一個需求

　　辦公自動化是一個漫長的管理細化規范，同時也是人員和軟件相互學習和適應的過程。1999年，經研院以換址為契機，同時進行了新辦公平臺的建設，鋪設了局域網，辦公自動化平臺選用IBM Lotus Notes4.6，在這個基礎上開發了個人的郵件系統、公文流轉等，應用效果比較能滿足企業當時的業務需求。

　　“2005年，研究院信息化進程推動的特別快，新的應用需求不斷產生，同時，新的功能以及外界新技術的不斷增加和改進讓我們意識到1999年開發的辦公自動化系統已經不能適應企業的需要了。因此，我們決定對現有的辦公自動化系統重新進行改造和開發?！睆埰G告訴記者，“對于新平臺的建設我們首先考慮的就是需求問題，為此，我們針對新辦公平臺需求功能的設計定了幾個大的方向，同時對這幾個大方向進行了細化，形成了最初的新辦公自動化平臺模型?！?

　　據了解，目前大部分OA系統大多是以辦公事務的計算機自動化管理為基礎的，基本內容包括文件處理、事務處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發、收文發文、出差出勤、文件轉流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現了日常工作方方面面的管理。OA是用來處理企業日常辦公的管理軟件，一般來說要建立信息發布的平臺、實現工作流程的自動化、搭建個人事務平臺以及實現對知識的自動化管理等方面。

　　事實上，為了更好的鋪設內部OA系統，早在經研院進行項目選型之前一年，辦公自動化項目小組就開始深入到各個處室實地考察具體需求，同時要求各個處室提供一至兩名工作人員收集自己處室更為細致的需求情況以備參考。張艷告訴記者，正是這為期一年對實際需求的分析和深入挖掘為整個辦公自動化項目的成功實施奠定了基礎，并且在實施過程中對項目進行了很好的過程控制，使得項目成果更具有針對性。

　　最終，經研院新自動化辦公系統的需求浮出水面。第一，建立信息發布的平臺，要求“信息發布及時醒目、重要通知強制性到達”，更豐富現有的OA系統，增加信息化資料管理，讓信息的查詢更加方便、快捷；第二，完善項目管理功能和公文流轉功能，在新平臺上加強管理，提高工作效率；第三，加強費用管理，讓財務信息及時反饋給員工，達到好的辦公環境所應該具備的功能；第四，整個平臺的應用模式改為B/S方式，降低維護成本。

　　三個衡量標準

　　需求定下來之后，就要開始給項目找個合適的開發伙伴，很多企業都在找合作伙伴的時候吃過虧，由于合作伙伴本身實力有限，整個項目在實施的過程中輕則超出預算、項目實施后不能完全滿足企業需要，重則整個信息化項目因此擱淺，甚至失敗。

　　經研院在選擇合作開發伙伴的時候更為小心，一方面鑒于以上原因，更重要的是經研院隸屬于中石化集團公司，在信息化系統建設上，集團公司雖然給予了一定程度的選擇空間，但是也有很明確的限制，在今后的對接上要求技術實現的可行性。

　　考慮再三，經研院決定將選擇合作開發伙伴的衡量標準定為以下三點：要求合作開發伙伴具有一定規模，包括公司整體實力、項目開發實力以及售后服務這三方面。除此之外，對于數據庫的選型也有所要求，項目實施要求盡可能保留此前使用的Lotus Notes，尤其是郵件系統。張艷表示：“我們認為應用軟件的生命力在于應用，并且隨著應用的過程逐漸產生新的應用需求，因此，對于開發伙伴的售后服務我們很重視。此外，事先要做好風險評估，合作伙伴的考核要從多方面進行。”

　　隨后，經研院針對辦公自動化項目進行了正式的招標、投標、綜合評分。另外，項目考核小組還到各個招標單位進行了實地考核，主要是了解公司的實力情況，對包括公司資質在內的多方面進行審核。最終，在投標的四家服務商中選擇了神州數碼的DigiFlow流程管理平臺。該平臺是基于Domino系統的辦公自動化應用建設中使用的一套應用流程管理平臺。包括流程配置、組織結構、應用模板、統一消息系統、菜單授權與管理等多種管理模塊。用戶可以實現基于圖形化的對流程的快速配置與維護，避免了定制開發流程帶來的流程開發工作量大、流程修改后的維護困難、無法靈活進行流程管理等傳統Domino平臺應用的弊病。

　　目前，經研院辦公自動化系統功能包括業務流程、知識管理、項目管理、網上辦公、短信平臺、公共服務等。業務流程分布在財務信息、公文管理、考勤管理等。系統采用集中式管理，注冊用戶200余人，截至2009年2月，項目管理、考勤管理、收文管理數據量均超過萬條。