信息系統的生態評估

　　為了更好地評估信息系統對企業業務、發展戰略的支持、性能以及投資收益等內容并為后續的信息化建設提供經驗和參考，湖北中煙創造性地提出了生態評估的方法，并將它應用于實踐，不斷地“行”，并促進“知”，真正做到了“知”中有“行”，“行”中有“知”。

　　應用系統生態評估體系與傳統的應用系統評估方法有很大的不同，傳統的系統評估方法重點是對應用系統自身功能使用效果和技術性能的評估，而生態評估更加關注對于應用系統所處的企業生態環境變化的分析，重點評估企業環境的變化對于應用系統的影響，并根據評估結果為后續的信息化建設提供決策依據。

　　應用系統生態評估體系能夠使IT部門快速感知企業內外部環境的變化，并迅速作出有效的決策來推動應用系統的不斷完善。

　　應用系統生態評估體系的核心目標包括如下六項內容：

　　（1）評價信息系統對企業業務的支持狀況；

　　（2）考察信息系統對企業發展戰略及未來業務發展的適應能力；

　　（3）評估企業信息系統建設的投資收益；

　　（4）評價信息系統在性能方面的表現；

　　（5）評價信息系統應用的效果以及存在的問題；

　　（6）輔助決策應用系統優化的方式。應用系統優化的方式有兩種：一種是在現有應用系統的基礎上根據企業業務變革的要求對系統進行改進，增加或者調整應用系統結構和功能，以滿足企業業務變革的需要；一種是徹底推翻現有系統，重新實施或者開發新的系統來滿足企業業務變革的需要。采用哪種應用系統優化的方式，應用系統優化的具體方案如何設計，這些問題需要通過系統生態評估的結果來進行判斷。

　　（7）為后續的信息化建設提供經驗與參考。

　　生態評估體系的范圍包括如下三個方面：

　　（1）業務支持：業務支持評估主要從項目基本情況、管理改善支持、業務效率改善支持、業務協作支持、系統服務支持等5個方面進行。

　　（2）系統性能：主要定性的從適用性、先進性、擴展性等方面對軟件、硬件、安全方面的性能進行評估。

　　（3）系統主要功能：主要對系統涉及的主要功能進行評估。

　　管理模式產生的效益

　　湖北中煙采用“知行合一”信息化管理模式推進信息化后，信息化成功率100%， 在整個煙草工業內非常少見。2007年，湖北中煙工業有限責任公司獲得 2007年度中國企業信息化500強 “最佳企業資源計劃（ERP）應用獎”榮譽稱號。2009年也申請成功了湖北省科技廳的湖北省制造業信息化科技工程示范企業，這些都是社會對湖北中煙“知行合一”信息化管理模式的肯定。這種管理模式的成功運行，也為中煙帶來了巨大的經濟消息和社會效益。以ERP系統為例，ERP系統成功上線后，使得原材料的庫存投資減少40～50％，庫存周轉率提高50%，企業的準時交貨率平均提高55%，誤期率平均降低35%，采購提前期縮短了50%，停工待料減少60%，制造成本降低12%，生產能力提高10％～15％。其具體效益如下所示：

　　直接經濟效益表現在如下幾個方面：

　　1. 降低庫存資金占用，避免盲目采購。煙葉、輔料、備品備件占用企業的大部分資金，ERP對庫存進行了初始與準核，解決了大量歷史遺留問題，消除了賬物不符的現象。在進行采購、產品開發和原、輔、備庫存儲備時根據企業的生產計劃和原有庫存情況制定合理的采購計劃，做到有的放矢，變原來的靜態粗放管理為動態精細管理，節約了大量的庫存資金，降低了庫存資金占用。

　　2. 降低生產成本，減少浪費。通過對物流和生產過程中各階段發生的實際費用進行監控以及對各部門的資金占用情況的監控，嚴格地控制了企業的各項費用。ERP系統中的生產管理很大程度地提高了生產計劃的準確性和執行的力度，減少了生產過程中設備、能源、原輔材料等的浪費。實施MRPⅡ/ERP成功的企業證明可降低制造成本5%～12% 。生產成本系統運行監督各個生產環節的生產狀況，通過分析生產數據，及早發現問題，避免生產工藝失誤和生產過程中不必要的浪費。

　　3. 全面預算控制，降低管理費用。成本控制中心對預算費用進行統一歸口管理，負責費用預算的編制、實施、差異分析和控制監督工作，通過對運營成本系統的運行，成本控制中心理順費用預算流程，加強對預算的控制，逐步修正費用預算的年度目標，減少不必要的開支。

　　4. 提高業務處理能力，降低管理成本。通過實現數據的高度集成與共享，在減少人力及耗材的開支方面尤為突出。信息化建設前，很多業務單據如入庫單、出庫單、移庫單、結算單等均采用手工方式進行記錄或單機版軟件進行維護。不但數據分散，效率低下，而且相互之間的數據不能形成共享，造成很多重復性的勞動，錯誤率較高，很多關鍵性的業務數據也得不到及時的反饋。月底各個倉庫將統計的進銷存數據以報表和軟盤拷貝的形式反饋到財務、采購、物流管理等相關部門，每月上千張的報表不但造成物力上的浪費，更是一種人力上的浪費。ERP系統上線后，這些業務數據得到了高度的集成與共享，各種分析圖表也能及時反饋到相關部門，無須打印。這不但提高了工作效率，也節省了大量人力及耗材的開支。財務月末結算時間從7天下降到1天，財務收賬付賬準備率提高10～15%等。

　　間接經濟效益表現在如下幾方面：

　　1. 改進企業基礎信息標準化、規范化管理。數據是企業的核心，也是企業各個業務環節正常運作的保障。企業基礎數據的統一與規范不僅關系到帳務的準確性，為業務操作、統計分析、倉儲管理等也帶來了很大的便利。ERP產品實施過程中，對地區、供應商、客戶、倉庫，尤其是物品等基礎數據進行了統一歸類，并制訂了基礎數據編碼方案。參照國家、煙草局、行業標準。對以前計劃價方式下遺留的同一編碼對應多個不同規格物品進行了拆分，并重新進行了編碼；對缺少基本信息的物品進行了信息補充。提高了企業統計數據的準確性，保證信息流的暢通。

　　2. 流程優化，提高工作效率。加強了業務流程標準化、規范化、合理化。以前企業的業務流程多為傳統方式，信息共享程度較低、傳遞速度較慢。對信息的再加工能力和處理的深度與企業的要求和計算機處理的能力差距較大。在ERP系統設計時超越了基于手工方式的業務，抽象出業務中的管理思想和規律性的東西，并在企業業務流程重組的過程中使其更符合現代管理技術的要求。最終實現業務流程標準化、規范化、合理化。ERP系統實施后，大量的重復計算工作都由計算機來處理，提高處理速度，減輕人的勞動強度，提高了技術信息（圖樣、文件）的重復利用率，提升工作效率。

　　3. 提高了管理的時效性。ERP系統的上線，使得采購申請、采購計劃、生產計劃、生產相關調度、配方單變更等等變得準確、及時，提高了管理的時效性。另外由于業務及生產相關數據的及時傳遞，大大加強了管理人員對各個環節的監控力度，預防和減少了很多不必要的損失。

　　4. 提高企業現代化管理水平。ERP系統各模塊環環相扣、職責明確的工作任務和業務流程，通過系統分配權限和崗位任務，使職工只可以按照統一、標準、科學合理的業務流程工作，員工只能做自己可以做的工作，承擔自己的責任，真正做到各負其責，避免不必要的人為因素對正常業務處理作業的干擾，使各項管理走上現代化管理的道路,進而提高企業的整體管理水平。

　　5. 提高產品質量，提高對外服務質量，大大增強了質量問題的可追溯性。對出廠的產品，逐一建立完整的檔案，記錄產品號及關鍵主件號，從生產過程開始即對其質量進行跟蹤，大大增強了質量問題的可追溯性。增強投訴反饋服務處理流程的時效性、強化對客戶服務支持，也保證了產品市場的穩定。

　　6. 培養企業員工的信息化意識，提高員工綜合素質。通過項目的實施建設，提高員工了計算機應用水平和綜合素質，從ERP系統實施的過程來看：在進行每一部分上線前都進行了大量的業務培訓和操作培訓，大大提高了業務人員對自身業務的理解以及計算機操作水平的提高。實施ERP系統可以進一步把企業管理人員從繁重的日常業務中解放出來，使他們有機會進行學習，從而提高他們的業務分析能力及管理水平。只有管理人員素質的提高，才能使企業從本質上提高管理水平。

　　7. 奠定企業未來發展的基礎。建立起高速運轉的計算機通訊網絡，實現多平臺、多操作環境的信息共享機制，克服單一實施造成的信息孤島，實現企業內部的信息集成，實現與Internet的信息集成，可以實現網上訂貨、網上質量查詢和服務；培養和鍛煉一批懂技術、會管理的人才，為企業的后繼發展提供了人才保證；確定了企業信息建設的發展方向，為企業發展成為信息化、數字化的現代化企業奠定了良好的基礎。

　　社會效益

　　實施ERP 加強了企業的內部管理，消除無效的人力、物力資源消耗，同時提高了產品質量、降低生產成本，最終提高了企業市場競爭力，提升了企業形象。2007年，湖北中煙工業有限責任公司獲得 2007年度中國企業信息化500強 “最佳企業資源計劃（ERP）應用獎”榮譽稱號。2009年也申請成功湖北省科技廳的湖北省制造業信息化科技工程示范企業。