程一個經由用戶批準的初步項目計劃

　　- 用戶和泛微公司實施團隊都同意的驗收標準，用來驗收項目的完成

　　2、計劃階段

　　計劃階段在啟動階段后。計劃階段的目標是：

　　- 定義to-be 流程

　　- 由泛微公司實施團隊協助用戶定義和批準的詳細需求

　　- 詳細的框架和實施說明

　　- 用戶和泛微公司實施團隊在項目完成步驟上達成一致

　　3、執行階段

　　完成了計劃階段的目標后，進入執行階段，在此將完成：

　　- 項目實施團隊進入實施角色

　　- 定義項目風險控制、項目進度監控、質量保障體系和項目文檔管理等相關標準，明確何時項目就緒并生效

　　- 培訓教師己接受培訓

　　4、移交階段

　　項目交付流程的最后階段是移交，在移交階段的末期：

　　- 制造執行系統的用戶己培訓

　　- 項目已部署，并投入生產

　　- 用戶已簽署了項目驗收表

　　在所有這些階段，項目管理任務如計劃、通信、項目結構管理、基礎架構維護、質量保證等等，由項目經理來執行，直至系統證實上線運行并進行推廣應用。

　　應用成果

　　目前，中海集團的協同辦公OA系統已經很好的實現了初期設想的目標，建立了公司統一的電子化管控體系和知識管理體系，為公司建立了一個良好的電子化、標準化、制度化辦公環境，也使企業員工在虛擬的電子化運營組織中形成了共同的辦事風格和企業文化，為企業全體員工在工作中實現高效、協作創造了便利條件，目前，中海集團的協同辦公OA系統已經成為集團的核心競爭力之一。

　　 協同辦公系統應用截圖

　　

　　

　　

　　協同辦公OA系統效益分析