基礎階段 網上報銷受歡迎

　　陽光雨露內部OA系統的建立經歷了三個階段：流程管理、精細管理、集成管理。實現流程的電子化管理是基礎，精細管理是流程電子化后的優化和升級，集成管理是整合應用的體現，最終實現IT價值的升華。

　　2005年，陽光雨露在開始實施OA系統。首先應用的是NOTES郵件系統，隨后搭建了統一的協作管理系統平臺，整合了信息中心、行政后勤管理、人力資源管理、財務管理等業務的主要流程，包含了新聞中心、信息平臺、網上調查，辦公用品、名片申請，人事信息、人力地圖，個人借款報銷、項目費用報銷等10大模塊。

　　“陽光雨露的OA推行沒有遇到什么阻力，因為我們的IT基礎比較好。”余斌說，“在搬出聯想之后原來聯想的系統和其他各種系統、及手工流程混合應用，造成了一定的混亂，兩個系統并行了一段時間，最終甩掉老系統啟用新的系統”。余斌告訴筆者，新系統上線后用得最多的就是網上報銷、其次是人力地圖和合同管理，OA系統的這三項功能極大地提高了員工的工作效率，并且電子簽核明確了流程和權責，控制了風險。通過系統實現的辦公無紙化，為公司節約了很多資金。現在系統一年約有2萬條數據的處理量，而且這些數據分布在全國各地，有了系統，這種地域限制和數量限制就被很容易突破了。

　　深化應用 合同管理正當時

　　合同是公司明確業務相關權益的載體，合同條款的簽訂水平和時效直接決定了公司業務的利潤水平和經營風險水平，如果沒有完善的風險評估體系、明確的審批權限和高效的審批速度，將會面臨機會喪失、項目賠錢等風險。陽光雨露的合同管理，在應用協作管理系統的前后有了明顯的變化，可謂管理正當時。

　　陽光雨露的合同管理分為立項審批、報價審批、合同審批三個階段進行管控，每個階段都有相應權限和不同級別的審核人，從而形成一個權責對等，評估準確的管控體系。然后再與財務應收應付整合，隨時查詢項目的費用支付情況，形成閉環管理，有效避免了未付款而提供服務的情況發生。

　　余斌介紹，在沒有使用神州數碼協作管理系統之前，項目審批只能打電話和發郵件跟領導確認，急的時候就自己做主，造成項目管理難以控制，甚至有些單子判斷不準，并不賺錢。而且項目信息沒有備案，如果銷售人員離職將會造成信息流失。使用協作管理系統以后，項目審批管理清晰明確，表單流程由手工操作變成電子化操作，這樣領導可以隨時審批，申報人員可以隨時查閱項目進展。而且分布在全國各地的項目信息可以快速流通，極大地提高了效率。同時，神州數碼協作管理系統設立了預警機制，項目應收應付財務信息，與財務人員關聯，根據應收款的狀態，進行監督，系統自動通過發郵件方式提醒催收。并且可以根據需要設定提前提醒的天數，這為相關業務人員來帶來了極大的方便，不用擔心漏收。