兩大功臣

　　如果說辦公自動化平臺的建立讓經(jīng)研院辦公環(huán)境得到了大大的改善，那么該OA系統(tǒng)中的工作流模塊和項目管理模塊就是項目成功的兩大功臣。

　　據(jù)張艷介紹，雖然工作流程的自動化可以規(guī)范各項工作、提高單位協(xié)同工作的效率，但是實施起來卻并不是一件易事，需要調(diào)動所有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的積極性，改變他們的辦公習(xí)慣。面對困難，就要解決困難，新辦公平臺的公文流轉(zhuǎn)項目的實施得益于院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，在院長的鼎力支持下，經(jīng)研院開始了一輪公文流轉(zhuǎn)的變革。

　　公文流轉(zhuǎn)牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作。這樣，問題就出來了：公文流轉(zhuǎn)單如何錄入？如果進(jìn)行單純的掃描錄入，辦公室人員的工作量非常大，這個就沒有達(dá)到簡化流程、提高辦公效率的目的。流轉(zhuǎn)以什么為依據(jù)？如何保證公文的可信度和唯一性？批示如何體現(xiàn)？……等等一系列問題擺在項目實施小組的眼前。

　　經(jīng)過項目小組和開發(fā)伙伴神州數(shù)碼的緊密配合，在四個月的開發(fā)工作成功實現(xiàn)了對于新辦公流程的再造，并且對一些諸如“痕跡”、審批等細(xì)節(jié)上做了進(jìn)一步改進(jìn)。“我們的公文流轉(zhuǎn)的需求十分復(fù)雜，每份公文的審批需要嚴(yán)格逐級查看，由于公文的獨一性，造成一旦哪個批復(fù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，整個公文的流轉(zhuǎn)將停滯，為此開發(fā)人員想了很多辦法，最后設(shè)計為每個批復(fù)環(huán)節(jié)上，單一的公文自動生成兩份，以便工作人員實時查看控制文件流轉(zhuǎn)過程，提高了公文流轉(zhuǎn)的可行性。”項目經(jīng)理張艷介紹到，“此外，公文流轉(zhuǎn)很重要的一個因素就是‘痕跡’，所有看過這份公文的人，包括已經(jīng)批復(fù)的意見都要有痕跡。另外，修改意見中還增加了對批復(fù)意見的重視，沒有在批復(fù)欄輸入意見的公文無法提交。諸如此類的細(xì)節(jié)都在試用的時候顯示出來，并一一加以改正和增強(qiáng)。”

　　項目管理功能是新辦公自動化平臺另一“應(yīng)用明星”，張艷告訴記者，“新平臺應(yīng)用了30多個模塊，其中，項目管理模塊應(yīng)用的特別頻繁。雖然，我們不生產(chǎn)具體的產(chǎn)品，也沒有流水線，但我們是人才的智庫，主要的項目是為集團(tuán)出謀略，做評估、評審等方面的工作，其中也包括國家成品油定價機(jī)制等軟課題的研究。每個課題我們都作為一個項目，通過立項、審批，項目成立以后的項目跟蹤、項目結(jié)項以及結(jié)項后對成果的管理，一系列的過程全部通過項目管理功能管起來了。”

　　一個好的OA系統(tǒng)遠(yuǎn)必需融入管理的思想，引進(jìn)切實可行的管理技術(shù)，讓OA系統(tǒng)服務(wù)于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務(wù)，所以O(shè)A系統(tǒng)要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上，才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實用性。上級領(lǐng)導(dǎo)可以通過項目管理的方式對所管理單位或部門進(jìn)行任務(wù)安排、工作安排，任務(wù)、工作安排會自動落實到部門的負(fù)責(zé)人。各個部門負(fù)責(zé)人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一安排，設(shè)定自己部門的具體目標(biāo)，通過管理人員與員工持續(xù)、動態(tài)的溝通，明確員工的工作任務(wù)，采用確保完成任務(wù)實現(xiàn)目標(biāo)的措施，然后各就各位，把詳細(xì)的工作計劃再分配下去。這樣，上級領(lǐng)導(dǎo)就清楚要完成計劃須動員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑，做到心中有數(shù)，這既與實際工作相結(jié)合，又為計劃提供預(yù)見性信息。只有采用項目管理的方式，對組織計劃進(jìn)行動態(tài)控制，清楚所制訂的措施、辦法，才能順利地完成任務(wù)，從而實現(xiàn)整體管理的目標(biāo)。經(jīng)研院通過采用項目管理的方式，對組織計劃進(jìn)行動態(tài)控制，清楚所制訂的措施、辦法，才能順利地完成任務(wù)，從而實現(xiàn)整體管理的目標(biāo)。